Gratis-Download

Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

Jetzt downloaden

Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: Das Müssen Sie beachten!

0 Beurteilungen
Urheber: Kzenon | Fotolia

Von Günter Stein,

Nach Jahren der „Geiz-ist-geil-Mentalität“ darf die Weihnachtsfeier wieder etwas mehr kosten. Das Essen wird hochwertiger ausgesucht, ein besseres Lokal als im Vorjahr oder der eine oder andere Programmpunkt wird von den Verantwortlichen gebucht.

Neben der Förderung des Betriebsklimas wollen sich aber auch viele Unternehmen bei ihren Mitarbeitern für die geleistete Arbeit im Besonderen bedanken.

Die Kosten für diese Feiern können Sie als Betriebsausgaben erfassen und sparen dadurch schnell ein paar tausend € Steuern. Damit das auch so bleibt, sollten Sie die nachfolgenden Ausführungen beachten. Denn diese Punkte werden bei jeder Prüfung immer genau untersucht, da hier in der Praxis oftmals teure Fehler gemacht werden.

Beachten Sie die 110-€-Grenze Im Finanzamt interessiert sich niemand dafür, wie und wo Sie Ihre Weihnachtsfeier planen, bzw. durchführen. Sie können in der werkseigenen Kantine oder in einem feinen Restaurant feiern. Alles ist möglich. Die Finanzbeamten interessieren sich allein für diese beiden Punkte:

  1. Ist die Kostengrenze von 110 € je Mitarbeiter eingehalten worden und
  2. sind im Jahr max. 2 Betriebsveranstaltungen durchgeführt worden?

Jeder Mitarbeiter darf an Ihrer Weihnachtsfeier teilnehmen

Für die Anerkennung Ihrer Weihnachtsfeier als Betriebsausgabe ist es notwendig, dass die Feier jedem Ihrer Mitarbeiter offensteht. Ob tatsächlich alle Mitarbeiter an der Feier teilnehmen, ist dagegen für dieses Kriterium gleichgültig.

Beispiel: Aus Platzgründen ist Ihr Unternehmen auf 3 verschiedene Standorte im Stadtgebiet verteilt. Dies sind:

  1. die Produktion von Scheinwerfern,
  2. die Produktion von elektronischen Steuerregelungen und
  3. die Verwaltung.

Für die steuerliche Berücksichtigung Ihrer Weihnachtsfeier ist es nicht notwendig, dass alle 3 Standorte zusammen feiern. Sie können die Weihnachtsfeier standortbezogen oder z.B. abteilungsbezogen durchführen. Wichtig ist nur, dass alle Mitarbeiter zu der Feier eingeladen werden.

Anzeige

Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr, nutzen Sie Ihr Wahlrecht

Die Beschränkung auf 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr gilt lediglich für die Lohnsteuer und Sozialversicherung. Ihnen bleibt es unbenommen, mehr als 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr durchzuführen. Da nur 2 Veranstaltungen steuerlich begünstigt sind, können Sie die Veranstaltung auswählen, für die Sie die Steuerfreiheit in Anspruch nehmen wollen. Auf die zeitliche Reihenfolge der Veranstaltungen kommt es dabei nicht an.

Beispiel: Folgende betriebliche Veranstaltungen haben Sie im Verlauf des Jahres 2012 in Ihrem Unternehmen durchgeführt:

Nr.VeranstaltungKosten je Teilnehmer
1Sommerfest70 €
2Halbtagesausflug30 €
3Weihnachtsfeier80 €

Um die höchstmögliche Steuerersparnis zu erzielen, wählen Sie die Veranstaltung 2 und 3 als steuerfreie Betriebsveranstaltung. Nr. 1 behandeln Sie lohnsteuerpflichtig.

Praxis-Tipp: Welche der Veranstaltungen als steuerfrei bzw. steuerpflichtig eingestuft werden, können Sie nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahrs selbst dann noch ändern, wenn bei Ihnen eine Lohnsteuer-Außenprüfung oder eine Betriebsprüfung durchgeführt wird.

Stellt sich im Verlauf der Prüfung heraus, dass die von Ihnen gewählte Variante zu einer höheren Steuerlast führt, so dürfen Sie auch noch während der Betriebsprüfung die übernommene pauschale Lohnsteuer zu Gunsten einer anderen, für Sie steuerlich vorteilhafteren Veranstaltung korrigieren.

110-€-Höchstgrenze gilt brutto Beim Betrag von 110 € handelt es sich um einen Bruttobetrag, aus dem Sie die Umsatzsteuer noch herausrechnen müssen. Ihre Nettoaufwendungen dürfen daher die folgenden Beträge nicht übersteigen:

Übersicht: Das darf Ihre Feier netto kosten

Steuersatzbruttonetto
19%110,00 €92,44 €
16% (bis 2006)110,00 €94,83 €

Feier über 2 Tage: Auch hier gilt die Freigrenze von 110 € Mit dem Segen des BFH dürfen Sie mit Ihren Mitarbeitern sogar 2 Tage feiern. Dies hat der BFH bereits mit Urteil vom 16. 11. 2005, Az. VI R 151/99, entscheiden. Im Urteilsfall begann die Feier am Freitag und endete am Sonntagmorgen.

