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Gute Mitarbeiter gezielt fördern: Vorsicht bei diesen beiden teuren Lohnsteuer-Fallen

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Fortbildung
Urheber: contrastwerkstatt | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens müssen quer durch alle Abteilungen immer auf dem neuesten Stand der Technik, der Marktentwicklung, des Rechnungswesens und, und, und ... sein. Nur dann können sie in ihrem Aufgabenbereich tätig sein und Verantwortung übernehmen. Und auch nur dann wird Ihr Unternehmen auf Dauer erfolgreich sein.

Viele Unternehmen legen deshalb großen Wert darauf, die Aus- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter finanziell stark zu fördern. Manche veranstalten hausinterne Fortbildungsmaßnahmen. Andere fördern die Fortbildung von Mitarbeitern gezielt dadurch, dass sie deren Kosten für Seminare und Lehrgänge ganz oder teilweise erstatten.

Für Sie als Steuerverantwortlichen ist die Erstattung von Fortbildungsmaßnahmen ein gefährliches Terrain: Bei Lohnsteuer-Außenprüfungen zeigt sich immer wieder, dass Kosten steuerfrei erstattet werden, obwohl es sich bei den Zahlungen in Wirklichkeit um Arbeits lohn handelt. Wie Sie in 2 typischen Alltagsfällen stets betriebsprüfungssicher vorgehen, zeigt die folgende Klarstellung:

Fortbildungskosten steuerfrei erstatten: So sind Sie unangreifbar

1. Falle: Kein überwiegendes betriebliches Interesse

Bewertung durch das Finanzamt: Kostenerstattungen für Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen des Mitarbeiters sind kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, sondern steuerfreie Leistungen, wenn die Bildungsmaßnahmen die Einsatzfähigkeit des Mitarbeiters im Betrieb erhöhen soll. Bei mehrtägigen Seminaren prüfen Finanzämter und Finanzgerichte besonders penibel, ob die Voraussetzungen für eine steuerliche Anerkennung vorliegen.

So handeln Sie betriebsprüfungssicher: Achten Sie bei der Auswahl von Seminaren für Ihre Mitarbeiter darauf, dass die fachliche Fortbildung absolute Priorität hat. Weisen Sie dies durch einen lückenlosen Seminarplan und individuelle Teilnahmebestätigungen nach, die Sie z. B. an die Rechnung des Seminar - veranstalters heften. Dass der Besuch von Seminaren und Lehrgängen auf die Arbeitszeit angerechnet wird, ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung.

2. Falle: Verzicht auf die Rückzahlung eines Darlehens

Bewertung durch das Finanzamt: Viele Firmen stellen ihren Mitarbeitern Darlehen zur Verfügung, damit sie die Teilnahme leichter finanzieren können. Wenn Ihr Unternehmen versucht, die Mitarbeiter über ein solches Darlehen länger an sich zu binden, indem es nur zurückgezahlt werden muss, wenn der Mitarbeiter vor Ablauf von z. B. 5 Jahren seit Beendigung der Fortbildungsmaßnahme kündigt, gilt Folgendes: Das Darlehen darf nicht lohnsteuerfrei ausgezahlt werden.

So handeln Sie betriebsprüfungssicher: Diese Lohnsteuerfalle können Sie elegant umgehen, indem Ihr Unternehmen von vornherein die Kosten für die Fortbildungsmaßnahme übernimmt und dafür vom Veranstalter eine an das Unternehmen adressierte Rechnung erhält. Die ist dann in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig. Und: Die Vereinbarung mit dem Mitarbeiter über die Erstattung dieser Kosten für den Fall seiner vorzeitigen Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist nun möglich, ohne dass Lohnsteuer anfällt.

Formulierungsbeispiel zur Erstattung von Fortbildungskosten

(1) Der … (Name des Arbeitgebers) übernimmt die für … (Bezeichnung der Fortbildung) anfallenden Ausbildungs-, Unterbringungs- und Reisekosten.

(2) Als Gegenleistung für die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber verpflichtet sich … (Name des/der Arbeitnehmers/in), nach Ende der Ausbildung/Fortbildung mindestens 3 Jahre für den Arbeitgeber tätig zu sein.

(3) Scheidet der Arbeitnehmer auf Grund eigenen Verschuldens, insbesondere auf Grund einer Eigenkündigung oder einer verhaltensbedingten Kündigung des Arbeitgebers, oder auf eigenen Wunsch innerhalb von 3 Jahren nach dem Ende der Ausbildung aus dem Arbeitsverhältnis aus, sind sämtliche für die Ausbildung angefallenen Kosten zu erstatten: Die Erstattungspflicht des Mitarbeiters vermindert sich jedoch für jeden vollen Monat, den er nach Beendigung der Ausbildung/Fortbildung für den Arbeitgeber tätig gewesen ist, um...

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