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Projektmanagement: Projekt ist nicht gleich Projekt

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Urheber: Coloures-pic | Fotolia

Von Dr. Matthias Pfeffer ,

Heute wird jede Maßnahme als „Projekt“ deklariert. Projektmanagement ist in aller Munde, der Begriff „Projekt“ wird teilweise schon inflationär gebraucht. Das führt dazu, dass alles Mögliche dazu erklärt wird, auch wenn es sich bestenfalls um eine Einzelaufgabe handelt. Projekte hingegen, die ein strukturiertes Management erfordern, sollten einige wesentliche Kriterien erfüllen. Damit wird verhindert, dass mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird.

Definition nach DIN 69901

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.“

Damit steht die Einmaligkeit im Vordergrund. Das Vorhaben sollte demnach nicht zu den Standardaufgaben des Betriebes gehören. Größere Maßnahmen – wie die Erweiterung der Fertigung – die ggf. schon einmal durchgeführt wurden, gehören ebenfalls in diese Kategorie.

Wesentliche Kriterien für ein Projekt lassen sich wie folgt definieren

  • Projekte betreten Neuland. Sie verwirklichen Lösungen, die es in der angestrebten Form noch nicht gibt.
  • Projekte sind zeitlich begrenzt, dass bedeutet sowohl Anfang als auch Ende sind terminlich definiert.
  • Projekte sind einmalig, sie eignen sich nicht zur Reproduktion bereits vorhandener Dinge (dazu eignet sich Prozessmanagement wesentlich besser).
  • Projekte sind mit begrenzten Ressourcen ausgestattet.
  • Projekte verfolgen ein klar spezifiziertes und positiv formuliertes Ziel.
  • Projekte arbeiten interdisziplinär und bereichsübergreifend.
  • Projekte erfordern eine hinreichende Komplexität (sonst lohnt sich der Zusatzaufwand des Projektmanagements nicht).
  • Projekte implizieren das Risiko des Scheiterns.
  • Projekte erfordern eine eigene Organisation (als Minimum ein eigenständiges Projektteam).

Sind diese Projektkriterien nicht erfüllt, so liegt normalerweise kein wirkliches Projekt vor. Das bedeutet nicht, dass Sie nicht auch jenseits von Projektarbeit Methoden des Projektmanagements sinnvoll zum Einsatz bringen können. Allerdings sollten Sie nicht von Projektarbeit sprechen, um die Begrifflichkeiten nicht durcheinanderzubringen.

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Projektmanagement erfordert demnach zusätzliche Aufwände und Ressourcen, die nur dann gerechtfertigt sind, wenn insgesamt der Ressourceneinsatz niedriger wird.

Projektarten

Zwar gibt es eine Vielzahl von Projektarten, es lassen sich jedoch 2 wesentliche Kategorien herauskristallisieren:

Entwicklungsprojekte

Entwicklungsprojekte dienen der Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen. Wenn z. B. ein Werkzeugmaschinenbauer eine neue Werkzeugmaschine für einen Kunden entwickelt, dann handelt es sich um ein Entwicklungsprojekt.

Veränderungsprojekte

Veränderungsprojekte hingegen setzen sich mit der Veränderung von Organisationsstrukturen auseinander, weshalb sie oft auch als Change-Management- oder Strukturprojekte bezeichnet werden. Hier steht nicht die Entwicklung eines neuen Produktes, sondern vielmehr die Entwicklung einer neuen Form der Zusammenarbeit von Menschen in einer Organisation im Vordergrund.

Projektgröße und Software

Die Größe eines Projektes lässt sich nur im Kontext der Organisation festlegen. Was in der einen Organisation bereits ein Großprojekt ist, gilt in der anderen noch als kleines Projekt. Projektmanagement-Tools, wie sie heute in unzähligen Varianten erhältlich sind, unterstützen gleichzeitig die Aufgaben des Managements und die operative Projektarbeit. Sie bringen die Projektmitglieder an einen virtuellen Tisch, fördern die Kommunikation und die Zusammenarbeit in allen Phasen des Projekts und unterstützen den/die Projektleiter nicht nur in der Terminplanung und -überwachung, sondern auch in der Planung von Kapazitäten, Fortschrittsüberwachung oder auch dem Projekt-Controlling.

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