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So archivieren Sie Nachweisdokumente fürs Qualitätsmanagement richtig

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Qualitätsmanagement Nachweisdokumente

Von Günter Stein,

Im Qualitätsmanagement arbeiten Sie einerseits mit Dokumenten, die vorgeben, wie eine Arbeit ausgeführt werden soll (Vorgabedokumente). Andererseits entstehen Dokumente, die aufzeichnen, was getan wurde.

Zu diesen Nachweisdokumenten (in der Norm als Aufzeichnungen bezeichnet) gehören:

  • Protokolle von Besprechungen
  • Schichtbuch
  • Prüfprotokolle
  • Laufzettel
  • Audit-Berichte
  • Schulungsnachweise

Zu einem normkonformen QM-System gehört ein Verfahren zur Lenkung von Aufzeichnungen, um diese Nachweise zu archivieren, so dass sie bei Bedarf wiederzufinden sind.

Archivierung wichtig für Haftungsfälle im Qualitätsmanagement

Mit Hilfe von lückenlosen Aufzeichnungen können Sie dann auch im Haftungsfall nachweisen, dass Sie nach dem gültigen aktuellen Stand der Technik gearbeitet haben. Legen Sie in einem dokumentierten Verfahren folgende Punkte fest:

  • Kennzeichnung: Stellen Sie sicher, dass Sie die Prüfnachweise später noch richtig zuordnen können.
  • Aufbewahrungsart und -ort: Sie können die Dokumente in Papierform oder digital aufbewahren. Entscheidend ist, dass sie im Ernstfall lesbar sind.
  • Schutz: Schließen Sie Zerstörungen bei längerer Lagerung aus. Bewahren Sie die Aufzeichnungen zentral und geschützt vor Feuer und Wasser auf.
  • Wiederauffindbarkeit: Um den Überblick zu behalten, tragen Sie die Aufzeichnungen in eine Übersichtsliste ein.
  • Aufbewahrungsfristen: Das Produkthaftungsgesetz und das Finanzamt fordern eine Archivierungsdauer von 10 Jahren, das Bürgerliche Gesetzbuch sogar von bis zu 30 Jahren.

 

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