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Audits planen und durchführen: 5 Erfolgsfaktoren und 7 Tipps für Ihre Audits

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Urheber: industrieblick | Fotolia

Von Dr.-Ing. Jan Hrdina,

Interne Audits sind ein wichtiges Instrument, um Schwachstellen in einem Unternehmen frühzeitig zu erkennen und geeignete Verbesserungen einzuleiten. Mit einer regelmäßigen Inspektion halten Sie Ihr Unternehmen „in Schuss“. Darüber hin - aus tragen Sie so dazu bei, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Doch innerhalb des Unternehmens stoßen Sie als Auditor nicht immer auf Begeisterung. Lesen Sie hier, welche Voraussetzungen Audits effektiv machen.

1. Im Vordergrund steht: gemeinsame Verbesserung und klare, zielführende Kommunikation

Audit kommt vom lateinischen Begriff für „Zuhören“ (audire). Es ist keine „Razzia“, die nach Schuldigen sucht. Sie wollen vielmehr durch genaues Hinsehen und Hinhören die bestehende Situation analysieren und bei Bedarf verbessern. Dabei ist entscheidend, das Audit immer gemeinsam mit den Beteiligten durchzuführen, nie gegen sie. Trotzdem müssen Sie Ihre Mitarbeiter an einigen Stellen auch heraus - fordern, denn Menschen können auch sehr erfinderisch sein, wenn es darum geht, sich gegen Veränderungen zu wehren. Da kommen dann beispielsweise Ausflüchte wie „Für Qualitätsmanagement habe ich keine Zeit, ich muss meine Arbeit machen“. Haken Sie bei solch einer Situation als Auditor so - fort ein, und verdeutlichen Sie, dass es genau darum bei internen Audits geht: Die Arbeit wird kritisch hinterfragt und darüber hinaus, wo möglich, noch verbessert.

Obwohl Audits sinnvoll sind, ist es gleichermaßen menschlich, dass sich Mitarbeiter einer Abteilung nicht gern „in die Karten schauen lassen“ und dabei bestätigen, dass bei ihnen „etwas nicht richtig läuft“. Um Ängste zu nehmen und Offenheit zu schaffen, ist es daher Ihre Aufgabe als Auditor, klar über die Ziele Ihrer internen Audits zu informieren. Nochmals: Es geht eben nicht darum, Schuldige zu suchen, sondern Arbeitsabläufe, -bedingungen und -ergebnisse zu verbessern. Schaffen Sie es, eine Unterstützung zu bieten, unliebsame Störungen oder Ärgernisse zu beseitigen, erübrigen sich mögliche Täuschungsmanöver. Im Übrigen kann ein Audit ja auch als Chance gesehen werden, die Stärken eines Bereichs und bereits erzielte Fortschritte aufzuzeigen. Heben Sie auch diesen Punkt hervor.

2. Auditieren Sie nicht Ihren eigenen Bereich

Sie als Auditor sind unabhängig vom auditierten Bereich. Seien Sie möglichst objektiv, deshalb: Auditieren Sie also nicht Ihren eigenen Arbeitsplatz oder Tätigkeiten, die Sie im Tagesgeschäft selbst ausführen.

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3. Sorgen Sie für Transparenz und halten Sie sich an Fakten

Audit-Pläne, Checklisten und Berichte machen das Vorgehen transparent. Die zu auditierenden Kriterien ergeben sich aus einem klar definierten Soll-Zustand und aus den vorgegebenen Audit-Zielen. Die Audit-Nachweise führen dazu, dass sich das Audit an Fakten und nicht an Vermutungen orientiert.

4. Regelmäßigkeit ist Trumpf

Die Norm ISO 9001 fordert interne Audits in „geplanten Abständen“, legt aber die Audit-Frequenz nicht genau fest. Viele Unternehmen führen jährlich einen Audit-Zyklus durch, manche auch halbjährlich. Die Regelmäßigkeit macht den großen Vorteil von Audits aus: Das Qualitätsniveau in Organisationen, die nur nach Störungen wie Reparaturen, Rück - rufen oder Ersatz von Produkten ein Audit durchführen, verschlechtert sich im Laufe der Zeit. Mit einem jährlichen Audit hingegen steigern Sie das absolute Qualitätsniveau nach jedem Audit, insbesondere weil nicht nur offensichtliche Fehler aufgedeckt werden, sondern auch blinde Flecken der Prozessbeteiligten sichtbar gemacht machen.

5. Machen Sie klare Zielvorgaben

Sie kennen das Qualitätsmanagement-Normenregelwerk und können es für die konkrete Situation in Ihrem Unternehmen richtig anwenden und interpretieren. Dazu müssen Sie wissen, wie der Soll-Zustand der zu auditierenden Abteilung aussieht. Legen Sie hierfür gemeinsam mit den Abteilungsverantwortlichen den Audit-Ablauf und die Audit-Ziele fest. Ermitteln Sie hierfür am besten vor Ort den aktuellen Ist-Zustand, und sorgen Sie dafür, dass die Verantwortlichen des auditierten Bereichs geeignete Korrekturmaßnahmen festlegen. Am Ende sind Sie als Auditor dafür zuständig, die festgestellten Sachverhalte umfassend und sachlich zu dokumentieren. Außerdem sollten Sie wirtschaftlich organisieren: Aufwand und Nutzen müssen für die am Audit Beteiligten in einem vernünftigen Verhältnis stehen.

Tipp: Halten Sie insbesondere Ihren Zeitplan ein, denn Audits, die bereits nach kurzer Zeit aus dem zeitlichen Ruder laufen, sind schlechthin „tödlich“.

7 Tipps für Ihre Audits

  1. Bereiten Sie sich gut auf den zu überprüfenden Bereich vor.
  2. Konzentrieren Sie sich auf die Zielsetzung des Audits.
  3. Halten Sie sich an die Tatsachen.
  4. Ermitteln Sie die Ursachen für vorhandene Abweichungen.
  5. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
  6. Verhalten Sie sich partnerschaftlich.
  7. Achten Sie auf die richtige Kommunikation.
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