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Die Ausfallzeiten von Maschinen und Anlagen gehören zu den wichtigsten Kenngrößen Ihrer Instandhaltung. Besonders aussagekräftig sind nicht nur die...

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Instandhaltungskosten: So Senken Sie noch heute Ihre Kosten nachhaltig

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Von Günter Stein,

Ihre Aufgabe ist es, Produktionsausfälle zu verhindern. Aber auch das kostet Geld. Wo liegt das Kostenminimum und wie können Sie es erreichen?

Zu den Aufgaben des Instandhaltungs- (IH-)Controlling zählen die

  • Festlegung von IH-Zielen und -strategien,
  • Dimensionierung der IH-Kapazitäten,
  • Planung der IH-Leistungen und IH-Kosten,
  • Erfassung und Abrechnung von IH-Leistungen und -kosten,
  • Verwendung eines Berichtssystems,
  • Schwachstellenanalyse und die Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen sowie
  • Wahl zwischen Eigen- und Fremdinstandhaltung zu unterstützen und zu steuern.

Ihr Ziel ist die Bereitstellung einer definierten (benötigten) Anlagenverfügbarkeit und -sicherheit (Sachziel) bei minimalen Kosten (Formalziel). Außerdem gilt es für Sie, Human- bzw. Sozialziele zu erfüllen (Umwelt- und Ressourcenschonung, Mitarbeiterschutz und -entfaltung). Dafür stehen Ihnen die verschiedenen IH-Strategien zur Verfügung.

Vorsicht vor den indirekten Instandhaltungskosten

Zur transparenten Planung und Steuerung müssen Sie die IH-Kosten sowohl gegenüber den Herstellkosten abgrenzen als auch eine Aufteilung zwischen direkten und indirekten IH-Kosten vornehmen.

Die direkten IH-Kosten umfassen Kosten für die Durchführung der Grundmaßnahmen. Sie können sie mit Hilfe der Kosten-/Leistungsrechnung relativ genau erfassen. Im Gegensatz dazu sind die indirekten IH-Kosten nur teilweise erfassbar. Aus diesem Grund werden sie häufig von Unternehmen nur unzureichend oder gar nicht berücksichtigt. Dazu zählen

  • Ausfall der Anlage,
  • verringerte qualitative und quantitative Kapazität der Anlagen und
  • der Betrieb in nicht optimalen Arbeitspunkten.

Die indirekten Instandhaltungskosten entstehen oft unbemerkt

Ursache kann die zuvor genannte Verringerung der qualitativen und quantitativen Kapazität sein. Ihr Betrieb produziert weniger. Das führt zu Absatzeinbußen und damit entgehen Ihnen Deckungsbeiträge. Eine schlechtere Produktqualität erzeugt Kosten für die Nacharbeit und dadurch verringern sich die Deckungsbeiträge aufgrund von Erlösminderungen. Im schlimmsten Fall müssen Sie sogar mit Verschrottungskosten rechnen.

Ineffizienz verursacht verdeckte Instandhaltungskosten

Aufgrund von Abnutzung kann sich der optimale Arbeitspunkt verschieben. Ein erhöhter Faktorverbrauch von Einsatzstoffen und Energie ist für Sie die Folge. Ist die Abnutzung der Anlage so weit vorangeschritten, dass IH-Maßnahmen im Stillstand der Anlage notwendig sind oder es zu einem Ausfall kommt, steht ein Teil der Produktion in Ihrem Betrieb still. Daraus folgen unter anderem:

  • Abfahren der Leistung
  • Trennung vom Produktions- und Energieversorgungssystem
  • Entleeren von Produkten und Betriebsmaterial
  • Abkühlen der Anlage

Diese Tätigkeiten fallen in den Bereich der direkten IH-Kosten, wenn sie durch Ihre Mitarbeiter vorgenommen werden. Erfolgt die Leistungserbringung hingegen durch andere Unternehmensbereiche, wie z. B. die Produktion, handelt es sich um indirekte IH-Kosten.

Die höchsten indirekten Instandhaltungskosten enstehen durch Stillstand

Bei kurzen Ausfallzeiten entstehen Personalkosten durch Wartezeiten. Sie entfallen aber nach einer gewissen Stillstandzeit, da dem Personal vorübergehend Ausweichtätigkeiten zugewiesen werden können.

Der durch den Stillstand der Anlage hervorgerufene Produktionsausfall hat vielfältige Auswirkungen in Abhängigkeit vom Beschäftigungsgrad. Herrscht in Ihrem Betrieb Vollbeschäftigung, können Liefertermine nicht oder nur mit Verspätung gehalten werden. Für Ihr Unternehmen heißt das: verspätete Einnahmen, Erlösminderungen (fehlende Deckungsbeiträge) oder sogar Schadensersatzzahlungen sowie Konventionalstrafen. Das Abwandern von Kunden, Imageverlust sowie eine Nichtberücksichtigung bei künftigen Aufträgen führen zu weiteren Deckungsbeitragsverlusten.

Zusätzliche Kosten durch das Aufholen der Stillstandverluste

Durch Überstunden, Bereithalten von zusätzlichen Reservekapazitäten, Zwischenlagern und Fremdbezug müssen die Stillstände in Ihrem Betrieb wieder ausgeglichen werden.

