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Erstellung eines QM-Handbuches: In 6 Schritten zum Handbuch

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QM Handbuch

Von Günter Stein,

Laut Begriffsdefinition nach ISO 8402 stellt das QM-Handbuch die Beschreibung des QM-Systems eines Unternehmens oder eines Unternehmensbereiches dar, die von der Unternehmensleitung in Kraft gesetzt, bezüglich ihrer praktischen Anwendung überwacht und jeweils dem neuesten Stand angepasst wird.

 

Diese Definition fasst die 3 Hauptbedingungen zusammen:

  • Qualitätspolitik und Inkraftsetzung des QM-Systems sind Chefsache: Die Unternehmensleitung muss sich aktiv einsetzen.
  • Die wichtigsten organisatorischen Elemente des QM-Systems müssen für Externe verständlich beschrieben werden (Grafiken, Organigramme).
  • Es gibt kein fertiges QM-Handbuch, sondern einen lebenden Prozess der fortlaufenden Anpassung.

Doch wie gehen Sie konkret vor?

1. Schritt zur Erstellung eines QM-Handbuches: Holen Sie sich den Auftrag der Geschäftsleitung

Ein QM-Handbuch zu entwickeln ist keine Sache, die sich so nebenbei machen lässt. Sprechen Sie zuerst mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern, welche Ziele Sie gegenüber Ihren Kunden und Partnern mit einem solchen QM-Handbuch verfolgen. Dann bringen Sie Ihren Vorschlag in eine schriftliche Form ein und tragen Sie ihn gegenüber Ihrem Vorgesetzten und der Geschäftsleitung vor. Die Geschäftsleitung muss zur Erstellung des QM-Handbuchs einen Verantwortlichen benennen. In der Regel sind Sie als Qualitätsmanagementbeauftragter dafür am besten geeignet.

 

2. Schritt zur Erstellung eines QM-Handbuches: Richten Sie eine Projektgruppe ein und planen Sie das Vorgehen

Wenn Sie offiziell als Projektleiter ernannt wurden, stellen Sie Ihr Team zusammen. Achten Sie darauf, dass alle betroffenen Abteilungen einbezogen wurden und welche Interessen zu berücksichtigen sind. Hierbei hilft eine Stakeholderanalyse. Nur so lässt sich sicherstellen, dass das Handbuch auf die tatsächlichen Gegebenheiten und Aufgaben im Betrieb zugeschnitten wird. Für die spätere Einführung wird das die Akzeptanz erhöhen.

Sie werden ein Konzept für den Projektplan nach den Vorgaben der Geschäftsleitung entwickeln. Daraufhin organisieren Sie einen Kick-off-Workshop, in dem alle Projektteammitglieder einen detaillierten Projektplan erarbeiten. Dieser Plan wird von der Geschäftsleitung freigegeben und vor den verantwortlichen Abteilungsleitern präsentiert. Der Geschäftsleiter unterstreicht die Bedeutung des QM-Handbuchs, indem er die Präsentation mit einigen Worten einleitet.

Praxistipp: Externe Spezialisten unterstützen die formale Umsetzung.

Denken Sie daran, dass die Erstellung eines QM-Handbuchs einen gewissen Aufwand (Texte, Formulare, Checklisten erstellen, Redaktion, Layout etc.) erfordert. Falls Sie im Unternehmen dafür keine Arbeitskapazität frei haben oder diesbezügliche Kenntnisse fehlen, können Sie auf eine entsprechend qualifizierte Beraterfirma zurückgreifen.

Falls Sie externe Berater hinzuziehen, sollten Sie darauf achten, dass diese nicht ein Standard-Handbuch aus der Schublade holen. Es ist notwendig, dass Mitarbeiter aus allen betroffenen Funktionsbereichen des Unternehmens aktiv an der Erarbeitung beteiligt werden.

3. Schritt zur Erstellung eines QM-Handbuches: Veranstalten Sie einen Workshop

Beginnen Sie mit einem Kick-off-Workshop, der wie folgt strukturiert werden kann:

  • Erläutern Sie die Ziele, die Vorteile und das Konzept eines unternehmensspezifischen QM-Handbuchs.
  • Erfassen Sie die bisherigen Praktiken. Analysieren Sie, welche sich bewährt haben und wo noch Defizite bestehen.
  • Erarbeiten Sie gemeinsam Vorschläge, wie bisherige Verfahrensabläufe zu verbessern und zu optimieren sind. Am besten orientieren Sie sich beim zeitlichen Vorgehen am Gliederungskonzept, das Sie schon vorbereitet haben.

