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Wie Sie Kosten für eine Fortbildung absetzen

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Von Iris Schuler,

Damit Sie als Unternehmer erfolgreich sind, sollten Sie sich weiterbilden. Das gilt sowohl für Ihr Fachgebiet als auch für betriebliche Angelegenheiten. Die Kosten für Seminare und andere Fortbildungen können Sie unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben absetzen. Diese Serie informiert, welche Kosten zu den Betriebsausgaben zählen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Grundsätzlich sind alle Kosten absetzbar, die ausschließlich betrieblich veranlasst sind. Nehmen Sie an einem Seminar oder an einer Fortbildung teil, ist es für Sie interessant, die Kosten als Betriebsausgaben abzusetzen, weil Sie so Ihre Steuerlast mindern.

Kosten für eine Fortbildung sind Betriebsausgaben, wenn

  • diese betrieblich veranlasst sind. Eine betriebliche Veranlassung der Kosten liegt dann vor, wenn Sie als Ergebnis der Fortbildung höhere oder zusätzliche Einkünfte erreichen können.
  • diese nicht auch die private Lebensführung betreffen. Das bedeutet, dass die Kosten ausschließlich betrieblich veranlasst sind. Falls nicht, fallen diese unter das Aufteilungs- und Abzugsverbot. Das bedeutet, dass die Kosten insgesamt nicht abzugsfähig sind.

Für eine Fortbildung können Sie folgende Kosten abziehen:

  • Teilnahme-, Kurs- und Prüfungsgebühren
  • Fahrtkosten zum Seminarort, Übernachtungs-, Verpflegungs- und Bewirtungskosten
  • Kosten für ein Arbeitszimmer, das Sie nutzen, um zu lernen
  • Kosten für Arbeitsmittel
  • Kosten für Teilnahme an einer Arbeits- oder Lerngemeinschaft

Beachten Sie, dass Sie alle Kosten getrennt auf Abzugsfähigkeit prüfen müssen. Es kann durchaus sein, dass Sie die Gebühr für das Seminar absetzen können, weil das Seminar ausschließlich betrieblich veranlasst ist. Die Reisekosten für das gleiche Seminar zählen jedoch nicht zu den Betriebsausgaben. Dies wäre der Fall, wenn Sie im Anschluss an das Seminar noch einen Tag länger geblieben sind. Dann war die Reise auch privat veranlasst. Die Reisekosten dürfen Sie auch nicht anteilig absetzen.

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Sind die Kosten für eine Fortbildung unzweifelhaft und ausschließlich betrieblich veranlasst, spielt es keine Rolle, wie hoch die Kosten sind. Der Abzug ist prinzipiell in der Höhe unbegrenzt möglich. Nur ein unangemessen hoher Aufwand ist nicht berücksichtigungsfähig.

Kosten für eine Fortbildung absetzen: Achten Sie auf die richtige Bezeichnung

Ob ein Seminar betrieblich veranlasst ist oder nicht, prüft das Finanzamt zunächst an der Seminarbezeichnung. Deshalb sollte die Formulierung einen klaren, ausschließlichen Zusammenhang mit Ihrer betrieblichen Tätigkeit liefern.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sie besuchen einen Workshop, bei dem Sie Verkaufstechniken trainieren möchten. Auf der späteren Rechnung steht als Seminarbezeichnung "Sicher auftreten". Dieser Titel ist nicht eindeutig, die Kosten für die Fortbildung werden Sie nicht ohne weiteres absetzen können, weil eine private Mitveranlassung möglich wäre.

Es ist empfehlenswert, eine korrigierte Rechnung anzufordern, mit dem Titel "Sicher auftreten im Verkaufsgespräch". Diese Bezeichnung gibt einen eindeutigen Hinweis auf die ausschließliche betriebliche Veranlassung.

Das Gleiche gilt beispielsweise für einen "Rhetorik-Kurs". Bei dieser Bezeichnung ist es schwierig, die Gebühren abzusetzen, eine korrekte Bezeichnung wäre beispielsweise "Rhetorik für Unternehmer - so erzielen Sie größere Erfolge".

Damit Sie Kosten absetzen können, sollten Sie als Nachweis für den Seminarinhalt die Seminar-Unterlagen aufheben. Dann können Sie die betriebliche Veranlassung auch dann noch belegen, wenn der Seminar-Titel nicht eindeutig ist. Ein weiterer Nachweis für eine betriebliche Veranstaltung ist, wenn die Teilnehmer aus einer Berufsgruppe kommen. Lassen Sie sich dies vom Veranstalter bestätigen.

Wann können Sie Kosten für Sprachkurse steuerlich geltend machen?

Obwohl der Sprachkurs zur Allgemeinbildung zählt, werden die Kosten steuerlich anerkannt. Dies ist der Fall, wenn Sie die Sprachkenntnisse unternehmerisch benötigen. Der Sprachkurs muss nicht unbedingt im Land der Sprache, die Sie lernen möchten, stattfinden. Möglich sind auch andere EU-Mitgliedsländer sowie Island, Lichtenstein, Norwegen oder die Schweiz.

