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Als Fuhrparkmanager sind Sie nicht nur für die permanente Einsatzbereitschaft der betriebseigenen Fahrzeugflotte verantwortlich. Oft übernehmen Sie...

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Kosten senken im Fuhrpark: In 6 Schritten sparen Sie bei den Handykosten bis zu 50 %

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Handys sind aus dem Fuhrpark kaum noch wegzudenken. So lassen sich beispielsweise Fahrer unterwegs schnell umdisponieren, Vertreter machen ihr Fahrzeug zum mobilen Büro, und im Pannenfall können Sie als Fuhrparkleiter schnell reagieren. Und billig ist die mobile Kommunikation allemal - sinken doch die Kosten seit Jahren stetig. Doch wenn Sie einmal einen Blick in die Handyrechnungen der letzten Jahre werfen, werden Sie meistens feststellen, dass Sie Ihrem Anbieter immer größere Beträge überwiesen haben. Dieser Steigerung können Sie aber wirkungsvoll gegensteuern und Ihren Obolus an den Provider sogar schnell halbieren.Wenn Sie gegen stetig steigende Handykosten etwas unternehmen wollen, sollten Sie sich zunächst einmal einen Überblick verschaffen, welche Verträge Sie bei welchen Anbietern abgeschlossen haben. Gerade hier hat sich in vielen Unternehmen im Laufe der Zeit ein wahrer Wirrwarr entwickelt. Da wurde ganz schnell ein neues Gerät gebraucht und auf die Schnelle ein zusätzlicher Vertrag abgeschlossen, oder ein Teil der Verträge wurde gekündigt, weil sich ein günstigeres Angebot ergeben hat, wobei nicht alle Verträge neu abgeschlossen wurden, da teilweise die Vertragslaufzeit noch nicht abgelaufen war.Ein weiterer Punkt sind die anfallenden Gesprächsgebühren, die teilweise recht unterschiedlich ausfallen können. So nutzt beispielsweise der Außendienst sein Mobiltelefon recht ausgiebig, während der LKW-Fahrer kaum Gespräche führt. Deshalb sollten Sie auch diese Gebühren genau unter die Lupe nehmen.Tipp: Nehmen Sie sich die Zeit, um alle Fakten sorgfältig zusammenzutragen, denn nur mit guten und umfassenden Daten können Sie das Sparpotenzial wirklich optimal ausnutzen.

Schritt 1: Tragen Sie alle Fakten zusammen
Nun genügt es nicht, alle Verträge herauszusuchen und auf einen Stapel zu legen. Vielmehr sollten Sie pro Vertrag einige Dinge übersichtlich in einer Tabelle zusammenstellen:
So haben Sie zunächst einmal einen groben Überblick, welche Verträge mit welchen Laufzeiten und welchen Gebühren sich in Ihrem Verantwortungsbereich tummeln.
Tipp: Bei dieser Gelegenheit können Sie gleich einen Blick auf die Gesprächsgewohnheiten Ihrer Mitarbeiter werfen. Zeigt sich beispielsweise, dass ein Fahrer in der letzten Zeit deutlich gestiegene Gesprächsgebühren verursacht, sollten Sie nachforschen, ob diese auch wirklich berufsbedingt sind. Auf alle Fälle ist das immer eine gute Gelegenheit, den Betreffenden zur Disziplin hinsichtlich der Kosten aufzurufen.
Schritt 2: Untersuchen Sie, welche Nummern häufig angerufen werden
In jedem Unternehmen gibt es Nummern, die besonders häufig angerufen werden. Dem tragen einige Provider Rechnung, indem sie für solche Nummern besondere Tarifkonditionen anbieten. Diese Chance sollten Sie nutzen und Ihre Übersichtstabelle um eine Spalte ergänzen, in die Sie die am meisten gewählten Rufnummern eintragen. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, festzustellen, in welchen Zeiträumen diese Nummern angerufen werden. Denn viele Anbieter haben auch zeitlich gestaffelte Tarife im Angebot, die je nach Fall durchaus Sparpotenzial bieten.
Schritt 3: Untersuchen Sie nicht nur die Gesprächsgebühren
Mobile Datenverbindungen haben in vielen Unternehmen inzwischen eine erhebliche Bedeutung gewonnen. So ruft der Außendienst oft seine E-Mails ab, hat Zugriff auf das interne Kundenmanagement- und Warenwirtschaftssystem oder greift über das Internet auf den Produktkatalog zu. Deshalb sollten Sie auch hier genau untersuchen, wer welche Datendienste in welchem Umfang benutzt.
Legen Sie dazu der Übersicht halber eine extra Tabelle an, die die Zugriffe auf Datendienste nach Zeitpunkt, Dauer und Datenmenge zusammenfasst.
Der Hintergrund für diese Tabelle ist: Viele Provider bieten so genannte Flatrates an, bei denen der Internetzugriff mit einer erhöhten Grundgebühr abgedeckt ist. Das mag auf den ersten Blick recht preiswert sein, doch in vielen Unternehmen wird gar nicht so viel Datenverkehr produziert, um die erhöhten Grundgebühren zu rechtfertigen. Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass der Internetzugriff inklusive ist, werden sie aber diesen Service sicherlich sehr intensiv nutzen. Deshalb ist es immer sinnvoll, die Daten der Vergangenheit genau zu untersuchen und erst dann mit spitzem Stift nachzurechnen, ob sich eine Flatrate lohnt. Darüber hinaus brauchen sicherlich nicht alle Handybesitzer einen häufigen Internetzugriff - Sie können den dann nur für die Nutzer buchen, die ihn wirklich benötigen.
Tipp: Nicht alle Provider schaffen es, den Internetzugriff mit einer guten Qualität, also hoher Geschwindigkeit und guter Flächenabdeckung, bereitzustellen. Das bieten in Deutschland derzeit nur T Mobile und Vodafone. Wenn Sie also schnelle und verfügbare Internetzugänge benötigen, sollten Sie sich eventuell intensiver mit diesen Providern auseinandersetzen.
Schritt 4: Machen Sie eine Ausschreibung
Nun haben Sie alle Daten beieinander, um in die Suche nach einem neuen Anbieter einzusteigen. Kontaktieren Sie dazu alle infrage kommenden Anbieter und stellen Sie ihnen die Daten Ihrer Auswertung zur Verfügung.
Lassen Sie sich in den Angeboten genau und detailliert vorrechnen, welche Kosten konkret entstehen. Dabei ist es eine gute Idee, wenn Sie die kompletten Daten des vergangenen Jahrs in einer Beispielrechnung kalkulieren lassen. So können Sie nämlich genau sehen, welche Provider zu Ihren Gegebenheiten passen.

