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Qualitätsmanagement: Die Schwachstellenanalyse als notwendiger Schritt vor Einführung eines QM-Systems

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Qualitätsmanagement

Von Günter Stein,

In der Produktion hat es sich bewährt, zunächst eine Schwachstellenanalyse durchzuführen und dort zu beginnen, wo die Notwendigkeit für Qualitätsverbesserungen am größten ist.

Dabei wird auch festgestellt, ob und inwieweit Ihr Unternehmen bereits die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem erfüllt.

Die Ergebnisse der Schwachstellenanalyse

Indem Sie die Ergebnisse der Ist-Analyse dem Sollzustand und den Unternehmenszielen gegenüberstellen, ermitteln Sie Abweichungen. Diese gewichten Sie nach ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen und legen anschließend die Prioritäten für die Verbesserungen fest. Die Ist-Analyse erhalten Sie, indem Sie Analysen der Prozesse, der Produkte und der Dokumentation durchführen. Als Ergebnis erstellen Sie

  • eine Beschreibung der Schwachstellen und der zugrunde liegenden Ursachen,
  • eine Beschreibung der wahrscheinlichen Auswirkungen sowie
  • eine Übersicht möglicher Verbesserungsmaßnahmen.

Diese Informationen halten Sie in einem Bericht fest, der als Basis für die weitere Einführung und Entwicklung des Qualitätsmanagementsystems genutzt wird. Sie sollten sich klar darüber sein, dass die Erstellung einer Schwachstellenanalyse auch die Bereitschaft und Notwendigkeit zur Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen einschließt.

Schwachstellenanalyse: So gehen Sie vor

Eine Schwachstellenanalyse ermitteln Sie üblicherweise durch Begehungen im Betrieb und Befragungen der Mitarbeiter. Wenn Sie Mitarbeiter befragen, nutzen Sie die folgende Vorgehensweise, die sich bewährt hat:

1. Arbeiten Sie, wenn möglich, mit offenen und nicht mit anonymen Befragungen.

2. Teilen Sie Fragebogen an die Mitarbeiter mit Fristsetzung aus, wann sie ausgefüllt zurückzugeben sind.

3. Werten Sie die Fragebogen aus. Nutzen Sie eine Einteilung der Vorschläge nach ABC-Kriterien wie z. B.:

A. Vorschlag unbedingt beachten,

B. Vorschlag ist beachtenswert,

C. Vorschlag ist weniger beachtenswert.

4. Jetzt fragen Sie nach! Die wichtigsten Anregungen und Vorschläge sollten Sie mit den Mitarbeitern im persönlichen Gespräch konkretisieren.

5. Quantifizieren Sie diese Anregungen und bewerten Sie diese unter Gesichtspunkten von Effektivität und Bedarf an Zeit, Kosten, Personal und weiteren Ressourcen.

6. Bei der Realisierung im Rahmen der Einführung des Qualitätsmanagementsystems beziehen Sie die Mitarbeiter ein, die die Vorschläge gemacht haben. Diese haben meist schon Lösungsansätze parat. Zudem unterstützt dieses Vorgehen die Verantwortungsübernahme der Mitarbeiter.

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