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Rückdelegation – nein danke! So bleibt für Ihre eigene Arbeit wieder mehr Zeit

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Qualität
Urheber: DOC RABE Media | Fotolia

Von Mikko Börkircher,

Die Aufgaben für uns Qualitätsmanager werden mit der Zeit nicht weniger. Lassen Sie es also nicht zu, dass Ihre Mitarbeiter die ihnen übertragenen Aufgaben sowie Verantwortung wieder auf Ihrem Schreibtisch abladen. Mit einfachen Regeln gelingt es Ihnen, die Rückdelegationsquote deutlich zu senken.

Werden Sie hellhörig, wenn sich Ihre Mitarbeiter – und dies in immer kürzer werdenden Abständen – mit der Frage an Sie wenden: „Ich habe ein Problem und was soll ich jetzt tun?“ Möglicherweise glauben Sie in diesem Moment, dass Ihr Mitarbeiter vielleicht aus berechtigtem Grund fragt und Sie das Problem sowieso selbst viel schneller und kompetenter lösen können. Das mag im Einzelfall auch zutreffen, aber, auf Dauer gesehen, wird die Belastung für Sie immer höher und Ihr Mitarbeiter lernt nichts dazu.

Wenn Sie sich nun daranmachen, das Problem zu lösen, hat Ihr Mitarbeiter erfolgreich die Verantwortung an Sie zurückdelegiert. Deshalb: Lehnen Sie Rückdelegation konsequent ab.

So vermeiden Sie Rückdelegation:

Sie ...

... qualifizieren Ihre Mitarbeiter. Es kommt oft vor, dass Mitarbeiter, die rückdelegieren, schlichtweg mit den von Ihnen delegierten Aufgaben überfordert sind:

  • Delegieren Sie „Neuland-Aufgaben“ nur an diejenigen Ihrer Mitarbeiter, die nicht „untergehen“, wenn sie ins „kalte Wasser geworfen“ werden.
  • Generell sollten Sie Ihre Mitarbeiter erst fördern und dann fordern. Qualifizieren Sie Ihre Mitarbeiter und delegieren Sie dann Ihre Aufgaben an sie.

... erklären Ihren Mitarbeitern immer genau die von ihnen zu lösenden Aufgaben.

... vergewissern sich, dass Ihre Mitarbeiter


  • die Aufgaben verstanden haben.

  • über die dafür notwendige Erfahrung und das erforderliche Wissen verfügen.

  • willens sind, die Aufgaben zu erfüllen.

... erziehen Ihre Mitarbeiter konsequent zu eigen- ständigem Denken, indem Sie auf „Hilferufe“ Ihrer Mitarbeiter − nach dem Motto „Was soll ich tun?“−, gezielt mit Gegenfragen reagieren, wie z. B.:


  • „Was würden Sie tun, wenn ich nicht da wäre?“
  • „Wie soll ich wissen, was Sie tun sollen? Haben Sie denn einen Lösungsvorschlag?“

  • „Was sind Ihre Vorschläge, wie man das Problem lösen könnte?“

  • „Welche Befugnis oder Kompetenz benötigen Sie, um die Aufgabe zu lösen?“

... verlangen von Ihren Mitarbeitern einen Lösungsvorschlag. Sie erklären Ihnen beispielsweise: „Sie können mit einem Lösungsvorschlag jederzeit zu mir kommen, aber auch nur dann. Haben Sie eine Lösung gefunden, besprechen wir diese gerne gemeinsam und gegebenenfalls optimieren bzw. arbeiten Sie diese anschließend selbst aus.“

... stellen klar, dass Ihre Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe die Verantwortung übernehmen müssen. ... loben Ihre Mitarbeiter für gute Lösungen.

... vereinbaren mit Ihren Mitarbeitern, dass von Ihnen delegierte Aufgaben – unter bestimmten Voraussetzungen wie Zeitmangel, speziell gefragte Kompetenz o. Ä. – auch an weitere Mitarbeiter unterdelegiert werden dürfen. Sie schaffen eine Art Vertretungslösung.

PRAXISTIPP: Sie achten jedoch darauf, dass die Verantwortung bei demjenigen Ihrer Mitarbeiter bleibt, an den Sie die Aufgabe delegiert haben. Denn dann wird er die ihm übertragene Aufgabe selbst erledigen und/oder korrekt delegieren.

Werden Sie hellhörig, wenn sich Ihre Mitarbeiter – und dies in immer kürzer werdenden Abständen – mit der Frage an Sie wenden: „Ich habe ein Problem und was soll ich jetzt tun?“ Möglicherweise glauben Sie in diesem Moment, dass Ihr Mitarbeiter vielleicht aus berechtigtem Grund fragt und Sie das Problem sowieso selbst viel schneller und kompetenter lösen können. Das mag im Einzelfall auch zutreffen, aber, auf Dauer gesehen, wird die Belastung für Sie immer höher und Ihr Mitarbeiter lernt nichts dazu.

Wenn Sie sich nun daranmachen, das Problem zu lösen, hat Ihr Mitarbeiter erfolgreich die Verantwortung an Sie zurückdelegiert. Deshalb: Lehnen Sie Rückdelegation konsequent ab.

BEACHTEN SIE: Wenn ein Mitarbeiter Sie trotz Unterweisung und Qualifizierungsmaßnahmen immer wieder mit dem Wunsch konfrontiert, unterstützt zu werden, um die bei der delegierten Aufgabe auftretenden Probleme zu lösen, ist er möglicherweise für die ihm übertragenen Aufgaben ungeeignet oder in Einzelfällen sogar unwillig. Betrauen Sie ihn in diesem Fall nur mit Aufgaben, die er auch bewerkstelligen kann. Sprechen Sie zudem mit Ihrer Personalabteilung über Versetzung, Umgruppierung o. Ä. des Mitarbeiters.

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Umgruppierung von Beschäftigten

Eine Umgruppierung liegt vor, wenn Sie Ihren Mitarbeiter aufgrund der Änderung seiner Arbeitsaufgabe in eine andere Entgeltgruppe eingruppieren. Als Umgruppierung zählt darüber hinaus die Korrektur einer irrtümlichen Eingruppierung; dies ist eventuell der Tatsache geschuldet, dass Ihr Mitarbeiter für seine Arbeitsaufgabe trotz Qualifikation nicht geeignet ist. Beachten Sie, dass bei der Umgruppierung die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates gemäß § 99 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zu berücksichtigen sind.

FAZIT: Die Rückdelegation von Aufgaben und der damit verbundenen Verantwortung dürfen weder Sie noch Ihre Führungskollegen akzeptieren. Ihre Mitarbeiter haben die Aufgaben in ihrem Verantwortungsbereich selbst zu lösen, vorausgesetzt, sie verfügen über das dafür notwendige Wissen, haben genügend Erfahrung und wurden umfassend in die jeweilige Aufgabenstellung eingewiesen.

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