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Dienstwagen: Regeln Sie die private Nutzung!

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Steuer Abschreibung

Von Midia Nuri,

Nutzt Ihr Mitarbeiter den Dienstwagen privat, obwohl Sie das nicht vereinbart oder sogar ausdrücklich verboten haben, können Sie zunächst mit Abmahnungen und im Wiederholungsfall mit einer Kündigung reagieren.Beispiel: Sportwagen als Einkaufswagen

Beispiel: Sportwagen als Einkaufswagen

Sie haben alle Außendienstmitarbeiter Ihres Computerservices mit Sportwagen ausgestattet. Der Wagen Ihres Mitarbeiters Detlef Z. weist einen deutlich höheren Kilometerstand auf als die anderen. Auf Ihre Frage gibt er zu, dass er ab und zu Einkäufe mit dem Wagen erledige. Er meint, das mache doch nichts. Sie möchten den teuren Wagen aber keinem größeren Risiko aussetzen als unbedingt nötig.

Folge: Wenn Sie die private Nutzung im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich gestattet haben, sind solche Einkaufsfahrten nicht erlaubt. Die private Nutzungsmöglichkeit muss vertraglich vereinbart werden. Andernfalls darf der Wagen nur zu dienstlichen Zwecken eingesetzt werden. Sie können Detlef Z. die außerdienstlichen Fahrten ganz verbieten. Dann haben Sie aber das Problem, wie Sie die Einhaltung Ihres Verbots kontrollieren.

Abschreibung: Darauf müssen Sie bei privater Nutzung von Dienstwagen achten

Als Arbeitgeber ändert sich nichts an Ihrem Vorsteuerabzug, wenn Ihr Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen darf. Der Dienstwagen bleibt weiterhin ausschließlich unternehmerisch genutzt. Daher können Sie, wenn Sie die Kosten des Dienstwagens allein tragen, den Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten und den Unterhaltskosten in voller Höhe in Anspruch nehmen. Veräußerung und Entnahme von Dienstwagen unterliegen dann der Umsatzsteuer (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 29.5.2000, IV D 1 – S 7303 b – 4/00).

Wichtiger Hinweis!

Für Ihren Mitarbeiter ist die private Nutzung des Dienstwagens Gehaltsbestandteil und damit ein Arbeitseinkommen, das er versteuern muss. Als Sachbezug unterliegt die Nutzung der Einkommenssteuer. In der Dienstwagenvereinbarung sollten Sie deswegen ausdrücklich festlegen, dass Ihr Mitarbeiter die Steuern für den privaten Nutzen selbst zu tragen und abzuführen hat. Damit schließen Sie Steuerforderungen für Ihren Betrieb aus, wenn Ihr Mitarbeiter die private Nutzungsmöglichkeit bei der Steuererklärung nicht angibt.

Abschreibung: Beteiligen Sie Ihren Mitarbeiter an den Kosten für den Dienstwagen

Darf der Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen, können Sie ihn vertraglich verpflichten, sich an den Anschaffungs- und Unterhaltskosten zu beteiligen. Zum einen haben Sie die Möglichkeit, den anteiligen Zuschuss Ihres Mitarbeiters durch einen festen Betrag zu bestimmen, zum anderen können Sie diesen Zuschuss prozentual anhand der Fahrtleistung für dienstliche oder private Zwecke gemäß dem Fahrtenbuch bemessen. Der Zuschuss verringert die Steuerlast Ihres Mitarbeiters.

Erlauben Sie die private Nutzung, hat das für Sie weitere Vorteile: Sie benötigen auf Ihrem Betriebsgelände keine Abstellplätze und keine Überwachungsanlagen. Auch die Verwaltung der Dienstwagen entfällt.

Abschreibung: Nachteile der privaten Nutzung von Dienstwagen

Die Erlaubnis zur privaten Nutzung hat für Sie aber auch Nachteile. Den Dienstwagen können Sie Ihrem Mitarbeiter nicht ohne weiteres entziehen, wenn er innerhalb des Entgeltfortzahlungszeitraums arbeitsunfähig oder freigestellt wird. Denn die private Nutzungsmöglichkeit ist Bestandteil des an Ihren Mitarbeiter weiterzuzahlenden Gehalts.

Ein weiterer Nachteil für Sie ist, dass bei Ruhegeld und Karenzentschädigungen der private Nutzen zu berücksichtigen ist. Berechnet sich die Alterssicherung Ihres Mitarbeiters aus seinem letzten Gehalt, müssen Sie die geldwerten Vorteile der privaten Nutzung eines Dienstwagens auf das Gehalt aufschlagen und daraus das Ruhegeld berechnen. Dasselbe gilt bei einer Karenzentschädigung, wenn Sie mit einem Mitarbeiter ein Wettbewerbsverbot vereinbart haben.

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