Schritt 5: Vergleichen Sie die Angebote

Liegen alle Angebote vor, sollten Sie zunächst nachprüfen, ob sie auch vergleichbar sind. Ein Trick vieler Anbieter ist es nämlich, möglichst viele Sonderpunkte und -konditionen im Angebot unterzubringen, die eine Analyse und Vergleichbarkeit geradezu unmöglich machen. Beachten Sie beim Vergleich jedoch immer einige Punkte, die Sie manchmal in Ihrer Flexibilität einschränken beziehungsweise oft richtig ins Geld gehen können:

  • Was bei privaten Handyverträgen durchaus erwünscht sein kann, erweist sich im professionellen Umfeld schnell als Pferdefuß: die Kopplung von Hardware mit dem Dienstleistungsvertrag. Insbesondere wenn ein Provider versucht, Ihnen teure Geräte mit viel Multimedia-Schnickschnack aufzuschwatzen. Im beruflichen Umfeld wird so etwas selten benötigt. Und auch wenn die Geräte recht günstig sind: Halten Sie sich vor Augen, dass die Anbieter nichts zu verschenken haben und den Mehrpreis über die Gebühren wieder hereinholen.
  • Bei einem hohen Gesprächsumsatz sollten Sie besonders auf Angebote achten, die auf eine Grundgebühr pro Handy verzichten.
  • Kaufen Sie die Geräte getrennt und für alle Nutzer in einem „Rutsch“ ein. So können Sie vom Volumeneffekt profitieren und haben im ganzen Unternehmen einheitliche Geräte.
  • Lassen Sie sich keinesfalls Geräte unterjubeln, die nur beim betreffenden Provider funktionieren, also mit SIMLock versehen sind. Wenn Sie nämlich später den Provider wechseln wollen, müssen Sie neue Geräte anschaffen oder die alten gegen eine saftige Gebühr freischalten lassen.
  • Fragen Sie immer nach, ob und zu welchen Konditionen die bestehenden Handynummern übernommen werden können. Das ist gerade bei Handys für Außendienstler wichtig, da sie für ihre Kunden erreichbar bleiben müssen.
  • Versuchen Sie immer, alle Verträge in einem Rutsch und mit einer einheitlichen Laufzeit zu wechseln. So verbessern Sie nämlich Ihre Verhandlungsposition, wenn der Vertrag ausläuft oder Sie mit dem Dienstleister nicht zufrieden sind. Wer verliert schon gerne einen guten Kunden?


Schritt 6: Schauen Sie sich die Details der Kandidaten genau an
Nachdem Sie alle Angebote einer ersten Untersuchung unterworfen haben, reduziert sich sicher die Anzahl der infrage kommenden Anbieter erheblich. Doch erst nach einer akribischen Untersuchung folgender Einzelpunkte können Sie genau beurteilen, welcher Provider der richtige für Sie ist:

  • Achten Sie darauf, dass immer sekundengenau abgerechnet wird. Bei Minutenpreisen zahlen Sie meistens drauf.
  • Achten Sie beim Datenverkehr auf niedrige Volumenpreise, da die Datenmenge mit Sicherheit weiter ansteigen wird.
  • Prüfen Sie immer, welche Gebühren anfallen, wenn Sie weitere Geräte und Abschlüsse benötigen.
  • Fragen Sie immer nach, welche Kombi- Angebote (Fest- und Handynetz) ein Provider bietet. Hier steckt nämlich oft noch ein erhebliches Sparpotenzial.
  • Fragen Sie immer, ob es Sonderkonditionen für häufig gewählte Nummern gibt.
  • Eine gute Idee ist es auch, eine Benchmarking-Klausel zu vereinbaren. Hier können Sie dann beispielsweise im 2. Jahr untersuchen, ob ein anderer Provider günstiger wäre, und so Ihren jetzigen Provider zu Zugeständnissen zwingen.


Achtung: Lassen Sie sich niemals allzu lange Vertragslaufzeiten aufdrängen. Die Preise im Mobilbereich sind seit Jahren in einer permanenten Abwärtsbewegung. Mit einer zu langen Vertragslaufzeit bleiben Sie jedoch u. U. jahrelang an die einmal vereinbarten Tarife gebunden.

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