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Keine Quittung? – Den Betriebsausgabenabzug rettet der Eigenbeleg

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Betriebsausgabenabzug
Urheber: Andrey Popov | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Sie haben gerade etwas für den Betrieb gekauft, aber den Beleg aus Versehen mit der Verpackung weggeworfen. Das ist ärgerlich, aber nur halb so dramatisch, wie viele vielleicht denken. Denn: In solchen Fällen können Sie den Beleg selbst schreiben und den steuerlichen Abzug Ihrer Ausgabe retten.

Sie schreiben für den verlorenen Beleg einfach selbst alle Details auf und nehmen ihn zu Ihrer Buchhaltung wie alle normalen Rechnungen und Quittungen.

Das Finanzamt muss ihn anerkennen, wenn die Ausgaben betrieblich notwendig und der Höhe nach glaubhaft sind und der Beleg die folgenden Angaben enthält:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Datum der Aufwendung

  • Bezeichnung der Aufwendung
  • ggf. ergänzende Angaben, z. B. Start-, Zielort, Kilometerstand bei Parkgebühr
  • Betrag, ggf. Einzelbeträge, unter Angabe des Umsatzsteuersatzes
  • Begründung für die Betragshöhe, soweit möglich (z. B. durch Händlerpreisliste)
  • Grund für die Belegerstellung (z. B. „Verlust der Quittung“, „Automat erstellt keinen Beleg“)
  • Datum der Belegausstellung I eigene Unterschrift

 

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Beispiel für einen Eigenbeleg

Zahlungsempfänger: Sprint-Taxi, Janshof, 50321 Brühl

Datum der Zahlung: 2.1.2016


Art der Leistung/Lieferung: Geschäftsreise nach Berlin, Taxifahrt von Brühl zum Flughafen Köln

Entstandene Kosten: 63,70 €


Grund für den Eigenbeleg: Die Taxiquittung ging verloren

Hinweis zum Vorsteuerabzug: Aus den Taxikosten wurde keine Vorsteuer gezogen.

Datum der Ausstellung des Belegs: 5.1.2016

Unterschrift

 

Achtung! Vorsteuer dürfen Sie aus den Kosten, die durch einen Eigenbeleg nachgewiesen werden, nicht ziehen. Der Grund: Zwar ist in den nachgewiesenen Kosten Umsatzsteuer enthalten, es fehlt jedoch an einer ordnungsgemäßen Rechnung. 

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