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Arbeitsrecht: Gekündigter kann in bestimmten Fällen das Entfernen einer Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen

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Ungerechtfertigte Abmahnungen müssen Sie auf Verlangen eines Mitarbeiters immer aus der Personalakte entfernen. Doch manchmal verlangen auch bereits gekündigte Mitarbeiter, dass ihre Personalakte von Einträgen, die eine solche Abmahnung behandeln, nachträglich bereinigt wird. Diesem Wunsch müssen Sie allerdings nur unter gewissen Umständen Rechnung tragen.

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) kann ein Arbeitnehmer in einem laufenden Arbeitsverhältnis in entsprechender Anwendung der §§ 242 und 1004 Bundesgesetzbuch (BGB) die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Bei der Abmahnung weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf dessen vertragliche Pflichten hin und macht ihn auf die Verletzung dieser Pflichten aufmerksam.

Die Abmahnung erfüllt also sowohl eine Rüge- als auch eine Dokumentationsfunktion. Zugleich fordert der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in der Abmahnung für die Zukunft zu einem vertragstreuen Verhalten auf und kündigt, wenn ihm dies angebracht erscheint, individualrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung an.

Eine solche missbilligende Äußerung des Arbeitgebers in Form einer Abmahnung ist allerdings nach Ansicht der Gerichte geeignet, den Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen und seinem Persönlichkeitsrecht zu beeinträchtigen. Deshalb kann der Arbeitnehmer die Beseitigung dieser Beeinträchtigung verlangen, wenn die Abmahnung

  • formell nicht ordnungsgemäß zustande gekommen ist,
  • unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
  • den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt oder
  • kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers am Verbleib der Abmahnung in der Personalakte verletzt.

Die hier genannten Grundsätze sind allerdings nur bedingt auch auf ein nicht mehr bestehendes Anstellungsverhältnis anwendbar, da der Zweck - das Verhalten einer der Vertragsparteien so zu beeinflussen, dass ein vertragstreues Verhalten sichergestellt wird - nicht mehr gegeben ist.

Aus diesem Grund hat das Landesarbeitsgericht (LAG) München in einem ähnlichen Fall in seinem Urteil herausgearbeitet, wann solche Einträge in der Personalakte zu tilgen sind. (LAG München, Urteil vom 8.7.2009, Az. 54/09) In diesem Urteil stellt das Gericht fest, dass nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses die beim früheren Arbeitgeber geführte Personalakte für den Arbeitnehmer aus oben genannten Gründen in aller Regel bedeutungslos ist. Zwar kann die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Rechte und Pflichten begründen. Die Abwägung der beiderseitigen Interessen führt aber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Regelfall zu dem Ergebnis, dass dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte nicht mehr zusteht.

Etwas anderes kann dann gelten, wenn objektive Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch schaden kann. Dafür ist der Arbeitnehmer darlegungs- und beweispflichtig. Im laufenden Arbeitsverhältnis reicht es also aus, dass der Arbeitnehmer die Unwirksamkeit oder auch die Ungerechtfertigtheit einer Abmahnung beweisen kann. Im bereits beendeten Arbeitsverhältnis muss der Arbeitnehmer jedoch mehr vortragen. Nur wenn er darlegen kann, dass ihn die Abmahnung, trotz der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, weiter belastet, kommt ein Entfernungsanspruch in Betracht. Dies kann allerdings nur in besonderen Situationen - beispielsweise bei unrichtigen Auskünften des alten Arbeitgebers auf Nachfragen eines potenziellen neuen Arbeitgebers - der Fall sein.

Tipp: Zwar sorgt das genannte Urteil für etwas mehr Klarheit zum Löschungsanspruch eines ehemaligen Mitarbeiters, doch sollten Sie sich im Einzelfall immer genau überlegen, ob Sie es beim Löschungswunsch eines ehemaligen Mitarbeiters auf einen Rechtsstreit ankommen lassen wollen. Auf eine Nachfrage eines anderen Arbeitgebers können Sie schließlich auch ohne Abmahnungen in der Personalakte Auskunft über Ihre Meinung zu dem betreffenden Ehemaligen geben.

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