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So machen Sie Ihren Sommerurlaub zur Geschäftsreise

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Geschäftsreise
Urheber: nmann77 | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Die schönsten Tage im Jahr sind für Selbstständige oftmals knapp bemessen. Erholung wird somit fast zur Mangelware. Allein schon aus zeitlichen Gründen ist es vorteilhaft, Geschäftsreisen mit einigen Erholungstagen aufzuwerten. Wenn Sie sich dabei geschickt verhalten, spielt sogar der Fiskus mit.

Früher war die Verbindung von Urlaub mit Geschäftsreisen schwierig: Der Betriebsausgabenabzug von Reisekosten wurde in der Regel komplett gestrichen, sobald der Selbstständige seine betrieblich veranlasste Reise mit ein wenig Urlaub verband. Heute ist glücklicherweise genau diese Verpaarung des Nützlichen mit dem Angenehmen möglich – sogar mit dem Segen der Finanzgerichte.

Dieser Fall wurde verhandelt

Eine Schriftstellerin hatte mit ihrem Lebensgefährten eine 23-tägige Reise nach Australien und Neuseeland unternommen. Dort verbrachte sie zur Recherche für ihren neuen Roman 4 Tage in einem Stadtarchiv. Die Kosten für diesen Part der Reise brachte sie in Abzug. Was das Finanzamt zunächst verweigerte, machte der Bundesfinanzhof möglich: Die anteiligen Reisekosten für diese 4 Tage durfte die Schriftstellerin als Betriebsausgabe geltend machen (Beschluss vom 24.8.2012, Az. III B 21/12).

Trennen Sie berufliche und Freizeitaktivitäten

Wenn auch Sie Ihren Urlaub 2016 nach diesem Muster mit Geschäftsreisen verbinden wollen, zeigt das Beispiel unten, wie viel Ersparnis möglich ist. Beachten Sie jedoch diese Punkte, es erspart Ihnen Ärger mit dem Finanzamt:

  • Die Reisekosten müssen sich möglichst klar einem beruflichen und einem privaten Teil zuordnen lassen.
  • Führen Sie bei gemischten Reisen am besten eine Art Tagebuch, mit dem Sie dokumentieren, wie hoch die jeweiligen Zeitanteile ausfallen.
  • Belegen Sie berufliche Anteile genau. Beispiel: Besprechungsnotizen beim Meeting, Zeitplan eines Seminars, Teilnahmebestätigung etc.

Lassen sich Kosten nicht eindeutig in einen beruflichen und einen privaten Anteil aufteilen, entfällt der Betriebsausgabenabzug.

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Beispiel: Sie unternehmen mit einem Kunden eine einwöchige Golfreise. Oder Sie mieten eine Segelyacht und starten einen Törn, um die Beziehung zu einem wichtigen Kunden zu vertiefen.

Auch wenn viel über Berufliches gesprochen wird: Die Kosten für solche Unternehmungen werden mit Sicherheit noch nicht einmal teilweise als Betriebsausgabe anerkannt, weil sich in solchen Fällen betriebliche und private Veranlassung nicht trennen lässt und das Finanzamt davon ausgeht, dass der Freizeitspaß im Vordergrund stand.

Beispiel-Rechnung: Geschäfts- mit Privatreise verbinden

Sie fahren mit Ihrem Privatwagen von Köln nach Hamburg, um sich dort mit Geschäftsfreunden zu treffen. Anreise: Mittwoch. Abreise: Dienstag. Die Verhandlungen dauern 3 Tage, also bis einschließlich Freitag. Den Samstag, Sonntag und Montag hängen Sie privat als verlängertes Urlaubswochenende an die Geschäftsreise an. Somit bietet sich eine 50 : 50-Aufteilung der Kosten.

Als Reisekosten können Sie die Fahrtkosten für die Strecke Köln – Hamburg – Köln ansetzen. Das sind im Beispiel:

422 km × 0,30 € × 2 = 253,20 €

davon 50 %: 126,60 €

Übernachtungskosten für den Aufenthalt in Hamburg, z. B.: 400,00 €

Verpflegungsmehraufwand (1 × 12 €/Anreisetag und 2 × 24 €/2 volle Tage): 60,00 €

Steuerlich als Betriebsausgaben absetzbar: 586,60 €

Steuerersparnis bei z. B. 30 % Steuersatz: 175,98 €

Ihr Partner darf Sie auf Geschäftsreisen begleiten

Eine weitere Möglichkeit, das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden, ist, den Lebenspartner mit auf Reisen zu nehmen – nach einem höchstrichterlichen Urteil ohne Probleme in steuerlicher Hinsicht zu riskieren.

Beispiel: Sie haben innerhalb zweier Tage Geschäftstermine in Hamburg. Ihr Mann möchte gern mitkommen und sich in Ruhe das Modellbahn-Wunderland ansehen, während Sie tapfer in Besprechungen sitzen.

Was sagt das Finanzamt dazu?

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, den Partner mit auf eine Geschäftsreise zu nehmen. Ist Ihr Reiseplan nachweisbar voll mit geschäftlichen Terminen, kann das Finanzamt von der Mitreise des Partners nicht auf eine private Veranlassung schließen. Bei Gelegenheit ist die Mitreise sogar aus Repräsentationsgründen angebracht – wenn etwa der Geschäftspartner zum gemeinsamen Abendessen mit Ehepartnern geladen hat. Die Reisekosten des privat mitreisenden Ehepartners können Sie allerdings nicht steuerlich geltend machen:

  • Sind Sie mit Bahn oder Flugzeug unterwegs, setzen Sie nur Ihr eigenes Ticket an.
  • Übernachten Sie im Doppelzimmer, rechnen Sie die Mehrkosten gegenüber einer Einzelzimmer-Übernachtung heraus.

Beispiel: Für das Doppelzimmer haben Sie 185 € bezahlt. Das Einzelzimmer im gleichen Hotel kostet 110 €. Dann setzen Sie lediglich diese 110 € als Betriebsausgabe an.

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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