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Stellenbeschreibungen im Einkauf richtig formulieren

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In der Stellenbeschreibung werden die Zielsetzung der Stelle, die Aufgaben, die Kompetenzen des Stelleninhabers sowie ihre wichtigsten Beziehungen zu anderen Stellen genau beschrieben. Sie sollte knapp und eindeutig formuliert sein und regelmäßig überprüft werden. Die Seiten müssen nummeriert sein. Durch Unterschrift des Mitarbeiters und seines Vorgesetzten wird sie anerkannt. Beachten Sie: Dem gegenüber steht die Arbeitsplatzbeschreibung. Das ist die schriftliche Darstellung der Tätigkeiten, die an einem Arbeitsplatz durchzuführen sind. Die Vor- und Nachteile von Stellenbeschreibungen stellt Jens Holtmann, Chefredakteur des Informationsdienstes Einkaufsmanager gegenüber:

In der Stellenbeschreibung werden die Zielsetzung der Stelle, die Aufgaben, die Kompetenzen des Stelleninhabers sowie ihre wichtigsten Beziehungen zu anderen Stellen genau beschrieben. Sie sollte knapp und eindeutig formuliert sein und regelmäßig überprüft werden. Die Seiten müssen nummeriert sein. Durch Unterschrift des Mitarbeiters und seines Vorgesetzten wird sie anerkannt.

Beachten Sie: Dem gegenüber steht die Arbeitsplatzbeschreibung. Das ist die schriftliche Darstellung der Tätigkeiten, die an einem Arbeitsplatz durchzuführen sind. Die Vor- und Nachteile von Stellenbeschreibungen stellt Jens Holtmann, Chefredakteur des Informationsdienstes Einkaufsmanager gegenüber: Stellenbeschreibungen

Die 7 Vorteile einer Stellenbeschreibung:

  1. Die Motivation des Mitarbeiters steigt. Personalexperten sprechen von verschiedenen unverzichtbaren Hygienefaktoren eines Arbeitsplatzes. Fehlen einige dieser Hygienefaktoren, führt dies schnell zu Unzufriedenheit und Demotivation des Mitarbeiters. Die Stellenbeschreibung sorgt für klare Ziele und eindeutige Erfolgskontrolle. Zusätzlich ist die Selbstkontrolle des Mitarbeiters möglich.
  2. Mehr und bessere Leistungen. Mitarbeiter, die ihren klar umrissenen Bereich haben, werden dadurch angespornt. Sie erkennen, dass individuelle Leistungen zu individuellen Erfolgen führen.
  3. Mehr Sicherheit des Stelleninhabers. Durch die genaue Definition der Stellenmerkmale ist klar, wofür ein Mitarbeiter verantwortlich ist. Dieses Abstecken von Grenzen (Verantwortlichkeit und Kompetenzen) gibt den meisten Menschen Orientierungshilfe und Sicherheit.
  4. Unabdingbar für Beurteilungssysteme und die leistungsorientierte Bezahlung. Ohne klare Maßstäbe ist die Leistungsbewertung der Mitarbeiter unmöglich. Die Stellenbeschreibung ist auch Basis für Aus- und Weiterbildung, Beförderungen oder Versetzungen.
  5. Basis für Lob und Kritik. Wenn unklar ist, welche Aufgaben ein Mitarbeiter erledigen muss und welche Ergebnisse erwartet werden, gibt es keinen ‘Kompass’ für die Führungskräfte.
  6. Der kooperative Führungsstil wird so installiert. Autoritäre Führung und das Arbeiten mit Stellenbeschreibungen schließen sich gegenseitig aus.
  7. Neue MitarbeiterInnen können besser eingeführt werden. Die Unternehmensleitung ist gezwungen, die Stellen genau zu definieren und zu planen. So wird die Stellensuche und -besetzung erheblich zielgenauer.

Die 3 Nachteile einer Stellenbeschreibung:

  1. Die Erstellung und Aktualisierungen kosten Zeit.
  2. Fördert bei manchen Mitarbeitern den ‘Scheuklappenblick’.
  3. Es besteht die Gefahr, sich beim Erstellen der Stellenbeschreibung im Detail zu verlieren.

Die 11 Pflicht-Inhaltspunkte einer Stellenbeschreibung:

  1. Bezeichnung der Stelle
  2. Name des Stelleninhabers
  3. Personalnummer
  4. Kostenstelle
  5. Unterstellung
  6. Überstellung
  7. Ziele der Stelle
  8. Aufgaben und Kompetenzen
  9. Einzelaufträge
  10. Besondere Befugnisse
  11. Stellvertretung

Beachten Sie: Der Passus ‘Einzelaufträge’ verhindert, dass Mitarbeiter nur das tun, was in der Stellenbeschreibung niedergeschrieben ist.

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