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Organisation der Instandhaltung: Verbinden Sie die Vorteile einer horizontalen und vertikalen Organisation

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Organisation

Von Günter Stein,

Die strikte Organisation eines Betriebs in Abteilungen ist mit gravierenden Nachteilen verbunden. In der Praxis lassen sich die Bereiche nicht so eindeutig trennen, dass jede Abteilung autonom für sich arbeiten kann.

Die strikte Organisation eines Betriebs in Abteilungen ist mit gravierenden Nachteilen verbunden. In der Praxis lassen sich die Bereiche nicht so eindeutig trennen, dass jede Abteilung autonom für sich arbeiten kann. Fraglich ist auch, ob dies überhaupt effizient wäre. Auf der anderen Seite brauchen Sie das Know-how der Spezialisten, die sich nur in aufgeteilten Kompetenzbereichen entwickeln können.

Vertikale und horizontale Organisation in der Instandhaltung

Allgemein können Sie zwischen 2 Strukturen unterscheiden:

Vertikale Organisation: Hier ist die Instandhaltungsabteilung für alle Aufgaben zuständig, die sich auf die Instandhaltung beziehen. Der Gegenstand der Instandhaltung ist dabei nicht relevant.

Horizontale Organisation: Bei dieser Struktur übernehmen sämtliche Abteilungen Instandhaltungsaufgaben. Hier werden die Anlagen und die dazugehörige Infrastruktur von der jeweiligen Abteilung instand gehalten.

Beide Konstrukte sind in der Praxis als Reinform nicht anzutreffen, denn die ideale Lösung ist eine Mischform aus beiden Wegen.

Beispiel: Die Instandhaltung eines Gebäudes ist mit vollkommen anderen Aufgaben verbunden als die Instandhaltung von Produktionsanlagen. Aus diesem Grund wird diese Aufgabe in vielen Betrieben dem „Facility Management“ (FM) zugeordnet. FM aber umfasst nicht nur die Instandhaltung, sondern auch den Betrieb, die Verwaltung und die Versorgung von Immobilien. In vertikaler Richtung führt das FM alle Aufgaben durch, die für diese Abteilung relevant sind. In horizontaler Richtung werden aber auch Instandhaltungsaufgaben durchgeführt, für die streng genommen eine andere Abteilung verantwortlich ist.

Wie finden Sie das Optimum in der Organisation der Instandhaltung?

Um die Vorteile aus beiden Möglichkeiten nutzen zu können, sollten Sie Ihr Unternehmen schrittweise umbauen. Das geht nur in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.

Erstellen Sie ein Konzept für den Umbau der Organisation in der Instandhaltung

Um sich die Rückendeckung der Geschäftsleitung zu sichern, müssen Sie diese mit einem klaren Konzept überzeugen. Dabei haben sich die folgende Schritte bewährt:

1. Schritt zur Organisation der Instandhaltung: Entwickeln Sie eine neue Abteilungsstruktur

Ihre bisherige Instandhaltungsabteilung bekommt eine administrative Funktion über alle Instandhaltungsarbeiten im Unternehmen. Dazu benötigen Sie eine

tätigkeitsgebundene Weisungsbefugnis. Es muss Ihnen also möglich sein, den Mitarbeitern anderer Abteilungen fachbezogene Anweisungen zu geben. Vermeiden Sie dabei Interessenkonflikte und beziehen Sie die anderen Abteilungsleiter ein.

2. Schritt zur Organisation der Instandhaltung: Definieren Sie die Kerntätigkeiten der Instandhaltungsabteilung

Neben der reinen Verwaltung aller Instandhaltungsaktivitäten übernimmt Ihre Abteilung natürlich noch einen Großteil der Instandhaltungsarbeiten. Dazu eignen sich die folgenden Tätigkeiten:

  • Arbeiten, die spezielles Instandhaltungs-Know-how voraussetzen
  • Tätigkeiten, die zu lange dauern, um von anderen Mitarbeitern durchgeführt zu werden
  • Arbeiten, für die spezielle Werkzeuge oder Dokumentationen notwendig sind, die nur Ihrer Abteilung zugänglich sind
  • Anleitung und Schulung der anderen Mitarbeiter.

3. Schritt zur Organisation der Instandhaltung: Stellen Sie die Tätigkeiten zusammen, die Sie in andere Abteilungen verlagern

In diese Kategorie fallen vor allem:

  • Kurze Routinetätigkeiten ohne tiefere Instandhaltungskenntnisse
  • Arbeiten, bei denen das spezielle Wissen über die Bedienung einer bestimmten Anlage notwendig ist
  • Arbeiten, die sich mit Unterstützung einer Fernwartung ausführen lassen.

4. Schritt zur Organisation der Instandhaltung: Erstellen Sie einen Maßnahmenkatalog

Die Geschäftsleitung muss wissen, was Sie für den geplanten Umbau benötigen:

  • Wird zusätzliche Infrastruktur notwendig?
  • Wie entwickelt sich der Personalbedarf?
  • Müssen Mitarbeiter geschult werden?
  • Welche Einsparungen ergeben sich?
  • Welche Vor- und Nachteile ergeben sich nach dem Umbau gegenüber der heutigen Situation?

Mit diesen Schritten stärken Sie Ihre Position im Betrieb, denn Sie können die Interessen einer nachhaltigen Instandhaltung auch in den anderen Abteilungen leichter durchsetzen. Vermitteln Sie das Gefühl, dass alle im selben Boot sitzen.

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