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Stellenbeschreibungen: Inhaltliche und formale Anforderungen

 
Urheber: VadimGuzhva | Fotolia

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Stellenbeschreibungen übernehmen im Arbeitsleben eine wichtige Funktion. Denn sie legen sachbezogen fest, welche Aufgaben, Pflichten und Rechte mit einer Stelle in einem Unternehmen verbunden sind. Gleichzeitig helfen sie dabei, den beschriebenen Job im Unternehmensgefüge einzuordnen. Hier erfahren Sie, welche Inhalte eine Stellenbeschreibung haben und in welcher Form sie verfasst werden sollte.

Welche Aufgabe erfüllt eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung übernimmt nicht nur eine, sondern gleich mehrere Aufgaben:

  • Sie hilft dabei, den Arbeitsplatz bzw. die Funktion in die hierarchische oder betriebliche Struktur des Unternehmens einzuordnen.
  • Sie umschreibt eindeutig die mit dem Arbeitsplatz oder der Funktion verbundenen Tätigkeiten und Aufgaben.
  • Sie definiert die Anforderungen der jeweiligen Stelle.
  • Sie kann gezielt auf das Erreichen bestimmter Ziele hin definiert werden.
  • Sie zeigt auf, was den beschriebenen Arbeitsplatz auszeichnet.

Allgemein handelt es sich bei der Stellenbeschreibung um eine Dokumentation. Die Form ist standardisiert und die Inhalte verbindlich. Durch die Formulierung einer Stellenbeschreibung wird das Tätigkeitsfeld und der Verantwortungsbereich einer Stelle von anderen Positionen klar abgegrenzt.

Mit Hilfe der Stellenbeschreibung wissen Beschäftigte genau, was ihre Aufgaben sind. Gleichzeitig hilft die Beschreibung dabei, die gesamte Arbeit im Unternehmen zu organisieren. So können z.B. Personalverantwortliche schneller sehen, wo noch Bedarf an zusätzlichen Fachkräften besteht. Gleichzeitig liefert die Stellenbeschreibung die Grundlage für Bewerberprofile bei Stellenanzeigen.

Wann wird eine Stellenbeschreibung benötigt?

Stellenbeschreibungen werden für unterschiedliche Anlässe benötigt:

  • Leistungskontrolle von Beschäftigten: Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die in der Stellenbeschreibung aufgeführten Aufgaben und Pflichten mit dem Status Quo ihrer Mitarbeitenden zu vergleichen. Auf diese Weise lässt sich z.B. Bedarf an Weiterbildungen und zusätzlichen Qualifikationen ermitteln.
  • Einweisung von neuen Beschäftigten: Werden Mitarbeiter neu eingestellt, hilft die Stellenbeschreibung dabei, das neue Aufgabengebiet sowie Verantwortlichkeiten und Anforderungen genau zu definieren. Die Stellenbeschreibung kann demnach das Onboarding neuer Arbeitskräfte erleichtern.
  • Erstellen von Arbeitszeugnissen: Wird dem Arbeitszeugnis eine Stellenbeschreibung hinzugefügt, können künftige Arbeitgeber sich ein genaues Bild von der bisherigen Arbeit der Bewerber machen.

Welche Form sollte eine Stellenbeschreibung haben?

Eine Stellenbeschreibung sollte immer schriftlich verfasst und vor allem sachbezogen und personenneutral sein.

Auf diese Weise lassen sich die Aufgaben und Anforderungen auf jede Person übertragen, die diese Stelle später annehmen wird. Durch die personenneutrale und sachbezogene Formulierung wird außerdem Diskriminierung vorgebeugt.

Was steht in einer Stellenbeschreibung?

Es gibt keine genauen Vorgaben zu den Inhalten der Stellenbeschreibung. Grundsätzlich sollte das Dokument folgende Informationen enthalten:

  • Genaue Bezeichnung der Stelle
  • Bezeichnung des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin
  • Wie ist die Stelle in die Organisation des Unternehmens eingegliedert? (Zu welcher Abteilung, zu welchem Team gehört sie?)
  • Wer ist die vorgesetzte Stelle oder Person?
  • Wer übernimmt die Stellvertretung?
  • Für wen trägt die Stelle Personalverantwortung?
  • Was sind die Ziele der Stelle?
  • Worin bestehen die Hauptaufgaben?
  • Detaillierte Beschreibung der mit der Stelle verbundenen Aufgaben
  • Welche persönlichen, fachlichen und sozialen Skills werden verlangt?
  • Welche Kompetenzen sind mit der Stelle verbunden? (Entscheidungsbefugnis, Unterschriftenberechtigung etc.)

