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So wird der Einsatz von Externen ein voller Erfolg

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Urheber: DOC RABE Media | Fotolia

Von Jens Holtmann,

Laut einer Umfrage des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) nehmen fast 90 % der 136 befragten Einkaufsleiter regelmäßig die Hilfe externer Fachleute in Anspruch.

Machen Sie sich an den Einkauf von Externen. Sehen Sie sich nicht nur die entsprechende Ausbildung und Projekterfahrung der Berater(innen) genau an, sondern systematisieren Sie Ihr geplantes Projekt von vornherein. Genügt Ihnen eine ein- oder mehrmalige Beratungsleistung, oder soll’s ein bisschen mehr sein? Diese Frage müssen Sie sich selbst und Ihrem Team zuallererst beantworten:

  • Einkaufsberater sind für das Grundsätzliche gut. Bei ihnen sind Sie in besten Händen, wenn es darum geht, Ihre Einkaufsstrategien auf Vordermann zu bringen oder weiterzuentwickeln, etwa um Materialkosten zu senken oder interne und externe Prozesse zu beschleunigen. Passende Berater finden Sie unter anderem bei der a.m.consult GmbH (www.amc-group.de), der ABL Allianz für Beschaffung und Logistik (www.abl- online.com) oder bei der h&z Unternehmensberatung AG (www.huz.de).
  • Einkaufsdienstleister sind fürs Praktische die beste Lösung. Einsetzen können Sie sie in erster Linie, damit sie mit ihrem externen Knowhow Hindernisse im täglichen Betriebs- und Einkaufsablauf beseitigen. Je nach Bedarf und Vertrauensverhältnis kann ihr Einsatz in unterschiedlich hohen Beteiligungsgraden erfolgen – angefangen bei kurzfristigen Projekten (mit eingeschränkten Eingriffsrechten) bis hin zu Outsourcing-Projekten mit uneingeschränkten, operativen Befugnissen. Hierauf spezialisierte Dienstleister finden Sie bei BSM Beschaffungsservice Materialwirtschaft e. K. (www.b-s-m.de), GULP Information Services GmbH (www.gulp.de) oder bei der PSG Procurement Services GmbH (www.ips-psg.de). 

http://www.amc-group.de Praxis-Tipp: Machen Sie den Externen die Arbeit leichter, indem Sie ihnen noch vor Projektstart alle Daten und Informationen in einer aktuellen, übersichtlichen sowie leicht verständlichen Form zusammentragen. Das beschleunigt nicht nur den Projektfortschritt, sondern spart auch Beratungshonorar für unnötige Rückfragen und Recherchen.

Externe sind nicht gleich

Externe Wie überall, gibt es auch in dieser Branche viele schwarze Schafe. Wichtig für Ihre Auswahl: Achten Sie darauf, dass die Berater(innen) nicht nur ihr Handwerk verstehen, sondern auch auf die Teams eingehen, mit denen sie zusammenarbeiten (Arbeitsweise, Charakteren, Umgangsformen usw.).

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Mit diesen 5 Tipps entlarven Sie Scharlatane:

1. Studieren Sie den Beratermarkt. Einen ersten Überblick gibt Ihnen die Website des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater BDU (www.bdu.de). Lassen Sie sich nach einer Vorauswahl von kompetenten und seriösen Beratern oder Beratungsunternehmen erst Informationsmaterial zusenden und nehmen Sie dann maximal 3 in die engere Auswahl, die Ihren Bedürfnissen und Vorstellungen am nächsten kommen.

2. Holen Sie schriftliche Angebote ein. Nehmen Sie Kontakt zu diesen Externen/Unternehmen auf, teilen Sie ihnen Ihre Spezifikationen mit und fordern Sie sie zu schriftlichen Angeboten auf. Die Minimalanforderungen für diese Angebote sollten sein: Beratungsmethode, Beratungsdurchführung/Arbeitsschritte, geplanter Zeitaufwand, Beginn der Beratung, Honorarhöhe, Zahlungsbedingungen, Nebenkosten und Regelungen bei vorzeitigem Vertragsende.

3. Lernen Sie den oder die Bewerber kennen. Nach Prüfung der Angebote laden Sie die Externen zu einem ersten Kontaktgespräch ein, in dem Sie sich von deren fachlichen Kompetenzen und Erfahrungen überzeugen können. In diesem Vorgespräch können Sie auch schon detaillierte Aufgabenstellungen, Ziele und grobe Projektverläufe besprechen. Beachten Sie: Die ersten Kontaktgespräche sollten grundsätzlich kostenfrei sein!

4. Schließen Sie einen Dienstleistervertrag. Dabei formulieren Sie alle Aufgaben und Absprachen ebenso klar wie konkret, um Missverständnisse von vornherein auszuschließen. Abweichungen von den vertraglichen Regelungen, die sich aus Projektabläufen ergeben, sollten in Besprechungsprotokollen dokumentiert und von beiden Vertragsparteien abgezeichnet werden.

5. Bleiben Sie in Kontakt. Ganz gleich, ob Ihre Externen neben Ihnen am Schreibtisch oder in einem entfernten Betriebsteil sitzen: Vereinbaren Sie über das ganze Projekt hinweg regelmäßige Gespräche mit schriftlich fixierten Projektfortschritten.

Beachten Sie: Die besten Externen nützen Ihnen nichts, wenn die Chemie zwischen Ihnen nicht stimmt. Verlassen Sie sich dabei durchaus auf Ihr Bauchgefühl und den berühmten ersten Eindruck.

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