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So verteilen Sie steuerfrei Gutscheine an Ihre Mitarbeiter

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Gutschein
Urheber: Vielfalt21 | Fotolia

Von Gerhard Schneider ,

Gemäß § 8 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) bleiben Sachbezüge – dazu zählen unter gewissen Voraussetzungen auch Gutscheine, die Sie an Ihre Mitarbeiter ausgeben – bis 44 € pro Jahr und Mitarbeiter lohnsteuerfrei. Eine effektive Maßnahme, um den Nettolohn zu verbessern und ein attraktives Entgelt- extra zur Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Dann handelt es sich um einen Sachbezug

Beachten müssen Sie allerdings einige Kriterien:

  • Auf dem Gutschein muss ein gewisser Euro-Betrag (als Höchstbetrag) angegeben sein und
  • der Gutschein muss zum Bezug einer Sache gegenüber Dritten berechtigen.

Beispiel: „…Diesel im Wert von 40 € ...“

Beitragsfrei in der Sozialversicherung bleibt ein Gutschein zudem, wenn er dem Mitarbeiter zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt gewährt wird.

Achtung: Der Gutschein ist kein Sachbezug, wenn er (auch) zum Bezug einer Geldleistung berechtigt - wenn der Mitarbeiter ein Wahlrecht zwischen Sach- und Geldleistung hat.

Einlösung im eigenen Unternehmen

Können Gutscheine im eigenen Unternehmen eingelöst werden, gelten sie als Belegschaftsrabatt, der bis zu 1.080 € pro Jahr steuerfrei ist.

Tipp: Bei den 1.080 € handelt es sich um einen Freibetrag. Das heißt: Überschreitet der Wert einer Ware diese Freibetragsgrenze, wird nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig.

Achtung: Anders verhält es sich bei der Freigrenze von 44 € pro Jahr und Mitarbeiter. Hier führt eine Überschreitung dazu, dass der gesamte Betrag steuerpflichtig wird.

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Aufmerksamkeiten: Hier liegt die Grenze bei 60 €

Gewähren Sie einen Gutschein aus persönlichem Anlass – also als sogenannte Aufmerksamkeit –, gilt eine Freigrenze von 60 € pro Mitarbeiter und Anlass. Als persönlicher Anlass gelten beispielsweise:

  • Geburt eines Kindes
  • Geburtstag

  • Jubiläum

  • Hochzeit

Neues Urteil zur Entgeltumwandlung

Verzichtet der Mitarbeiter arbeitsvertraglich verbindlich auf einen Teil seines Barlohns, ist eine Umwandlung von Arbeitsentgelt in steuerfreie Warengutscheine möglich (Finanzgericht Niedersachsen, Urteil vom 18.2.2015, Az. 9 K 64/13).

Belege sammeln, Aufzeichnungen führen

Sie sind verpflichtet, entsprechende Rechnungen oder Quittungen zum Lohnkonto zu nehmen.

Sachbezüge sind getrennt vom laufenden Entgelt aufzuzeichnen. Sie sind zudem

  • einzeln

  • mit Angabe von Abgabetag bzw. Abgabezeitraum und Abgabeort und
  • Angabe des gezahlten Entgelts aufzuzeichnen.

Muster: Benzin-Gutschein

GUTSCHEIN-Text 

der Firma Wolff & Co.

Am Bleibach 311, 12345 Musterstadt

Der Gutschein berechtigt zum Bezug von Waren im Wert von bis zu 44 €

bei der Wiese GmbH Burgstraße 4,
 12345 Musterstadt

Ort, Datum

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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