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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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4 Dinge, die Sie vor einer Betriebsprüfung erledigen sollten

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© M. Schuppich - Fotolia.com

Von Günter Stein,

Regelmäßig rückt der Betriebsprüfer der Träger der Sozialversicherung an, um Ihre Zahlen und Ihre Lohnbuchhaltung genau zu durchleuchten. Gerade bei der Durchsicht von Daten kann es besonders leicht vorkommen, dass der Prüfer auf nicht für ihn bestimmte Angaben stößt. Besonders ärgerlich ist das, wenn sich diese Informationen negativ auf das Prüfungsergebnis auswirken. Dagegen können Sie nichts mehr unternehmen: Der Prüfer darf Informationen auch verwerten, wenn er nur darüber „gestolpert“ ist. Mit den folgenden Maßnahmen beugen Sie vor:

 

Unterlagen zusammenstellen und nochmals durchsehen
Nutzen Sie die Vorlaufzeit vor einer Prüfung, um genau diejenigen Unterlagen und Aufzeichnungen vorzubereiten, die geprüft werden sollen. Fehlen Unterlagen, darf der Prüfer nicht auf eigene Faust in den Räumen des Unternehmens suchen. Er muss Sie oder einen anderen zuständigen Mitarbeiter danach fragen.
Einen netzwerkunabhängigen PC vorbereiten
Möglicherweise benötigt der Prüfer einen Arbeitsplatz mit PC. In diesem Fall sollten Sie dem Prüfer einen netzwerkunabhängigen PC einrichten lassen, auf dem Kopien der Datenbestände der gewünschten Jahre gespeichert sind. Sorgen Sie dafür, dass nur gezielte Zugriffsrechte vergeben und die Laufwerke gesperrt sind.
Tipp: Wenn Sie einen Arbeitsplatz vorbereiten, sollten Sie darauf achten, dass dieser sich an einem Ort befindet, wo der Prüfer nicht gestört wird und nicht alles mitbekommt.

 

Kontrollieren Sie wichtige Aufzeichnungen nochmals
Kontrollieren Sie Ihre Aufzeichnungen etc. auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit. Orientieren Sie sich dabei an den Vorgaben nach § 10 BVV: Sie haben die Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung gewährleistet ist. Alle Angaben müssen vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorgenommen sein. Die Entgelte müssen eindeutig den entsprechenden Lohnabrechnungszeiträumen zugeordnet sein. Arbeitsentgelte, die weder einem Lohnabrechnungszeitraum noch einem Mitarbeiter zuzuordnen sind, führen fast immer zu Nachzahlungen.
Achtung: Unvollständige Unterlagen gehen immer zu Ihren Lasten. Stufen Sie Mitarbeiter als versicherungsfrei ein, sind Sie verpflichtet, das nachzuweisen. Gelingt Ihnen dies nicht, z. B. wegen fehlender Unterlagen, darf der Prüfer von Versicherungspflicht ausgehen und die Beiträge nachberechnen.
Wählen Sie die Ansprechpartner aus
Während der Prüfung benötigt der Prüfer einen Hauptansprechpartner Ihres Unternehmens. Die Pflicht, während der Prüfung verfügbar zu sein, besteht in erster Linie für den Arbeitgeber. Er kann aber ebenso gut einen Stellvertreter zur Verfügung stellen, beispielsweise Sie als Entgeltabrechner. Da Sie den Überblick über die geprüfte Materie haben, müssen Sie ohnehin zur Verfügung stehen. Überlegen Sie auch, wer als Ersatz infrage kommt, wenn Sie krank werden. Der Ansprechpartner hat während der Prüfung gesetzlich festgelegte Pflichten (§ 28p SGB IV, § 10 BVV).

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