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Kosten für Software im Visier des Finanzamts: Profitieren Sie jetzt von allen Steuervorteilen!

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Software-System
Urheber: REDPIXEL | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Wenn Ihr Unternehmen ein Software-System erworben hat, können Sie schon fast sicher sein, dass die steuerliche Berücksichtigung der Investitionskosten bei der nächsten Betriebsprüfung einen Schwerpunkt bildet.

Immer wieder kommt es mit dem Finanzamt zu Diskussionen darüber, ob es sich im konkreten Einzelfall um

  • eine Neuanschaffung handelt, die lediglich im Wege der Abschreibung berücksichtigungsfähig ist, oder ob  
  • Wartungskosten vorliegen, die Sie sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben ansetzen können.

Wann es sich um eine Neuanschaffung handelt

Eine Neuanschaffung liegt bei einer tief greifenden Überarbeitung einer bisherigen Programmversion vor (sogenannter Generationswechsel). Dann sind diese Aufwendungen als Anschaffungskosten eines neuen Wirtschaftsgutes zu erfassen. Das ist unter folgenden Voraussetzungen der Fall:

  1. Vergabe einer neuen Lizenz,
  2. Funktionserweiterung der Software oder
  3. Notwendigkeit einer Datenmigration auf die neue Programmversion.

Achtung: 

  • Wird die Software nach ihrer erstmaligen Installation lediglich der neusten Entwicklung eines bestehenden Systems angepasst, handelt es sich bei den dadurch entstehenden Kosten um Erhaltungsaufwand und damit um sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.
  • Kommen dagegen neue zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten der Software hinzu und wird die bisherige Software aufgrund der bisherigen Lizenz weitergenutzt, sind Ihre Aufwendungen für die neue Lizenz nachträgliche Anschaffungskosten.

Alt gegen Neu: Ein Fall für die Teilwertabschreibung

Wird die alte Lizenz durch eine neue ersetzt, kommen Teilwertabschreibungen in Betracht. Maßgeblich für die Höhe der Teilwertabschreibung ist der rechnerische Anteil der Ursprungslizenz, der im Restbuchwert des Software-Systems enthalten ist.

Etwaige Preisnachlässe auf die Anschaffungskosten, die Ihnen Ihr Vertragspartner einräumt, weil sie bereits die Vorgängerversion der Software nutzen, werden nicht berücksichtigt. Wenn Sie den Teilwert des neuen Softwaresystems ermitteln, gilt Folgendes: Preisnachlässe, die aufgrund der Nutzung der Vorgängerversion vom Softwareanbieter auf die Anschaffungskosten gewährt werden, sind nicht mindernd zu berücksichtigen.

Die Summe aus dem Buchwert der alten Lizenz und den neuen Anschaffungskosten stellen Sie dem so ermittelten Teilwert gegenüber. Die Differenz ergibt die vorzunehmende Teilwertabschreibung.

Worauf es speziell beim Erwerb von ERP-Software ankommt

Bei der ERP-Software (Enterprise Resource Planning) handelt es sich um ein Software-System, das der Optimierung von Geschäftsprozessen dient und die Basisdaten für die FiBu und das Controlling liefert. Diese Software erleichtert es spürbar, verschiedene Unternehmensaktivitäten zu integrieren und zu steuern.

Voraussetzung ist allerdings, dass diese Software den branchen- und unternehmensspezifischen Erfordernissen angepasst wurde. Typische Funktionsbereiche sind z. B.: Beschaffung, Controlling, Disposition, Fertigung, Lagerhaltung, Logistik, Marketing, Verkauf, Rechnungswesen, Stammdatenverwaltung.

Alle Module zusammen sind ein Wirtschaftsgut

Die ERP-Software ist ein aktivierungspflichtiges immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Wegen des einheitlichen Nutzungs- und Funktionszusammenhangs bilden alle Module zusammen ein Wirtschaftsgut.

Das gilt auch dann, wenn Sie einzelne Module zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder von verschiedenen Herstellern erwerben.

Ausnahme: Sie weisen nach, dass Sie einzelne Module nicht in das Gesamtsystem zur Steuerung der Geschäftsprozesse integriert haben und diese deshalb selbstständig nutzbar sind.

Der Erwerb der ERP-Software ist ein aktivierungspflichtiger Anschaffungsvorgang. Das gilt auch dann, wenn Sie dieses Softwaresystem ganz oder teilweise von Ihren eigenen Mitarbeitern installieren und betriebsbereit machen lassen. Denn dadurch wird die ERP-Software nicht zu einer Individualsoftware.

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Investitonen in ERP-Systeme: Wie sich einzelne Kostenpositionen steuerlich auswirken

Planungskosten

Dazu zählen die Aufwendungen für die Analyse der Geschäftsprozesse; sie ist die notwendige Vorstufe für die Einführung einer ERP-Software. Es handelt sich um Anschaffungsnebenkosten, soweit sie in direktem Zusammenhang mit dem anzuschaffenden Software-System stehen und nach der Kaufentscheidung anfallen.

Implementierungskosten

Diese Kosten unterteilen sich in Aufwendungen für Customizing, Modifications (Programmänderung) und Extensions (Programmerweiterung) und sind Anschaffungsnebenkosten. Mit Customizing ist die Anpassung an die Struktur des Unternehmens und die Organisationsabläufe ohne Programmierung gemeint.

Eigenleistungen

Eigenleistungen, die mit der Anschaffung und Implementierung in unmittelbarem Zusammenhang stehen und diesen einzeln unmittelbar zugeordnet werden können, sind Anschaffungsnebenkosten. Beispiele:


  • Kosten für die Installation sowie den hierdurch verursachten Personalaufwand 
  • weitere innerbetriebliche Personalkosten (Aufwendungen für die Schulung der eigenen Mitarbeiter für die Unterstützung der Durchführung und Mitgestaltung notwendiger Programmänderungen)
  • Raumkosten, Reisekosten

Nachträglich entstehende Aufwendungen

Wird das vorhandene Software-System durch nachträglich angeschaffte Module erweitert, handelt es sich um nachträgliche Anschaffungskosten des Software-Systems. Gleiches gilt für den Erwerb von weiteren Nutzungsrechten für zusätzliche Benutzer.

Wartungskosten

Diese Kosten können als Erhaltungsaufwand behandelt werden. Das gilt auch bei der Lieferung von Weiterentwicklungen und Verbesserungen der Software im Rahmen von Updates, Versions- oder Releasewechseln. Ausnahme: In den Wartungskosten ist ein verdeckter Kaufpreis enthalten.

Piloteinsätze

Hier wird das Software-System bereits überwiegend für Zwecke der betrieblichen Leistungserstellung eingesetzt. Es handelt sich deshalb um Kosten des laufenden Betriebs und damit um sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.

Datenmigration

Aufwendungen für die Übernahme von Daten (z. B. Kunden- und Lieferantenstammdaten) aus Alt- oder Vorgängersystemen (Datenmigration) sind sofort als Betriebsausgaben abziehbar.

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