Diese Angaben sollten nicht in der Stellenbeschreibung stehen

Die Stellenbeschreibung sollte zwar so präzise wie möglich die mit einer Funktion oder einem Arbeitsplatz verbundenen Aufgaben definieren. Allerdings sollten einige Angaben nicht zu spezifische werden.

Arbeitgeber sollten deshalb auf folgende Angaben in der Stellenbeschreibung verzichten:

  • Angaben zum Gehalt
  • Angaben zur Arbeitszeit
  • Hinweis zur Urlaubsregelungen, Probezeiten und Befristungen

Diese Angaben finden sich in der Regel nur im Arbeitsvertrag. Sie gehören aber nicht zur Beschreibung einer Arbeitsstelle und beziehen sich eher auf arbeitsrechtliche Aspekte.

Stellenbeschreibungen in der Stellenanzeige

In Stellenanzeigen bieten die Stellenbeschreibungen Bewerber*innen einen objektiven Einblick in den potenziellen neuen Job und den damit verbundenen Aufgaben. Auf diese Weise wissen Bewerber*innen schneller, ob sie sich für die ausgeschriebene Stelle bewerben wollen. Sie können die in der Stellenbeschreibung formulierten Anforderungen z.B. mit ihren eigenen Fähigkeiten und Wünschen abgleichen. In der Stellenanzeige ist die Stellenbeschreibung der neutrale und objektive Teil. Sie enthält z.B. keine für das Unternehmen werbenden Inhalte oder konkrete Angaben zur gewünschten Qualifikation der Kandidat*innen.

Stellenbeschreibungen im Arbeitsvertrag 

Wer vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags steht, sollte immer auch ganz genau die darin enthaltene Stellenbezeichnung studieren. Denn dort werden Aufgaben und Pflichten ganz genau umrissen. Diesen Pflichten müssen Angestellte später auch nachkommen können und wollen. Wird der Vertrag unterschrieben, sind die Inhalte der Stellenbeschreibung für die Ausübung der jeweiligen Stelle verbindlich.

Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen und Bewerber mit einer Stellenbeschreibung?

Unternehmen profitieren ebenso wie Beschäftigte von der Definition einer Stellenbeschreibung.

1. Die Motivation des Mitarbeiters steigt

Personalexperten sprechen von verschiedenen unverzichtbaren Hygienefaktoren eines Arbeitsplatzes. Fehlen einige dieser Hygienefaktoren, führt dies schnell zu Unzufriedenheit und Demotivation des Mitarbeiters.

Dank Stellenbeschreibung wird dieses Risiko jedoch gemindert, denn:

  • Die Stellenbeschreibung sorgt für klare Ziele und eindeutige Erfolgskontrolle.
  • Zusätzlich ist die Selbstkontrolle des Mitarbeiters möglich.

2. Mehr und bessere Leistungen

  • Mitarbeiter, die ihren klar umrissenen Bereich haben, werden dadurch angespornt.
  • Sie erkennen, dass individuelle Leistungen zu individuellen Erfolgen führen.

3. Mehr Sicherheit des Stelleninhabers

  • Durch die genaue Definition der Stellenmerkmale ist klar, wofür ein Mitarbeiter verantwortlich ist.
  • Dieses Abstecken von Grenzen (Verantwortlichkeit und Kompetenzen) gibt den meisten Menschen Orientierungshilfe und Sicherheit.

4. Unabdingbar für Beurteilungssysteme und die leistungsorientierte Bezahlung

  • Ohne klare Maßstäbe ist die Leistungsbewertung der Mitarbeiter unmöglich.
  • Die Stellenbeschreibung ist auch Basis für Aus- und Weiterbildung, Beförderungen oder Versetzungen.

5. Basis für Lob und Kritik 

  • Wenn unklar ist, welche Aufgaben ein Mitarbeiter erledigen muss und welche Ergebnisse erwartet werden, gibt es keinen ‘Kompass’ für die Führungskräfte.

6. Der kooperative Führungsstil wird so installiert

  • Autoritäre Führung und das Arbeiten mit Stellenbeschreibungen schließen sich gegenseitig aus.

7. Neue MitarbeiterInnen können besser eingeführt werden

  • Die Unternehmensleitung ist gezwungen, die Stellen genau zu definieren und zu planen.
  • So wird die Stellensuche und -besetzung erheblich zielgenauer.

