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Aufbewahrungsfristen 2015: Diese Unterlagen und Dokumente dürfen Sie jetzt vernichten

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© M. Schuppich - Fotolia.com

Von Midia Nuri,

Vielleicht haben Sie ja auch die Regale voll stehen und sind froh, wenn Sie mal wieder ein bisschen Platz schaffen können. Die gute Nachricht: Den ein oder anderen Aktenordnerinhalt werden Sie los. Nach Ende bestimmter Fristen dürfen Sie Ihre Unterlagen ja vernichten. Vielleicht gleich mit Ihrem Jahresabschluss? Wäre doch eine gute Gelegenheit.n Welche Unterlagen seit Jahresbeginn 2015 weg können und worauf Sie bei Ihrer Aufräumaktion achten sollten, lesen Sie hier.

 

Räumen Sie auf – aber besser nicht zu enthusiastisch

Alles geht, nichts muss: Vereinfacht gesagt gilt genau dies für sämtliche Steuerunterlagen, deren Verfallsdatum abgelaufen ist. Was regelmäßig zum Jahreswechsel eines jeden Jahres neu geschieht.

Falls Sie also gern den ein oder anderen Regalmeter für wichtigere Dinge zur Verfügung hätten, trennen Sie sich doch einfach von nicht mehr benötigten Unterlagen.

Die Unterlagen können weg – müssen aber nicht

Wenn Sie Unterlagen länger aufbewahren als nötig, kann Ihnen das zumindest nicht schaden. Selbst die Finanzverwaltung darf auf bereits verjährte Zeiträume nicht mehr zugreifen. Dies gilt sogar dann, wenn feststeht, dass nur ein Bruchteil der Einnahmen versteuert worden ist.

Aber vielleicht würden Sie ja gern den Regalplatz besser nutzen. Dann können Sie ans Entsorgen gehen. Aber Vorsicht: mit Bedacht.

Denn: Nicht alle Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, dürfen Sie vernichten. Handels- und steuerrechtliche Vorschriften schränken Ihren Spielraum unabhängig vom Steuerrecht ebenfalls ein.

Das gilt rechtlich

Rechtsgrundlage für die Aufbewahrungspflicht sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung stimmen zum Teil überein:

  • Das HGB verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).
  • Die AO sieht vor, dass alle Unternehmen sämtliche Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 AO). Die steuerlichen Vorschriften sind umfassender und haben in der Praxis die größere Bedeutung.

Hüten Sie sich vor diesem Praxisirrtum

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem einer der folgenden Punkte erfüllt ist:

  • letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde,
  • das Inventar aufgestellt,
  • die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss ermittelt,
  • der Einzel- oder Konzernabschluss aufgestellt wurde,
  • der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder
  • der Buchungsbeleg entstanden ist.

Das bedeutet: Eigentlich dürften Sie einen Buchungsbeleg aus dem Jahr 2004 eigentlich am 1.1.2015 vernichten. Da der Buchungsbeleg für Ihre Bilanz notwendig ist, verschiebt sich der Beginn der Frist in das Jahr, in dem Ihre Bilanz aufgestellt worden ist. Würde also Ihre Bilanz für das Jahr 2004 im Jahr 2005 aufgestellt, endet die 10-jährige Aufbewahrungsfrist also erst am 31.12.2015.

 

Das alles kann seit dem 1.1.2015 weg

Geschäftsunterlagen

Aufbewahrungsfrist

Belege mit Jahresdatum aus den folgenden Jahren dürfen Sie vernichten

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz

10 Jahre

2003

die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

10 Jahre

2003

Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Eigenbelege)

10 Jahre

2003

empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

6 Jahre

2007

Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

6 Jahre

2007

sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Mietvertrag)

6 Jahre

2007

Das sollten Sie nicht vergessen

Bevor Sie etwas vernichten können, sollten Sie Ihre elektronischen Daten sichern. Hierzu gehören insbesondere alle mit Ihrer EDV erstellten Rechnungen und E-Mails mit steuerlich relevanten Daten (z. B. Angebote und Ihre Preise).

Sichern Sie die entsprechenden Daten am besten auf einem Netzlaufwerk, und zwar nach Jahren getrennt. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist können Sie dann den Jahresordner einfach löschen. Benutzen Sie dazu ein Schredder-Programm, denn das bietet Ihnen die höchstmögliche Datensicherheit.

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