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Welche Punkte Sie bei der Abwicklung Ihrer Auslandsaufträge berücksichtigen sollten

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Export
Urheber: WrightStudio | Fotolia

Von Anja Huelmann,

Immer wieder klagen viele Mitarbeiter aus Exportabteilungen, dass es keine klaren Absprachen gibt, wer für welche Tätigkeiten zuständig ist. Oft gab es bisher keine Lieferungen außerhalb Deutschlands, wenn, dann höchstens vereinzelt innerhalb der EU. Stehen dann langsam Aufträge aus Drittländern an, sollen die Mitarbeiter diese Aufträge „nebenbei“ abwickeln. Viele Mitarbeiter fühlen sich einfach „ins kalte Wasser“ geworfen und mit ihren Sorgen allein gelassen. Der Arbeitsaufwand, der besonders bei Drittlandsaufträgen anfällt, wird oft nicht gesehen.

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter – halten Sie ihnen den Rücken frei


Man soll voraussetzen, dass auch Ihr Unternehmen seine Geschäfte rechtssicher abwickeln möchte. Dazu gehört bei Auslandsaufträgen eine gründliche Einarbeitung im Exportbereich, die leider in vielen Betrieben nicht stattfindet. Die Folge: Viele Mitarbeiter sind demotiviert. Aussprüche wie „Das bisschen Zoll kriegst du ja wohl hin“ oder „Das kann doch nicht sein, dass die Lieferung so nicht ausgeführt werden kann“ gehören zur Tagesordnung.

Wenn Ihr Unternehmen im Auslandsmarkt aktiv sein möchte, ist dazu zusätzliche Arbeitszeit zu investieren. Je nach Unternehmensgröße und Auftragslage kann der anfallende Aufwand recht unterschiedlich ausfallen. Daher sollten Sie mithilfe unserer Checkliste folgende Überlegungen anstellen:

Check-up „Exportabwicklung“

  • Hat Ihr Unternehmen bereits Auslandsaufträge abgewickelt?
  • Wenn ja, handelt es sich dabei „nur“ um innergemeinschaftliche Lieferungen oder auch um Drittlandsaufträge?
  • Wie viele Lieferungen ins Ausland pro Woche/Monat fallen bei Ihnen an oder werden in Zukunft anfallen?
  • In welche Länder sind Lieferungen geplant? Je nach Land kann der Aufwand für die Exportabwicklung stark variieren.
  • Gibt es Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, die sich mit Auslandsaufträgen auskennen?
  • Falls nein, gibt es Mitarbeiter, die Interesse haben, die Abwicklung von Auslandsaufträgen zu übernehmen?
  • Wie groß schätzen Sie den Arbeitsaufwand ein?
  • Haben Sie bereits Auslandsaufträge, fragen Sie dazu ruhig Mitarbeiter, die die Aufträge bearbeiten, nach ihrer Einschätzung.
  • Kann die Arbeit von bestehenden Mitarbeitern aufgefangen werden oder sind Neueinstellungen notwendig?
  • In welchen Bereichen der Exportabwicklung besteht Schulungsbedarf?

Wichtig ist auf jeden Fall: Halten Sie Ihren Mitarbeitern den Rücken frei. Geben Sie ihnen die Zeit, sich mit dem neuen Aufgabenbereich vertraut zu machen. Nehmen Sie deren Unsicherheit ernst und fragen Sie, was getan werden kann, um diese zu beseitigen. Lösungen können Schulungen sein oder das Anschaffen von Fachliteratur.

Auch gegenüber anderen Abteilungen ist Ihr Rückhalt für Ihre Mitarbeiter wichtig. Stehen dringende Lieferungen an und werden wichtige Informationen noch benötigt oder gibt es Probleme bei der Feststellung einer Zolltarifnummer, sorgen Sie dafür, dass Ihr Mitarbeiter die Unterstützung aus anderen Abteilungen bekommt.

Oft werden diese abgewimmelt mit der Aussage: „Das ist nicht meine Aufgabe.“

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Fachliche Sicherheit – diese Bereiche müssen abgedeckt sein


Gerade am Anfang gibt es nicht immer eine eigene Exportabteilung. Und bei nur wenigen Auslandsaufträgen im Jahr ist es nicht immer möglich, das Fachwissen für alle Exportbereiche auf dem neuesten Stand zu haben. Das ist auch nicht immer notwendig.

Richtig ist, Sie benötigen bei der Auftragsabwicklung alle relevanten Informationen – aber Sie können sich auch hier Hilfe holen, um das komplette Paket abzudecken.

Diese Fachbereiche gehören zu Ihrer Exportabwicklung

1. Einfuhrbestimmungen der Länder

Erhalten Sie Anfragen oder Aufträge, müssen Sie sich über die Einfuhrbestimmungen der Länder informieren: Welche Exportdokumente müssen ausgestellt werden? Welche Einfuhrbestimmungen/Vorgaben gibt es im Empfängerland?

Unterstützung erhalten Sie durch:

  • Rücksprache mit Ihrem Kunden (Importeur)
  • Nachfrage bei Ihrer zuständigen Industrie- und Handelskammer
  • Fachliteratur Einfuhrbestimmungen der Länder (werden beispielsweise von manchen Banken herausgegeben oder das Exportnachschlagewerk der Handelskammer Hamburg „K und M – Konsulats- und Mustervorschriften“)
  • Seminare (generelle Abwicklung von Auslandsaufträgen oder zu bestimmten Ländern oder Länderbereichen)

2. Zollbestimmungen und Kenntnisse für die elektronische Ausfuhranmeldung

Grundsätze der Zollabwicklung und Bestimmungen müssen den Mitarbeitern bekannt sein. Soll die elektronische Ausfuhranmeldung bei Ihnen im Hause erfolgen, müssen die Mitarbeiter dazu entsprechend eingewiesen werden. Nutzen Sie die kostenlose Anwendung IAA-Plus, kann man sich diese zum einen selbst beibringen (Handbuch) oder ein Seminar dazu besuchen.

