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„Wie trage ich den korrekten Gültigkeitszeitraum für Langzeitlieferantenerklärungen ein?“

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Urheber: stockpics | Fotolia

Von Anja Huelmann,

Frage: Unsere Kunden bitten uns derzeit um Langzeitlieferantenerklärungen. Bei uns ergeben sich aber intern Fragen zu dem Gültigkeitszeitraum. Kann ich Langzeitlieferantenerklärungen auch nachträglich ausstellen?

Antwort: Langzeitlieferantenerklärungen können höchstens für einen Lieferzeitraum von 2 Jahren ausgestellt werden. Diese Regelung gilt seit dem Inkrafttreten des Unionszollkodex am 1.5.2016. Maßgebend für den Beginn der längst möglichen Geltungsdauer ist laut dem Zoll das Datum der Ausfertigung.

Dazu ein Beispiel: Gehen wir davon aus, Sie möchten am 1.3.2017 eine Langzeitlieferantenerklärung für Ihren Kunden ausstellen. In diesem Fall kann der Gültigkeitszeitraum frühestens am 1.3.2017 beginnen und spätestens am 28.2.2019 enden.

Innerhalb dieses Zeitraums können Sie aber auch andere Gültigkeitszeiträume festlegen. Möglich wäre z. B. eine Gültigkeitsdauer vom

  • 1.6.2017 bis 31.12.2018 oder
  • vom 1.3.2017 bis 31.12.2017.

Möchten Sie rückwirkend eine Langzeitlieferantenerklärung ausstellen, ist dies nur möglich für Lieferungen, die nicht mehr als ein Jahr vor dem Ausstellungsdatum Ihrer Langzeitlieferantenerklärung liegen.

Liegen die Lieferungen länger zurück, müssen Sie für jede einzelne Sendung eine eigene Lieferantenerklärung ausstellen. Jetzt kommt es in der Praxis oft vor, dass Stammkunden um Lieferantenerklärungen bitten. Da müssen dann vorherige und zukünftige Zeiträume abgedeckt werden. Auch hier gilt wieder: Was ist das Ausstellungsdatum der Langzeitlieferantenerklärung?

Dazu ein Beispiel: Am 1.3.2017 möchten Sie für Ihren Kunden eine Langzeitlieferantenerklärung ausstellen. Der Kunde verlangt eine Langzeitlieferantenerklärung ab dem 1.1.2017 mit längstmöglicher Gültigkeitsdauer.

In diesem Fall müssten Sie 2 Langzeitlieferantenerklärungen erstellen. Die erste für den Zeitraum vor dem Ausstellungsdatum, also vom 1.1.2017 bis zum 28.2.2017, und eine zweite für den Zeitraum vom 1.3.2017 bis 28.2.2019. Eine Lieferantenerklärung ab dem 1.1.2017 für einen Zeitraum von 2 Jahren wäre in diesem Fall nicht möglich.

Beachten Sie, dass eine Langzeitlieferantenerklärung für alle Waren gültig ist, die in dem angegebenen Zeitraum geliefert werden. Sie sind daher dafür verantwortlich, dass während des gesamten Gültigkeitszeitraums die Ursprungseigenschaft der Waren gesichert ist. Sind die in der Langzeitlieferantenerklärung gemachten Angaben nicht mehr zutreffend, müssen Sie Ihren Kunden umgehend darüber informieren.

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Und das ist auch noch wichtig

Es besteht für Sie kein Zwang zur Nutzung von Formularen oder Vordrucken für Lieferantenerklärungen. Achten Sie nur darauf, dass Sie den für Lieferantenerklärungen vorgeschriebenen Wortlaut verwenden.

Achten Sie bei Lieferantenerklärung immer auf eine gründliche Vorabprüfung. Dazu gehört auch zu überprüfen, ob die eingetragenen Länderkürzel noch aktuell sind. Prüfen Sie, ob eine Lieferantenerklärung für das jeweilige Produkt und das jeweilige Land ausgestellt werden kann. Haben Sie alle Voraussetzungen erfüllt?

Und zu guter Letzt, denken Sie daran, die Lieferantenerklärungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, auf deren Richtigkeit zu überprüfen.

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