Wie Sie Ihren Computer absetzen und Steuern sparen

Wie Sie die Anschaffungskosten für den Computer absetzen oder abschreiben

Es ist egal, wo sich der Computer befindet. Sie können den Computer absetzen, wenn er in einem gemieteten Büro, in einem Laden, in einer Werkstatt, in Ihrem Homeoffice oder in Ihrem privaten Wohnzimmer steht.

Die Anschaffungskosten für Ihren Computer schreiben Sie laut der amtlichen AfA-Tabelle monatsgenau über 3 Jahre ab.

Ziehen Sie Vorsteuer ab, legen Sie die Netto-Beträge zu Grunde, die ausgewiesene Umsatzsteuer holen Sie sich bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung wieder zurück. Wenn Sie keine Vorsteuer abziehen, schreiben Sie die Brutto-Beträge ab.

Kosten für Installationen sind Anschaffungsnebenkosten. Schreiben Sie diese mit den eigentlichen Anschaffungskosten zusammen ab.

Computer absetzen oder abschreiben: Kosten liegen zwischen  150,00 – 1.000,00

Liegen die Anschaffungskosten zwischen 150,00 – 1.000,00 Euro gibt es seit dem 01.01.08 die  Pool-Abschreibung. In einem Pool werden alle Anschaffungen zwischen 150,00 – 1.000 Euro zusammen über 5 Jahre mit 20% abgeschrieben. 

Allerdings machen die Anschaffungskosten für den Computer nicht allein die Festplatte aus. Das Finanzamt betrachtet alle Peripheriegeräte, die nur zusammen mit dem Computer genutzt werden können, als wesentliche Bestandteile des Computers. Dazu zählen Monitor, Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Modem oder Verbindungskabel. Alle Teile, die Sie nicht ohne den Computer nutzen können, müssen Sie zusammen mit dem Computer abschreiben.

Eine Ausnahme bilden übrigens Multifunktionsgeräte, wenn Sie zum Beispiel den Drucker zusätzlich als Fax oder Kopierer nutzen können.

Wie Sie Reparaturen oder Erweiterungen handhaben

Kosten für den Computer absetzen oder abschreiben wird schwierig, wenn ein Teil kaputt geht, das auf der Rechnung nicht extra ausgewiesen ist, wie zum Beispiel der Monitor. Dann müssen Sie den Restwert nachträglich ermitteln, bzw. schätzen. Es ist ratsam, dass Sie sich eine Rechnung ausstellen lassen, die die Einzelposten separat ausweist.

Ihren Computer schreiben Sie über 3 Jahre ab. Für diesen Zeitraum gilt für den Computer sowie die Peripheriegeräte bei Reparaturen und Erweiterungen Folgendes:

Reparaturen: Reparaturen sind Erhaltungsaufwand. Diese Kosten können Sie sofort für Ihren Computer absetzen. Das gilt für den Arbeitslohn sowie Ersatzteile.

Modernisierung: Dient eine Aufrüstung nur dem Zweck, auf dem aktuellen Stand der Technik zu bleiben, können Sie diese Ausgaben sofort als Kosten für den Computer absetzen. Eine Speicheraufrüstung würde zum Beispiel in diesen Bereich fallen.

Aufrüstung: Aktualisieren Sie nicht nur den Stand der Technik, sondern werten Ihren Computer auf, müssen Sie nachträgliche Anschaffungskosten ansetzen. Das gilt zum Beispiel für den Einbau eines DVD-Brenners oder einer 2. Festplatte. Sie müssen dann den Buchwert des Computers im betreffenden Monat um die Kosten für die Aufrüstung erhöhen. Anschließend schreiben Sie die Kosten zusammen mit denen für den Computer über die Restnutzungsdauer ab.

Wie Sie Software für den Computer absetzen

Software gilt als eigenständiges, immaterielles Wirtschaftsgut. Es ist richtig, dass die Software nur zusammen mit dem Computer funktioniert. Eine Software zählt jedoch nicht zu den Bestandteilen der Hardware und wird daher steuerlich gesondert behandelt. Beachten Sie aber, dass dies nur zutrifft, wenn die Software in der Rechnung mit einem Einzelpreis ausgewiesen ist.