Für die Steuerfreiheit kommt es allein darauf an, dass Ihre Aufwendungen pro teilnehmenden Arbeitnehmer die Freigrenze von 110 € nicht übersteigen. Frei grenze bedeutet, dass jeder Cent, der über den Betrag von 110 € hinausgeht, dazu führt, dass der gesamte Betrag der Lohnsteuer zu unterwerfen ist. Sie können den Betrag von 110 € nicht wie einen Freibetrag von Ihren Aufwendungen abziehen.

Wenn Partner und Kinder eingeladen werden Laden Sie zu Ihrer Weihnachtsfeier auch die Partner samt Kindern Ihrer Mitarbeiter ein, denken Sie auch hier an die 110-€-Grenze. Denn die Kosten, die auf die teilnehmenden Familienangehörigen entfallen, werden dem jeweiligen Mitarbeiter direkt zugeordnet.

Nimmt z.B. die Ehefrau einer Ihrer Mitarbeiter an der Betriebsveranstaltung teil, rechnen Sie den auf die Ehrfrau entfallenden Anteil an den Gesamtkosten Ihrem Mitarbeiter zu.

Beispiel: Zur diesjährigen Weihnachtsfeier sind die Familienangehörigen Ihrer Mitarbeiter ebenfalls eingeladen. Zusätzlich zu Ihren 70 Mitarbeitern nehmen somit weitere 95 Angehörige an dem Fest teil. Die Gesamtkosten für Verpflegung, Getränke, DJ, Kinderprogramm, Weihnachtsschmuck etc. betragen 8.934 €. Sie rechnen wie folgt:

Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: Kostenermittlung je Mitarbeiter

Gesamtkosten 8.934 € Kosten je Person 54,15 € Teilnehmer 165
Pro Mitarbeiter zu berücksichtigen
Personen1234
Prüfung Freigrenze54,15 €108,29 €162,44 €216,58 €
steuerfrei110 €110 €– €– €
steuerpflichtig162,44 €216,58 €
Pauschalsteuer 25%  40,61 €54,15 €
Solidaritätszuschlag 5,5%  2,23 €2,98 €
Kirchensteuer 7%  2,84 €3,79 €
Steuerbelastung  45,69 €60,91 €

So lesen Sie die Tabelle:

  1. Die Kosten je Mitarbeiter betragen 54,15 €. Es ergibt sich keine Lohnsteuerpflicht.
  2. Nimmt neben Ihrem Mitarbeiter nur der Lebenspartner an der Weihnachtsfeier teil, liegen die anteiligen Kosten mit 108,28 € unter der Freigrenze von 110 €. Es ergibt sich ebenfalls keine Lohnsteuerpflicht.
  3. Nehmen neben dem Lebenspartner aber auch noch ein oder 2 Kinder teil, wird die Kostengrenze überschritten. Sie stehen jetzt vor der Frage, ob Sie sich von Ihrem Mitarbeiter die Kosten von 52,44 € (162,44 €–110 €) bzw. 106,58 €(216,58 €–110 €) erstatten lassen. (Da die Freigrenze von 110 € überschritten ist, wäre ansonsten der gesamte Betrag steuerpflichtig.)
  4. Um die Steuerpflicht bei Ihren Mitarbeitern zu verhindern, können Sie die Lohnsteuer für die Weihnachtsfeier auch pauschal übernehmen. In diesem Fall kommen auf Sie weitere Kosten von 45,69 € bzw. 60,91 € für eine 3- bzw. 4-köpfige Familie zu.

Praxis-Tipp: Entschließen Sie sich dazu, die über den Betrag von 110 € hinausgehenden Kosten von Ihren Mitarbeitern erstatten zu lassen, achten Sie darauf, dass Sie eine entsprechende Vereinbarung vor Durchführung der Veranstaltung mit Ihren Mitarbeitern abschließen. Der genaue Betrag muss dabei noch gar nicht feststehen.

Musterformulierung: „Überschreiten die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Kosten für die Weihnachtsfeier 2012 den Betrag von 110 €, übernehmen die Mitarbeiter den übersteigenden Betrag. Der übersteigende Betrag wird entweder in bar bezahlt oder mit der nächsten Gehaltsabrechnung vom Netto-Gehalt einbehalten.“

Nehmen Sie die Anmeldungsliste mit zu den Lohnunterlagen Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Teilnehmerliste. Denn damit steht und fällt Ihr Steuersparmodell:

  • Lassen Sie die Liste von einem besonders verantwortungsbewussten Mitarbeiter erstellen.
  • Achten Sie darauf, dass die Liste am Veranstaltungstag kontrolliert wird, und nehmen Sie sie anschließend zum Lohnkonto.
  • Nur mit der vollständigen Liste können Sie gegenüber dem Finanzamt und der Sozialversicherung darlegen, welche Mitarbeiter, ggf. mit Begleitung, an der Feier teilgenommen haben.

