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Erfolgreiches Projektmanagement durch strukturierte Vorbereitung

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Projektmanagement

Von Günter Stein,

Da viele Aufgaben nur noch projekt- oder bereichsübergreifend gelöst werden können, werden diese immer häufiger als Projekte geplant und realisiert. Viele Ingenieure sind, ehe sie sich versehen, Mitarbeiter in einem Projektteam oder sogar Projektleiter.

Ingenieure haben freilich immer Projekte durchgeführt, ohne diesen Begriff zu verwenden. Früher mussten sie sich bei den organisatorischen und planerischen Aufgaben in der Projektarbeit auf ihren gesunden Menschenverstand verlassen, heute steht ihnen ein umfangreiches Repertoire an Methoden und Instrumenten zur Verfügung.

Die wichtigsten Vorteile des Projektmanagements sind:

  • Erfolgreichere Produkte und Leistungen
  • Höhere Termin- und Kostentreue
  • Höhere Zufriedenheit des Auftragsgebers
  • Kalkulations- und Planungssicherheit
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Transparenz und Klarheit der Zuständigkeiten

Für eine strukturierte Vorgehensweise ist es wichtig, den Projektablauf in möglichst sauber getrennte Arbeitsphasen einzuteilen. Zahl und Inhalt der Phasen variieren je nach Projektart, Branche, Projektgröße und Komplexität. Ein Bauprojekt erfordert ein anderes Phasenschema als ein IT-Projekt. Besonders wichtig bei allen ist jedoch die Projektvorbereitungsphase.

Die Projektvorbereitungsphase: Definieren Sie klare Ziele und Ergebnisse

In der Vorbereitungsphase definieren Sie die genauen Projektziele, stellen das Projektteam zusammen und gliedern es optimal in die Organisation des Unternehmens ein. Ferner müssen in dieser Phase äußere Faktoren, wie z. B. Umweltbedingungen, analysiert und berücksichtigt werden.

Schon in dieser Phase sollte das angestrebte Projektergebnis so weit wie möglich definiert werden. Termine, Ressourcenbedarf und Kostenrahmen werden durch eine Grobplanung geschätzt.

Bei der Bestimmung der Projektziele hilft Ihnen das so genannte "Magische Dreieck". "Magisch" insofern, weil die Ziele oft in konkurrierenden Beziehungen zueinander stehen. Beispiel: Je anspruchsvoller Sie das Ergebnis formulieren, desto höher ist der Zeitbedarf und desto höher sind auch die Kosten. Um ein Optimum zu finden, müssen Sie also abwägen.

Das Ergebnis sollte ein klar formulierter Projektauftrag sein, über dessen Ziele alle Beteiligten ein einheitliches Verständnis haben. Das gilt sowohl für externe wie auch für interne Projekte:

Bei einem externen Projekt haben Sie es mit einem Kunden zu tun, der Sie um ein Angebot über eine bestimmte Leistung bittet bzw. den Auftrag schon an Ihr Büro vergeben hat. Seine Vorstellungen und Wünsche bezüglich des Projektergebnisses werden Sie gemeinsam klären und abschließend in einer Spezifikation oder einem Pflichtenheft festschreiben. Dieses wird dann Bestandteil des Vertrages. Bei der Projektübergabe wird anhand des Pflichtenheftes überprüft, ob alle im Pflichtenheft genannten Arbeiten wie vereinbart ausgeführt wurden und alle Funktionen erfüllt werden.

Bei einem internen Projekt (z. B. neues CAD-System) werden Sie nicht unbedingt auf vertraglicher Basis arbeiten, jedoch sollten Sie auch hier auf einer systematischen Zielklärung bestehen.

So organisieren Sie Ihre Projektgruppe

Im Projektteam lassen sich folgende Arten von Mitarbeitern unterscheiden:

  • Der Projektleiter, der die Verantwortung für das Gesamtprojekt hat. Er besitzt die notwendigen Befugnisse im Rahmen des Projektauftrages und ist damit gewissermaßen der Geschäftsführer des Projektes.
  • Die Kernmitglieder, die über den gesamten Zeitraum im Projekt mitarbeiten.
  • Die zeitweiligen Mitglieder, die nur in bestimmten Phasen mitarbeiten.
  • Eventuelle externe Dienstleister.

Sie benötigen eine Auswahl fachlich und persönlich geeigneter Mitarbeiter, die über den gesamten Projektverlauf das Kernteam bilden.

Da Projektarbeit häufig eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erfordert, sollten Sie darauf achten, dass Mitarbeiter aus allen beteiligten Bereichen mit ihrer spezifischen Sachkenntnis zumindest zeitweise im Projektteam vertreten sind und die notwendige Zuarbeit leisten.

Bei größeren Projekten sollte ein Lenkungssausschuss eingerichtet werden. Dieser unterstützt das Projekt und entscheidet in Fällen, die die Befugnisse des Projektleiters übersteigen.

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