Der Verlauf der direkten IH-Kosten ergibt sich durch den Einsatz von schadensvorbeugenden und schadensbehebenden Maßnahmen; die Kosten für Verbesserungen werden zur Darstellung der Kostenverläufe vernachlässigt. Zwischen beiden Maßnahmen besteht ein indirekt proportionaler Zusammenhang.

Verzichten Sie auf vorbeugende Maßnahmen, sind die Kosten für die Schadensbehebung entsprechend höher. Aufgrund von zufälligen Ausfällen können Sie die Reparaturkosten durch eine hohe Vorbeugungsintensität nicht vollständig vermeiden. Die Summe aus beiden Verläufen ergibt die direkten IH-Kosten.

Wenn Sie die Kurve betrachten, ist zu erkennen, dass die direkten IH-Kosten mit steigender Vorbeugungsintensität zunächst abnehmen. Nach einem Wendepunkt steigen sie jedoch wieder an. Der Grund dafür liegt in dem erhöhten Zeitbedarf für vorbeugende Maßnahmen, verbunden mit beschränkter Produktionskapazität oder einem Stillstand der Anlage. Weiterhin kann es aufgrund des häufig vorbeugenden Austauschs von Bauteilen zu Frühausfällen kommen.

Die dargestellten Kostenverläufe für die gesamten IH-Kosten stellen ein Ideal dar. Die Bestimmung der realen Verläufe sowie des damit verbundenen Kostenminimums ist in der Praxis nicht einfach. Durch die Ermittlung des Gesamtkostenminimums aus direkten und indirekten IH-Kosten können Sie den Grad der optimalen Instandhaltungsintensität und der damit erreichbaren Anlagenverfügbarkeit bestimmen.

Setzen Sie die Gesamtkosten ins Verhältnis zur Anlagenverfügbarkeit

Zur Bereitstellung einer benötigten Anlagenverfügbarkeit müssen Sie auch höhere Kosten als das Gesamtkostenminimum akzeptieren. Liegt hingegen die geforderte Verfügbarkeit unter der Kostenoptimalen, ist die Intensität so weit zu erhöhen, bis diese erreicht wird. Schwierig gestaltet sich dabei die Ermittlung der kostenoptimalen Instandhaltungsintensität.

Was sind Ihre Ziele in der Instandhaltung?

Berücksichtigen Sie alle Einflussfaktoren einen die Faktoren für die Anlagenabnutzung (konstruktive Auslegung, Produktionsvolumen, Einsatzzeit, Alter, Umwelteinflüsse) und die Instandhaltungsziele. Aus diesen direkten Einflussfaktoren leitet sich die indirekte Bestimmungsgröße, die Instandhaltungsstrategie ab.

Von ihr ausgehend können Sie das Instandhaltungsvolumen und dessen zeitliche Bewältigung in Form des Instandhaltungsprogramms bestimmen. Darauf folgt die Wahl zwischen Eigen- und Fremdinstandhaltung. Auf dieser Basis führen Sie die Planung der Maßnahmen durch und setzen die folgenden Kosten fest:

  • Energie
  • Material und Hilfsstoffe
  • Ersatzteile
  • Personal
  • Werkzeug
  • Geräte und Anlagen

Diese lassen sich entsprechend ihrer Abhängigkeit vom Instandhaltungsvolumen in Leistungs- und Bereitschaftskosten aufteilen und bilden die direkten IH-Kosten einer Periode.

Die Verfahren der IH-Kostenplanung berücksichtigen die Einflussfaktoren in unterschiedlichstem Maße. Zu nennen sind die Verfahren basierend auf Vergleichen, auf der Vergangenheit, dem Anlagenwert, der Einsatzzeit oder dem Produktionsvolumen sowie das Gegenstromverfahren, auch als Target Costing bekannt, welches mehrere Einflussfaktoren gleichzeitig berücksichtigt.

Fragen Sie Ihre Hersteller und Lieferanten

Zur Optimierung der Kostenplanung können die Erfahrungen des Anlagenherstellers einen entscheidenden Beitrag leisten. Dazu kann Ihr Lieferant Rückmeldungen seiner Kunden über entstehende IH-Kosten an seinen Anlagen, in Abhängigkeit von den bestehenden Einflussfaktoren, in einer Datenbank sammeln. Darauf aufbauend kann er seine Anlagen verbessern und Sie mit Informationen über entstehende IH-Kosten versorgen. Damit verschafft er sich ein Abgrenzungsmerkmal gegenüber dem Wettbewerb und Ihnen eine bessere Planbarkeit Ihrer IH-Kosten.

Falls der Lieferant dazu nicht bereit ist, müssen Sie selbst eine derartige Datenbank erstellen, um die Qualität Ihrer Kostenplanung zu erhöhen.

Zur Erfassung und Verrechnung der IH-Kosten empfiehlt sich die Prozesskostenrechnung. Damit können Sie ineffiziente und teure Teilprozesse aufdecken und Einsparpotenziale, z. B. die Fremdvergabe von Prozessschritten, erkennen.

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