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QM-Dokumentation: So gelingt Ihnen eine papierarme und normkonforme Dokumentation

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Betriebspruefung

Von Günter Stein,

QM muss unterstützen – nicht behindern! Aus Sicht des Benutzers sollten QM-Dokumente schnell und einfach auffindbar, gut lesbar und verständlich sowie unmittelbar an dem Ort verfügbar sein, wo er die betreffende Tätigkeit (z. B. eine Wägung) durchführt.

 

Rein papierbasierte QM-Systeme erfordern einen hohen Verwaltungsaufwand und werden daher in den meisten Unternehmen abgeschafft.

Werden Ihre Betriebsdokumentationen oft verändert, müssen Sie verhindern, dass Ihre Mitarbeiter beispielsweise auf ausgedruckte Ansichtsexemplare zurückgreifen und versehentlich veralterte Vorgänge starten.

Praxis-Tipp: Besser stellen Sie an den Arbeitsplätzen (z. B. an einem Spektrometer) folienkaschierte Kurzanleitungen bereit, die auf die Langform der Arbeitsanweisung im Intranet verweisen und allein Ihrer Lenkung unterliegen. Entfernen Sie Altversionen unbedingt aus dem Intranet.

Wie Sie die effektive Lenkung der QM-Dokumentation sicherstellen

 

Damit die QM-Dokumente sicher gelenkt werden, müssen abgesehen vom Inhalt zahlreiche weitere Informationen verwaltet werden, wie die folgende Grafik zeigt:

QM-Dokumentations-Systeme am Computer: Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten

1. Eigenlösung mit „Bordmitteln“ (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und PDF-Writer bzw. -Reader)

Sie und Ihre Kollegen erstellen die Dokumente mit Hilfe einer Textverarbeitung. Die aktuelle Version wird schreibgeschützt oder als Portable Document File (PDF-Datei) verteilt. Die Dokumente werden über Tabellenkalkulations-Listen verwaltet. Hierzu benötigen Sie keine weiteren Investitionen oder Schulungen.

Nachteilig ist, dass stets 2 Dateien verwaltet werden: die Textdatei und das PDF-Abbild. Auch ist die Methode zeitaufwändig und fehleranfällig.

Bei der Installation von neuen Versionen der Bearbeitungs-Software treten häufig Probleme auf. Hier kann im Zweifel nur ein versierter Informatiker die Weichen für einwandfreie Dokumentation stellen.

Praxis-Tipp: Beachten Sie dies bei einer historischen Dokumentation

Ein Datum in Dateien wirkt Wunder. Haben Sie beispielsweise Ihr Dokument „Anleitung 1548“ am 5. Januar 2009 neu bearbeitet, würde die Datei bestenfalls heißen: Anleitung1548_20090105.pdf. Mit dieser Art der Datumsangabe finden Sie die aktuellste Datei immer in der historischen Liste ganz unten.

2. Elektronisches Dokumentenmanagement-System (EDMS)

Die konsequenteste Lösung bietet ein Client-Server-System mit Editor-(Textbearbeitungs-) und Datenbank-Funktion. Die Struktur der QM-Dokumentation wird in den Konfigurationseinstellungen festgelegt. Anwender schreiben die QM-Dokumente im Editor. Sie werden durch die verschiedenen Versionen geführt (z. B. über Entwurf, Überprüfung, Freigabe usw.). Der Dokumentenfluss wird automatisch protokolliert und die Dokumente werden in der Datenbank abgelegt.

Allerdings entstehen für Sie Investitions- und Pflegekosten der Software sowie Schulungsbedarf. Die Funktionen des Editors sind gegenüber denen einer Textverarbeitung eingeschränkt. Vorab vorhandene Dokumente müssen konvertiert und in die Datenbank eingelesen werden.

Praxis-Tipps:

  • Verwenden Sie weitestgehend elektronische QM-Dokumente.
  • Minimieren Sie die Anzahl der Komponenten (Papier, verschiedene Software) Ihres QM-Dokumentations-Systems und die Anzahl der Schnittstellen innerhalb Ihrer Dokumentations-Prozesse (z. B. Übertragungen von Papier auf Rechner bzw. umgekehrt)
  • Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit und insbesondere auf gute Lesbarkeit elektronischer Dokumente, weil Bildschirme einen deutlich anderen Sicht-Eindruck liefern als Papier-Ausdrucke.

 

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