Klären Sie im Meeting auch die Rahmenbedingungen, etwa:

  • Wie soll das QM-Handbuch in Zukunft genutzt werden?
  • Wie verbindlich sind die Vorgaben für wen?
  • Wie und wann wird es aktualisiert und wer ist dafür verantwortlich?

4. Schritt zur Erstellung eines QM-Handbuches: Gemeinsame Erarbeitung der Inhalte im Projektteam

Als Projektleiter des QM-Handbuch-Projektes übernehmen Sie die Federführung für das Verfassen des Handbuchs. Trotzdem können Sie die Redaktion der einzelnen Handbuchabschnitte unter den verantwortlichen Mitarbeitern verteilen. Sie stehen beratend und betreuend zur Seite. Am besten Sie geben ein paar Richtlinien zu Umfang und Aufbau der Teilabschnitte vor.

Beginnen Sie mit der Zusammenstellung der bereits vorhandenen Unterlagen und machen Sie eine Aufstellung der zu überarbeitenden oder bisher fehlenden Unterlagen. Wenn Sie den Workshop moderieren, bitten Sie jemanden, Protokoll zu führen. Diese Notizen helfen Ihnen und dem Team, die Unterlagen des QM-Handbuchs schrittweise zu erarbeiten. Im Verlauf der Arbeiten werden vermutlich weitere Workshops oder Meetings notwendig. Dazu erarbeiten Sie eine lesbare Fassung und verteilen diese rechtzeitig vorher an die Teilnehmer. Erbitten Sie Feedbacks in Form von Ergänzungs- und Änderungsvorschlägen.

Sie brauchen kein Lehrbuch von mehreren hundert Seiten. 20 bis 30 Seiten plus Checklisten genügen schon. Beschränken Sie sich auf die wichtigen Zusammenhänge, die Mindestvorgaben und -regeln. Beim Layout achten Sie auf eine klare Gliederung und eine gute Übersichtlichkeit. Indem Sie auf den Seiten das Druckdatum vermerken, vermeiden Sie, dass die Nutzer mit den verschiedenen Versionen durcheinander kommen. Sie können das Dokument über E-Mail versenden oder über das Unternehmens-Intranet zur Verfügung stellen.

5. Schritt zur Erstellung eines QM-Handbuches: Führen Sie das QM-Handbuch unternehmensweit ein

Sie und Ihr Team haben viel Energie in das QM-Handbuch investiert. Doch wird es im Tagesgeschäft auch angewendet? Dazu ist üblicherweise die offizielle Inkraftsetzung der Geschäftsleitung notwendig. Anschließend müssen Sie auch diejenigen unterrichten, die nicht unmittelbar am QM-Projekt beteiligt waren. Dazu eignet sich eine Veranstaltung zur Einführung des unternehmensweiten QM-Handbuchs. Alternativ können Sie auch Einzelveranstaltungen in den einzelnen Abteilungen machen. Die Einführung des QM-Handbuchs und damit des neuen Qualitätsmanagement-Systems sollte durch entsprechende Schulungen begleitet werden.

6. Schritt zur Erstellung eines QM-Handbuches: Optimieren Sie das QM-Handbuch kontinuierlich

Mit der Erstellung des QM-Handbuchs haben Sie einen wichtigen Schritt nach vorn getan. Doch die Aufgabe ist damit nicht abgeschlossen. Einerseits müssen Sie überwachen, dass tatsächlich alle Mitarbeiter die Vorgaben des QM-Handbuchs einheitlich anwenden; andererseits werden Sie im Laufe der Zeit Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung erkennen. Überprüfen Sie daher nach einer gewissen Zeit (z. B. einem 1/2 Jahr) durch eine umfassende Befragung, in welcher Hinsicht die im Handbuch festgelegten Verfahren und Methoden verbessert oder ergänzt werden können. Ermutigen Sie die Projektmitarbeiter zu Verbesserungsvorschlägen, die in einem weiteren Workshop besprochen werden.

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