Haben Sie an einem Sprachkurs aus unternehmerischen Interesse teilgenommen, ist es empfehlenswert, folgendermaßen vorzugehen.

Schreiben Sie zu der Seminar-Rechnung ein paar Notizen, warum Sie die entsprechende Fremdsprache für Ihre unternehmerische Tätigkeit benötigen. Das könnten beispielsweise die Geschäftsbeziehungen sein, die Sie zu ausländischen Kunden aufbauen möchten. Außerdem sollten Sie Unterrichtspläne aufbewahren und eine Bescheinigung über den Lernerfolg vorweisen können.

Ziehen Sie Kosten für Sprachkurse im Ausland als Betriebsausgaben ab, und machen Sie zusätzlich noch Reise- und Übernachtungskosten steuerlich geltend, schaut das Finanzamt ganz genau hin. Es ist ratsam, in diesem Fall ganz besonders korrekt zu arbeiten.

Reisekosten, die im Rahmen einer Fortbildungsmaßnahme anfallen, können Sie nur dann steuerlich geltend machen, wenn die Reisekosten nicht privat mitveranlasst sind.

Ob Sie Reisekosten für eine Fortbildung als Betriebsausgaben absetzen können, müssen Sie bei jeder Position einzeln überprüfen. Zu den Reisekosten zählen:
 
Fahrtkosten: Fahrtkosten sind Reisekosten und können in tatsächlicher Höhe laut Ticket bzw. Quittung abgesetzt werden oder pauschal mit 30 Cent pro Kilometer, wenn Sie den Privatwagen nutzen. Fahren Sie mit Ihrem Geschäftsfahrzeug, setzen Sie die Kosten ohnehin schon ab.

Verpflegungspauschalen: Es gelten als Reisekosten die gängigen Pauschalen. Bei Inlandsreisen sind dies 6,- Euro bei einer Abwesenheit von mindestens acht und weniger als 14 Stunden, 12,- Euro bei mindestens 14 und weniger als 24 Stunden und 24 Euro bei 24 Stunden, gerechnet ab 0:00 Uhr. Bei Auslandsreisen gelten gesonderte Regelungen.

Beachten Sie, dass Sie keine Verpflegungspauschale geltend machen dürfen, wenn in der Seminargebühr ein Mittag- oder Abendessen enthalten ist. Kleineres Snacks oder Getränke spielen allerdings keine Rolle. Weist die Seminar-Rechnung den Preis für das Mittag- oder Abendessen gesondert aus, ziehen Sie den Betrag von der Seminargebühr ab und setzen dafür die Verpflegungspauschale an.

Übernachtungskosten: Ohne Frühstück und sonstige Verpflegung

Reisennebenkosten: Parkgebühren, Beförderung von Gepäck, betriebliche Telefonate oder Unfallkosten

Unter folgenden Umständen wird das Absetzen der Reisekosten schwierig:

  • der Tagungsort liegt in einer touristisch beliebten Regionen.
  • Reise- oder Seminarbestandteile haben touristischen oder geselligen Wert.
  • Das Seminar findet in der Hauptsaison statt.
  • Das Seminar hat einen hohen Freizeitanteil.
  • Das Seminar findet nur morgens oder abends statt, der Rest des Tages bleibt zur freien Verfügung.
  • Das Seminar beginnt an einem Freitag, es folgt ein seminarfreies Wochenende, das Seminar endet an einem Montag.
  • Aus den Reisebelegen wird ersichtlich, dass Familienangehörige oder der Partner den Seminarteilnehmer begleitet haben.

Bleiben Sie aus privaten Gründen nach dem Seminar länger am Seminar-Ort, verlieren Sie automatisch Reisekosten, in diesem Fall sind es die Fahrt- bzw. Flugkosten. Andere Reisekosten wie Übernachtungskosten, die eindeutig auf Fortbildungstage fallen, Verpflegungspauschalen und Reisenebenkosten dürfen Sie trotzdem absetzen. Damit es keine Zweifel gibt, wenn es um den Abzug der Reisekosten geht, lassen Sie sich vom Veranstalter Ihre Anwesenheit bescheinigen, die Seminaretage aufstellen bzw. unterschreiben, und bewahren Sie diese Belege auf.

Abzug der Kosten, die Ihnen vorab entstanden sind

Sie besuchen eine Fortbildung für eine Tätigkeit, die Sie noch gar nicht ausüben? Die Kosten dafür können Sie als Betriebsausgaben absetzen, wenn die Fortbildung eindeutig Ihren späteren unternehmerischen Aktivitäten zugeordnet werden kann. In den meisten Fällen erlässt das Finanzamt in einem solchen Fall die Steuerbescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.

Sollten Sie später keine Einkünfte aus der Tätigkeit erzielen, für die sich fortgebildet haben, wird das Finanzamt die betriebliche Veranlassung der Fortbildung anzweifeln. Der Abzug der Kosten wird rückgängig gemacht. In diesem Fall müssen Sie glaubhaft beweisen, dass Sie trotz fehlender Einnahmen noch Einkünfte erzielen wollen.

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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