Unterstützung: Es gibt viele Speditionen oder Zolldienstleister, die das Ausstellen von Zolldokumenten und der Ausfuhranmeldung für Sie übernehmen können. So können Sie diese Tätigkeiten auslagern. Wichtig ist aber hier: Die Verantwortung und die Haftung verbleiben bei Ihnen im Unternehmen.

Wir empfehlen, dass es auf jeden Fall mindestens eine Person in Ihrem Unternehmen geben sollte, die hinreichend mit den Zollbestimmungen vertraut ist.

3. Grundlagen von Auslandsgeschäften – Risikoabsicherung

Bei der Abwicklung von Auslandsgeschäften sind die Risiken größer als bei der von Inlandsgeschäften: Worauf muss geachtet werden – welche Maßnahmen können und müssen getroffen werden? Welche Betrugsversuche gibt es – wie können Sie vermeiden, darauf hereinzufallen? Treffen Sie klare Absprachen, wer entscheidet, ob ein Auftrag zu diesen Bedingungen versendet werden darf.

Sichern Sie den Forderungsausfall ab

Dazu gehören eine Überprüfung des Kunden, die richtige Auswahl der Zahlungs- und Lieferbedingung. Muss zusätzlich eine Exportkreditversicherung abgeschlossen werden?

Unterstützung: Je nach Größe des Auftragsvolumens können Sie Rücksprache mit Ihrer Hausbank oder einem Kreditversicherer halten. Auskunfteien können die Bonität Ihrer Kunden überprüfen. Bei Fakturierung in fremder Währung kann die Währungsabsicherung wichtig sein.

4. Führen Sie ein Exportkontrollsystem ein

Zu jeder Anfrage/Auftrag gehört eine gründliche und umfangreiche Exportkontrolle: Wie können und sollen Ihre Mitarbeiter diese durchführen? Welche Kontrollmechanismen, wie z. B. Sperre bei der Auftragseingabe, gibt es? Sind für Ihre Waren Genehmigungen erforderlich? In welche Länder wollen Sie liefern – gibt es hier Embargos? Wie ist die Endverwendung Ihres Produkts? Nur einige der Fragen, die in der Exportkontrolle beantwortet werden müssen.

Wichtig ist auch hier eine klare Linie – jeder muss wissen, wer für was zuständig ist. Sonst denkt jeder, der andere kümmert sich darum. Geben Sie eine Arbeitsanweisung zu Ihrem Exportkontrollsystem heraus und überprüfen Sie deren Einhaltung regelmäßig.

Unterstützung: Schulungen für Sie und/oder Ihre Mitarbeiter zum Bereich der Exportkontrolle sind Pflicht. Treten zusätzlich Fragen auf, können Sie diese durch Rückfragen mit dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle oder durch Fachliteratur abdecken.

5. Warenursprung und Präferenzen – werden Sie Experte

Bei Auslandslieferungen werden Sie immer mit dem Thema Warenursprung und Präferenzen in Kontakt kommen. Kunden möchten Ursprungszeugnisse, Warenverkehrsbescheinigungen oder andere Dokumente erstellt haben. Diese Dokumente können nicht einfach so ausgestellt werden – gute Fachkenntnisse sind erforderlich. Erst nach ausführlicher Prüfung kann die Ausstellung erfolgen.

Auch hier gilt: Eine Schulung ist ein Muss. Ob durch ein Seminar oder durch „Training on the Job“ – die Mitarbeiter müssen mit dem Thema vertraut sein.

Unterstützung: Neben Seminaren können Sie sich bei Fragen Hilfe bei Ihrer zuständigen Industrie- und Handelskammer oder beim Zoll holen.

6. Kenntnisse des Außenwirtschaftsrechts und des Umsatzsteuerrechts sind unverzichtbar

Welche Vorgaben des Außenwirtschaftsrechts gilt es zu beachten? Wie müssen die Aufträge fakturiert werden – mit oder ohne Mehrwertsteuer? Wie muss ich Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder bei Drittlandslieferungen belegen? Welche Zusätze gehören auf die Rechnung?

Unterstützung: Auf jeden Fall sollte ein Grundlagenseminar besucht werden. Hören Sie sich im Unternehmen um: Gibt es einen Bilanzbuchhalter in Ihrem Unternehmen, der sich mit dem internationalen Steuerrecht auskennt? Falls nicht, suchen Sie sich einen Experten – dies kann z. B. ein internationaler Steuerberater oder der Steuerexperte Ihrer zuständigen Industrie- und Handelskammer sein.

7. Wie müssen erforderliche Exportdokumente erstellt werden?

Welche Exportdokumente gibt es und wie müssen sie erstellt werden? Die Industrie- und Handelskammern bieten meist Seminare zur Erstellung von Exportdokumenten an – das ist auf jeden Fall empfehlenswert.

Oder Sie beauftragen einen Dienstleister, der zu Ihnen ins Unternehmen kommt und Ihnen vor Ort die wichtigsten Dokumente, deren Ausfertigung und spezielle produktspezifische Besonderheiten erklärt.

 

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