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KVP-Workshop: Mehr Zuverlässigkeit in der Instandhaltung

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Workshop

Von Günter Stein,

Das wichtigste Instrument der kontinuierlichen Verbesserungprozesse (KVP) ist der Workshop. Dieser kann mehrere Stunden bis 5 Tage dauern. An ihm sind Führungskräfte, Mitarbeiter, interne Dienstleister, Kunden und Lieferanten beteiligt. Ziel des Workshops ist die eingehende Analyse und Verbesserung eines überschaubaren Prozesses.

Das wichtigste Instrument der kontinieurlichen Verbesserungprozesse (KVP) ist der Workshop. Dieser kann mehrere Stunden bis 5 Tage dauern. An ihm sind Führungskräfte, Mitarbeiter, interne Dienstleister, Kunden und Lieferanten beteiligt. Ziel des Workshops ist die eingehende Analyse und Verbesserung eines überschaubaren Prozesses. Dafür sollten Sie nach einem standardisierten Ablauf in 6 Schritten vorgehen:

Schritt 1: Bereiten Sie den KVP-Workshop vor

Mit einer guten Vorbereitung legen Sie den entscheidenden Grundstein für einen erfolgreichen Workshop. Wichtig sind vor allem folgende Punkte:

Wählen Sie den Moderator aus: Für eine internes KVP-Projekt sollten Sie am besten einen Moderator von außen holen (z. B. einen Kollegen vom Nachbarbereich oder einen externen Berater). Die Atmosphäre ist dann entspannter.

Legen Sie das Thema für den KVP-Workshop fest

Bei der Wahl des richtigen Themas können Sie unterschiedlich vorgehen: Beim engpassorientierten Vorgehen setzen Sie mit dem Workshop dort an, wo die größten Probleme bestehen. Vorteil: Sie können die Probleme schnell angehen. Wenn Sie entgegengesetzt der Produktionskette beginnen, fangen Sie am Ende des Prozesses an (z. B. bei der Endkontrolle) und gehen zum Anfang. Vorteil: Sie erhalten schnell einen Überblick über die Probleme aus den vorgelagerten Bereichen und können diese dann systematisch abarbeiten.

Führen Sie ein Vorbereitungsgespräch: Sollten Sie selbst die Aufgabe des Moderators übernommen haben, setzen Sie sich zunächst mit der zuständigen Führungskraft zusammen. Dabei sollten Sie folgende Aufgaben klären:

  • Klären Sie die Ziele, die durch den Workshop erreicht werden sollen.
  • Stellen Sie gemeinsam das Team zusammen.
  • Stellen Sie die relevanten Dokumente zusammen, etwa Zertifizierungsunterlagen und Prozessbeschreibungen.
  • Ermitteln Sie die wichtigsten Daten über den zu behandelnden Prozess wie Kosten, Nacharbeit, Ausschuss, Durchlaufzeiten.

Machen Sie vor dem KVP-Workshop eine „Vor-Ort-Begehung“

So können Sie den Prozess genauer kennen lernen. Sprechen Sie mit den Mitarbeitern.Erfassen und visualisieren Sie den Prozess: Nutzen Sie dafür bereits vorhandene Informationen. So können Sie auf Prozessbeschreibungen der Arbeitsstudieabteilung oder aus der Qualitätsmanagement-Zertifizierung zurückgreifen. Wichtig ist, dass Sie die aktuelle Situation genau beschreiben und dokumentieren. Es geht darum, die Abläufe des Untersuchungsbereiches kennen zu lernen und „harte“ Daten, Fakten und Zahlen zu besorgen, zu sichten und aufzubereiten.

Schritt 2: Eröffnen Sie den KVP-Workshop und analysieren Sie den Prozess

Der Workshop startet mit einer Vorstellungsrunde. Danach erläutern Sie (oder der Moderator) den Ablauf. Durch einen Rundgang vor Ort verschaffen Sie sich gemeinsam mit dem Team einen Überblick über den Prozessablauf. Der Prozess soll vollständig von allen verstanden werden.

Zurück im Workshop-Raum werden die gesammelten Informationen ausgetauscht und dargestellt. Dabei werden auch die in der Vorbereitung gesammelten Daten verwendet. Überprüfen Sie nun alle Daten gemeinsam auf Richtigkeit. Diese Daten sind das Grundgerüst des Workshops und müssen die Realität widerspiegeln.

Jeder im Workshop behandelte Prozess sollte auch quantitativ bewertet werden. Dazu eignet sich das folgende Bewertungsschema:

ZielfelderMaßeinheiten
QualitätFälle pro Jahr
pro Beaurbeitung,
Euro pro Zeiteinheit
ProduktivitätTeile pro Mitarbeiter pro Zeiteinheit,
Vorgänge pro Zeiteinheit
UmlaufbestandStück, Euro
FlächeQuadratmeter
DurchlaufzeitZeit pro Teil oder Vorgang
TeileviefaltAnzahl Varianten

Schritt 3: So gewinnen Sie Ideen im KVP-Workshop

Am besten und schnellsten sammeln Sie nun mit der Brainstorming-Methode Ideen etwa zum Thema Verschwendung im Untersuchungsbereich. Vorab erläutern Sie den Teilnehmern die Methode und die Regeln des Brainstormings.

Danach erklären Sie die Begriffe Verschwendung und Wertschöpfung. Verschwendung sind alle Aktivitäten, für die der Kunde nicht bereit ist zu zahlen. Wertschöpfende Aktivitäten sind alle Aktivitäten, für die der Kunde bereit ist zu zahlen, das heißt, sie steigern den Wert eines Produktes oder einer Dienstleistung. Jeder Teilnehmer ist nun aufgefordert, aus seinen Beobachtungen und Erfahrungen Verschwendungen zu nennen.

In einer 2. Brainstormingrunde suchen die Workshop-Teilnehmer nun nach Verbesserungsideen. Für jede ermittelte Verschwendung sollten mindestens 2 Verbesserungsvorschläge gemacht werden.

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