Kaufen Sie allerdings ein sogenanntes Bundling, also eine Software mit Computer im Paketpreis, werden Software und Hardware doch als Einheit behandelt. Sie schreiben Software und Computer über die übliche Nutzungsdauer ab. Ansonsten gelten für die Software gesonderte Regeln, wie Sie diese Kosten für den Computer absetzen oder abschreiben. Da die Grenze für die geringwertigen Wirtschaftsgüter seit 2008 auf 150 Euro herabgesetzt wurde, fallen die Kosten meistens in die Pool-Abschreibung. Es gibt jedoch Unterschiede, wann Sie die Kosten sofort für den Computer absetzen können oder mit der Pool-Abschreibung abschreiben müssen.

Programme für den Computer absetzen oder abschreiben können Sie, wenn Sie damit Ihren Computer im Betriebsvermögen ans Laufen bringen. Dazu zählt zum Beispiel System-Software wie Windows Vista.

Außerdem können Sie Programme für den Computer absetzen oder abschreiben, die Sie für Ihre betriebliche Tätigkeit benötigen, zum Beispiel Anwendungssoftware wie Office-, Buchführungs- oder Grafik-Programme sowie Anti-Viren-Software. In den meisten Fällen schreiben Sie Software über die Pool-Abschreibung ab.

Updates und Upgrades für einen Computer absetzen oder abschreiben

Software-Updates, die keine neuen Programme beinhalten, behandeln Sie wie eine Wartung oder eine Reparatur an einem Wirtschaftsgut. Sie können diese Kosten sofort für den Computer absetzen.

Ein Software Upgrade ist hingegen eine Umstellung auf eine aufwendigere Software-Version mit einem erweiterten Leistungsumfang. Diese Kosten behandeln Sie als Anschaffung eines neuen, immateriellen Wirtschaftsgutes. Sie schreiben den Wert zusammen mit den Anschaffungskosten Ihres Computers ab.

Wie Sie die Kosten für Ihren Internet-Zugang absetzen

Alle laufenden Kosten, die entstehen, wenn Sie einen für Ihren Betrieb angeschafften Computer nutzen, sind Betriebsausgaben. Sie können diese Kosten sofort für den Computer absetzen. Zu den Kosten, die Sie sofort für den Computer absetzen, zählen auch die Kosten für den Online-Anschluss. Es ist also möglich, Grundgebühren, Verbindungsentgelte oder Flatrates abzusetzen.

Es ist leider jedoch so, dass Sie als Unternehmer einen Teil der Online-Kosten für Ihre private Nutzung versteuern müssen. Später in dieser Serie erfahren Sie noch mehr dazu. Das gilt auch, wenn Ihr Computer in rein betrieblichen Räumlichkeiten steht, also getrennt von Ihrer Privatwohnung.

Anderes sieht es aus, wenn ein Mitarbeiter Ihren Computer für das Internet nutzt. Gehört der Computer zu Ihrem Betriebsvermögen, ist sogar das private Surfen im Internet der Mitarbeiter steuer- und auch sozialabgabenfrei. Die rechtliche Grundlage dazu bildet §3 Nr. 45 EStG.

Achten Sie auf die GEZ-Gebühr

Denken Sie daran, dass Sie für geschäftlich genutzte, internetfähige Computer eine Rundfunkgebühr bezahlen müssen. Diese ist an die GEZ zu entrichten. Die Gebühr entfällt, wenn Sie für Ihren Betrieb, beziehungsweise dieselbe Betriebsstätte, ein weiteres Rundfunkgerät oder ein Autoradio betrieblich angemeldet haben. Die GEZ-Gebühr wird für die geschäftliche Internet-Nutzung erhoben. Deshalb können Sie diese Kosten als Betriebsausgabe für den Computer absetzen.

Wie Sie Ihre private Nutzung versteuern

Damit Sie die Kosten für Ihren Computer absetzen können, machen Sie diese als Betriebsausgaben geltend. Viele Unternehmer nutzen den Computer erfahrungsgemäß zusätzlich auch privat. Deshalb möchte der Fiskus, dass Sie überprüfen, wie hoch der private Anteil der Nutzung ist. Diesen Teil müssen Sie im Nachhinein wieder versteuern.

