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Kaizen: Ordnung schaffen und erhalten mit der 5-S-Methode

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Kaizen: Ordnung

Von Günter Stein,

Manchmal fragen Sie sich, wo Ihre Mitarbeiter gelernt haben, Ordnung zu halten: Wenn wieder mal alle Werkzeuge irgendwo fallen gelassen wurden, die Späne und Schnittreste im ganzen Betrieb herum liegen und jede erdenkliche Ersatzarbeit gefunden wird, Hauptsache man muss nicht aufräumen!

Offensichtlich haben die Japaner eine andere Mentalität, denn in Asien wurde eine Methode entwickelt, die seit 1993 ins Englische übersetzt und seither weltweit von Qualitätsmanagement Beratern erfolgreich trainiert wird: die 5-S-Methode.

Schritt 1 der Kaizen 5 S Methode: Bestimmen Sie einen 5-S-Beauftragten

Nominieren Sie einen respektierten Mitarbeiter, der motivieren kann und mit Ausdauer neue Ideen umsetzt.

Schritt 2 der Kaizen 5 S Methode: Ziele und die 5-S-Methode vorstellen

Dafür eignet sich die nächste Betriebsveranstaltung. Der 5-S-Beauftragte erläutert: „Wir wollen die Effizienz in der Produktion fördern. Dazu brauchen wir keine neue Maschine, sondern nur eine neue Methode – Lernen wir von den Japanern“.

Schritt 3 der Kaizen 5 S Methode: Vorher-Nachher-Effekt nutzen

Jeder Mitarbeiter sucht sich eine „Schmuddelecke“ oder einen Ablageplatz, der als besonders unübersichtlich auffällt.

Hier wird das Ergebnis der Stufe 1 – Seiri – besonders befriedigen und auffallen. Idealerweise ist der Tatort ein unmittelbarer Arbeitsplatz des Mitarbeiters. In der Praxis sind jedoch oft die Stellen besonders zugemüllt, für welche sich bisher niemand verantwortlich fühlte. Falls sich keine Freiwilligen finden, muss hier der 5-S-Beauftragte Leute zuordnen.

Schritt 4 der Kaizen 5 S Methode: Dokumentieren und visualisieren

Nach der Initial-Aufräum-Aktion wird es ernst. Der 5-S-Beauftragte geht zu den jeweiligen Mitarbeitern – auch Mitarbeiter-Gruppen sind möglich – und lässt diese erläutern, welche Ziele sie in Sachen 5 S bis wann erreichen möchten. Außerdem wird erklärt, wie das Team/der einzelne Mitarbeiter dies aufschreibt und gegenüber anderen sichtbar darstellen kann.

Der 5-S-Beauftragte hat dabei folgende Funktionen:

  • Er motiviert.
  • Er gibt praktische Hilfestellung, z.B. mit Formblättern für die Dokumentation, mit dem Aufstellen von Schautafeln oder AuFhängen von Pinnwänden, mit der zur Verfügung gestellten Kamera. (Wie soll es aussehen, wie sah es einmal aus?)
  • Er organisiert Hilfsmittel wie Ordner, Stehpulte, Schränke, Regale, Reinigungswerkzeug, Kleiderhaken, Werkzeug-Schubladen, Beschriftungs-Systeme (z. B. ein Laminiergerät etc.).

Schritt 5 der Kaizen 5 S Methode: Erfolge zeigen und bewerten

Zur Bewertung, ob die Grundprinzipien umgesetzt wurden, empfiehlt sich ein Punkte-System. Für Seiketsu und Shitsuke – Standardisierung und Selbstdisziplin – gibt es die meisten Punkte.

  • Erstellt der Mitarbeiter oder das Team beispielsweise einen Reinigungsplan für eine Anlage, an den man sich selbst regelmäßig hält, gibt es die meisten Punkte.
  • Für die einmalige Einrichtung eines wegweisenden Ordnungssystems gibt es mehr Punkte als für das längst überfällige Abheften von alten Zeichnungen.

Schritt 6 der Kaizen 5 S Methode: Kontrolle

Am schwierigsten ist es, die einmal begonnenen Verbesserungen beizubehalten. Dafür ist es unumgänglich, dass kontrolliert wird. Idealerweise ist dies eine Person aus der Geschäftsführungsebene, die sich von Zeit zu Zeit die laufenden Ziele und erreichten Erfolge zeigen lässt und somit den Mitarbeitern signalisiert, wie wichtig solche Kleinigkeiten wie eine ordentlich beschriftete Werkzeugschublade sind.

Schritt 7 der Kaizen 5 S Methode: Kontinuierliche Verbesserung

Der 5-S-Beauftragte präsentiert Projekte mit besonders hohen Punktzahlen, z. B. auf der nächsten Betriebsveranstaltung.

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