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So sparen Sie bei der Inventur Zeit und Geld

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Von Uwe E. Wirth,

Wie heißt es doch so schön in § 240 des Handelsgesetzbuchs? „Zu Beginn eines Handelsgewerbes sowie am Ende jedes Geschäftsjahres ist jeder Kaufmann verpflichtet, Vermögen und Schulden seines Unternehmens festzustellen. In der Praxis bedeutet dies eine Inventur.

Doch für viele Logistik-Verantwortliche ist die Inventur eine überaus lästige und zeitaufwändige Prozedur, die jedes Mal den gesamten gut organisierten Lagerbetriebkräftig durcheinanderwirbelt.

Der Gesetzgeber verpflichtet Sie, eine jährliche Inventur durchzuführen. Um unterschiedlichen Gegebenheiten Rechnung zu tragen, räumt er Ihnen einigen Freiraum bei der Gestaltung von Inventuren ein. Grundsätzlich unterscheidet er hierbei zwischen der Buch- und der körperlichen Inventur. Bei beiden Varianten können Sie zwischen folgenden Formen wählen:

Die zeitnahe Stichtagsinventur

Bei dieser Inventurart müssen Sie ab dem Bilanzstichtag die Inventur innerhalb von 10 Tagen begonnen und innerhalb von 20 Tagen beendet haben.

Die verlegte Inventur

Hier können Sie die körperliche Inventur innerhalb der letzten 3 Monaten vor oder in den ersten 2 Monaten nach Ihrem Bilanzstichtag durchführen.

Permanente Inventur

Bei dieser Inventurvariante können die Zählungen auf das ganze Jahr verteilt stattfinden. Dabei müssen Sie aber unbedingt folgende Voraussetzungen beachten:

  • Sie müssen einen permanenten Nachweis über alle Bestände, deren Zu- und Abgänge, geordnet einzeln nach Tag, Art und Menge, führen.
  • Für jeden Artikel müssen Sie mindestens einmal pro Geschäftsjahr eine körperliche Inventur durchführen.

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Stichprobeninventur

Auch bei dieser Inventurvariante müssen Sie gewisse Voraussetzungen erfüllen:

  • Ihr Lager sollte mindestens 2.000 Artikel umfassen.
  • Sie müssen ein Lagerverwaltungssystem einsetzen.
  • 5 % des Bestands müssen mindestens 40 % des Lagerwerts abdecken.

Ganz gleich, welche Inventurvariante Sie wählen: Alle Aufzeichnungen sind 10 Jahre lang aufzubewahren.

Soll es bei einer Inventur nicht drunter und drüber gehen, muss sie sorgfältig geplant werden. Hierbei kommen auf Sie als Verantwortlichen eine Reihe von Aufgaben zu. Sie müssen sicherstellen, dass

  • alle Belege und Unterlagen vollständig vorhanden sind,
  • alle Aufnahmeorte nummeriert und gekennzeichnet sind,
  • ein genauer Einsatzplan des Personals vorliegt,
  • Inventuraufnahmelisten angelegt sind,
  • Transportruhe/Auftragsstillstand im Lager gegeben ist,
  • Kunden, Geschäftspartner und andere Dritte von der Betriebsunterbrechung bzw. -schließung wissen,
  • die Abgrenzung angewiesen ist und
  • das Personal vor Beginn der eigentlichen Inventur entsprechend eingewiesen wird.

Mit Planvorlagen arbeiten Sie bei Ihrer Inventur schneller

Fertigen Sie auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Sach-, Zeit- und Personalpläne an und führen Sie ein Inventurprotokoll.

Geben Sie die Zähllisten eindeutig und einheitlich vor Damit es bei der eigentlichen Zählung nicht zu unterschiedlichen Methoden der einzelnen Mitarbeiter kommt, bereiten Sie unbedingt einheitliche und eindeutige Zähllisten vor.

Das müssen Sie nach der körperlichen Zählung tun

Im Anschluss an die körperliche Aufnahme müssen Sie die Daten auswerten und die Ist- mit den Sollwerten vergleichen. Beim Einsatz eines EDV-Systems geben Sie die Listen mit den aufgenommenen Daten in das System ein und können anschließend eventuelle Differenzen erkennen. Wenn Differenzen aufgetreten sind, müssen Sie überprüfen, hinterfragen und abklären, wodurch diese entstanden sind. Erst danach sollten Sie die Inventur endgültig verbuchen und abschließen. Sie werden feststellen, dass Sie mit einer gut organisierten und geplanten Inventur Ihren Aufwand spürbar reduzieren.

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