Alle Vorteile einer Stellenbeschreibung auf einen Blick

  • Die Beschreibung fördert die Transparenz in Unternehmen.
  • Es gibt klare Vorgaben, wer wem unterstellt ist.
  • Kompetenzen werden klar und offen geregelt.
  • Aufgaben werden eindeutig einer Stelle zugeordnet, somit werden Kompetenzstreitigkeiten vermieden.
  • Es gibt eine klare Regelung, wer die Stelle im Krankheitsfall vertritt.
  • Beschäftigte erhalten einen klar umrissenen Verantwortungsbereich.
  • Löhne lassen sich anhand der Stellenbeschreibung fairer gestalten.
  • Neues Personal kann einfacher eingeführt werden.
  • Der Bedarf an Weiterbildung oder Qualifikation lässt sich objektiver ermitteln.
  • Die Personalplanung wird vereinfacht.
  • Bewerber und Beschäftigte wissen genau, woran sie sind.

Der großen Zahl an Vorteilen stehen auch einige Nachteile gegenüber.

Mögliche Nachteile einer Stellenbeschreibung

  • Die Stellenbeschreibungen verursachen einen höheren administrativen Aufwand.
  • Die Beschreibungen müssen permanent aktualisiert werden, wenn sich Aufgabenbereiche oder Anforderungen an die Stelle ändern.
  • Möglicherweise können Stellenbeschreibungen die Dynamik und Eigeninitiative von Beschäftigten einschränken.
  • Unternehmen können zur „Überorganisation“ neigen und nur noch Stellen planen, ohne dabei die Menschen zu berücksichtigen.

Grundsätzlich müssen Unternehmen beim Definieren von Stellenbeschreibungen immer abwägen zwischen dem Nutzen und dem damit verbundenen erhöhten personellen wie administrativen Aufwand. 

Stellenbeschreibung vs. Arbeitsplatzbeschreibung

Die Begriffe Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung werden in der Praxis meist gleichbedeutend genutzt. Allerdings gibt es Unterschiede.

Bei der Stellenbeschreibung geht es primär um die Einordnung der kleinsten organisatorischen Einheit in die gesamte Organisationsstruktur des Unternehmens. Sie definiert Soll-Werte, die Beschäftigte bzw. Bewerber*innen erreichen sollten.

Im Gegensatz dazu bezieht sich die Arbeitsplatzbeschreibung immer auf den Status Quo. Sie stellt die geforderte Tätigkeit dar und bewertet diese anschließend.

Stellenbeschreibung ist nicht gleich Stellenanzeige oder -ausschreibung

Die Stellenbeschreibung ist nicht mit der Stellenausschreibung oder einer Stellenanzeige zu verwechseln. Vielmehr kann die Stellenbeschreibung Teil der Stellenanzeige oder -ausschreibung sein. Wer z.B. in einer Stellenanzeige nur die Stellenbeschreibung liest, weiß sofort, was ihn bei diesem Job erwartet und welche Verantwortlichkeiten sowie Anforderungen mit der Funktion verbunden sind. Ebenso sind die Aufgaben in der Stellenbeschreibung umrissen.

Doch erst die gesamte Stellenanzeige gibt wie die Ausschreibung Aufschluss über die Vergütung der Stelle, das Unternehmen sowie die mit der Stelle verbundenen Arbeitszeiten und Sonderleistungen.

Fazit: Stellenbeschreibungen sind nützliche Instrumente für Unternehmen und Beschäftigte sowie Bewerber

Stellenbeschreibungen schaffen Klarheit. Unternehmen können sie bei der Personalbeschaffung sowie der personellen Organisation weiterhelfen. Außerdem bieten Stellenbeschreibungen die Möglichkeit, die Leistung der Mitarbeitenden anhand objektiver Kriterien zu bewerten, um z.B. Weiterbildungsbedarf zu ermitteln.

Für Beschäftigte bieten Stellenbeschreibungen eine wichtige Orientierung. Zum einen wissen sie genau, wo sie im Unternehmen stehen und zum anderen wissen sie genau, welche Aufgaben sie erfüllen müssen.

Für Bewerber*innen sind Stellenbeschreibungen sinnvoll, weil sie genau zeigen, was für die neue Stelle erwartet wird. Sie können anhand der Stellenbeschreibung besser entscheiden, ob sich eine Bewerbung lohnen könnte oder nicht.

Damit Stellenbeschreibungen ihren Sinn erfüllen, sollten Sie immer aktuell gehalten werden. Gleichzeitig sollten Beschäftigte nicht in ihrer persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung hemmen. Eine solche Stellenbeschreibung wäre dann kontraproduktiv.

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