Ermitteln Sie dazu den privaten Kostenanteil und führen diesen als Privatentnahme unter Ihren Einnahmen auf. Die korrekte Bezeichnung ist eine „sonstige Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahme“. Falls Sie zum Abzug von Vorsteuer berechtigt sind, müssen Sie auf die Privatentnahme zusätzlich Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen.

Sie nutzen den Computer fast ausschließlich betrieblich

Nutzen Sie Ihren Computer mindestens 90 Prozent betrieblich, dürfen Sie die Kosten vollständig für den Computer absetzen. Das bedeutet, dass Sie keine Privatentnahme ansetzen müssen. Eine fast ausschließliche betriebliche Nutzung wird bei Computern akzeptiert, wenn diese in separaten Betriebsräumen, getrennt vom privaten Bereich, stehen.

Falls Sie ein Home-Office betreiben, müssen Sie hingegen dem Finanzamt glaubhaft beweisen, dass Sie Ihren Computer nur geschäftlich nutzen. Gute Chancen haben Sie, wenn Sie ausschließlich von zu Hause selbstständig arbeiten, also keinen weiteren Computer betrieblich nutzen und wenn Sie einen Computer für Ihre Tätigkeit benötigen. Ansonsten werden Sie einen weiteren, privaten Computer nachweisen müssen, mit dem Sie oder Ihre Familie zum Beispiel privat im Internet surfen können.

Internetkosten

Wenn das Finanzamt anerkennt, dass Sie Ihren Computer zu mindestens 90 Prozent betrieblich nutzen, wird in der Regel auch keine Versteuerung eines Privatanteils an den Internet-Kosten verlangt. Allerdings sind diese Kosten häufig an Ihre Telefonrechnung gekoppelt und den privaten Anteil Ihrer Telefonkosten müssen sich versteuern. Daraus ergibt sich ein mühsames Auseinanderrechnen. Machen Sie es sich leichter. Schätzen Sie Ihre Kosten für die private Internet- und Telefonnutzung mit einem bestimmten Prozentsatz der Telekommunikationsrechnung.

Sie nutzen Ihren Computer mehr als 10% privat!

In vielen Fällen können Unternehmer eine fast ausschließliche betriebliche Nutzung des Computers dem Finanzamt nicht glaubhaft machen. Das Finanzamt nimmt an, dass der Computer in einem Home-Office oder in einer Arbeitsecke zu Hause auch privat genutzt wird, obwohl der Computer dem Betriebsvermögen zuordnet ist. Damit Sie die Kosten für den Computer absetzen können, müssen Sie den Anteil der Privatnutzung schätzen.

Hinzu kommt, dass Sie einen Anteil Ihrer Hard- und Software-Kosten als Privatentnahme ansetzen müssen. Gegebenenfalls kommt die Umsatzsteuer noch hinzu. Um einen Streit über den konkreten Umfang der betrieblichen Nutzung zu vermeiden, gilt Folgendes:

Sie gehen davon aus, dass Sie Ihren Computer zur Hälfte privat und zur Hälfte betrieblich nutzen. Sie setzen also 50 Prozent der betrieblich abgesetzten Kosten für den Computer als Privatentnahme an. Möchten Sie von dieser Aufteilung abweichen, müssen Sie dem Finanzamt wiederum Beweise bieten. Vorstellbar ist, dass Sie zum Beispiel über drei Monate eine Art Computer-Fahrtenbuch führen. Listen Sie genau auf, wann Sie den Computer betrieblich, beziehungsweise privat nutzen. Eventuell können Sie so mehr Kosten für den Computer absetzen.

Wie Sie Online- und Telefonkosten aufteilen.

Egal, wie hoch der private Anteil der Nutzung Ihres Computers ist, die Privatnutzung des Internets und des Telefons müssen Sie auf jeden Fall versteuern. Die Vorgehensweise ist genauso wie bei der fast ausschließlich betrieblichen Nutzung. Setzen Sie die Privatentnahme mit einem bestimmten Prozentsatz der Telekommunikationsrechnung an.

Schenken Sie dem Fiskus kein Geld. Die Arbeit am Computer ist für die meisten Unternehmer inzwischen selbstverständlich. Deshalb können Sie die Kosten für den Computer absetzen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, weil Sie Geld und Steuern sparen können.