Weihnachtsfeier steuerlich absetzen: Sind Ihre Aufwendungen angemessen?

Zwingende Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit Ihrer Aufwendungen ist, dass Ihr Gesamtaufwand üblich und angemessen ist. Sofern Sie die 110-€-Grenze nicht überschreiten, wird es hier keine Probleme geben, da die Angemessenheit durch diese Grenze gewährt ist. Als angemessen gelten unabhängig von der 110-€-Grenze auch die nachfolgenden Aufwendungen:

  • Angebot von Speisen, Getränken, Tabakwaren, Süßigkeiten
  • Sachzuwendungen bis 40 € inkl. Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt
  • Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, es sei denn, der Besuch ist der einzige Zweck der Betriebsveranstaltung. Bei gemeinsamer Hin- und Rückfahrt und anschließendem gemütlichem Beisammensein ist der Theaterbesuch nicht mehr einziger Zweck.
  • Übernahme der Reisekosten für z.B. Bus, Bahn, Fähre, Flugzeug
  • Übernahme von Eintrittskosten für Sehenswürdigkeiten, z. B. Museen
  • Übernahme von etwaigen Raumkosten (z.B. Saalmiete oder Kegelbahn), Nebenkosten (z.B. Diskjockey, Alleinunterhalter, Zauberer)

Gerade auf Weihnachtsfeiern werden Geschenke bis zu 40 € inkl. Umsatzsteuer als üblich angesehen. Hierzu zählen insbesondere Bücher (hier gelten 7% Umsatzsteuer), CDs oder auch alle anderen angemessenen Geschenke bis zu 40 €. Ausnahme: Geldbeträge können nie steuerfrei verschenkt werden.

Interessante Gestaltungsvariante: Erst Kundenbesuch, dann feiern Besonders preiswert wird Ihre Weihnachtsfeier für Ihre Mitarbeiter immer dann, wenn Sie die Betriebsveranstaltung mit einem Betriebsausflug kombinieren. Denn in diesem Fall können Sie einen Teil der Kosten auf den Betriebsausflug verbuchen, ohne dass hierdurch die 110-€-Freigrenze überschritten wird. Dieses Modell hat sogar den Segen des BFH, Urteil vom 16.11.2005, Az. VI R 118/01.

Beispiel: Mit Ihren sämtlichen 34 Mitarbeitern suchen Sie zunächst einen Kunden auf und feiern anschließend Ihre Weihnachtsfeier. Folgende Kosten sind angefallen:

Busfahrt900 €
Übernachtung, Verpflegung für Kundenbesuch2.800 €
Fahrt zur Firmenbesichtigung200 €
DJ, Saalmiete, Verpflegung2.900 €
Summe6.800 €

Teilen Sie jetzt die Kosten in Kundenbesuch und Weihnachtsfeier auf:

Kosten Kundenbesuch3.700 €
Kosten für Betriebsausflug3.100 €
Kosten Betriebsausflug je Mitarbeiter (34 Personen)91 €

Bei Ermittlung der 110 €-Grenze werden nur die Kosten für den Betriebsausflug/die Weihnachtsfeier berücksichtigt. Nicht dagegen die Kosten für den Kundenbesuch. Die Kosten für die Weihnachtsfeier liegen mit 91 € je Mitarbeiter deutlich unter der lohn- und sozialversicherungspflichtigen Grenze von 110 €. Somit ist die gesamte Veranstaltung (Kundenbesuch und Betriebsausflug bzw. Weihnachtsfeier) sowohl lohn- als auch sozialversicherungsfrei.

Tipp: Dieses Gestaltungsmodell gilt natürlich nicht nur für Ihre Weihnachtsfeier, sondern auch für jede andere Betriebsveranstaltung, wie z. B. ein Frühlings- oder Sommerfest im nächsten Jahr. Sprechen Sie einmal mit Ihrem Betriebsrat.

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

Datenschutz

Anzeige

Gratis Downloads
13 Beurteilungen
17 Beurteilungen
1 Beurteilung
Produktempfehlungen

Die besten Steuer-Spar-Möglichkeiten zum Wohle Ihres Unternehmens

Die neuesten Urteile der Arbeits-, Finanz- und Sozialgerichte

Gehört. Gelesen. Verstanden.

Ihr Excel-Lernsystem: Verständlich, kompakt, effektiv

Betriebsprüfungssichere Empfehlungen, mit denen Sie jederzeit das meiste für sich herausholen

Das Rundum-Wohlfühl-Paket im Rechnungswesen