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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Betriebsprüfung: Auf diese drei Arten des digitalen Datenzugriffs sollten Sie gefasst sein

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Von Midia Nuri,

Die Zahl der Betriebsprüfungen hat in den vergangenen Jahren sprunghaft zugenommen. Gern wenden die Betriebsprüfer dabei elektronische Prüfverfahren an. Schließlich kommen sie so Unzulänglichkeiten und für Sie teuren Fehlern schneller und sicherer auf die Schliche.

Der Betriebsprüfer darf zwischen 3 Möglichkeiten auswählen

Betriebsprüfung - 1. Möglichkeit: Unmittelbarer Datenzugriff

Der Prüfer nutzt bei dieser Form der elektronischen Betriebsprüfung Ihre Soft- und Hardware für seine Auswertungen. Hierfür müssen Sie dem Prüfer eine Leseberechtigung einräumen.

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Betriebsprüfung - 2. Möglichkeit: Mittelbarer Datenzugriff

Auf Anweisung des Prüfers nehmen Sie selbst auf Ihrem System die geforderten Auswertungen vor. Eine Leseberechtigung für Ihr System benötigt der Prüfer so nicht. Und er erhält nur die von ihm angeforderten Auswertungen – mehr nicht.

Betriebsprüfung - 3. Möglichkeit: Datenträgerüberlassung

Sie überlassen Ihre EDV-Daten dem Prüfer mittels CD oder USB-Stick. Der Prüfer sortiert und wertet Ihre Daten auf seinem System aus.

Achtung: Möglichkeit 3 ist die gängigste Form der elektronischen Betriebsprüfung. Dabei wird der Prüfer Reports oder Druckdateien nicht akzeptieren, weil die von Ihnen ausgewählte – also vorgefilterte – Datenfelder und nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Auch lediglich eine Volltextsuche oder eine „View“-Funktion genügt ihm für die Betriebsprüfung nicht.


Tipp: Bundesgerichtshof schützt Freiberufler. Wer als Freiberufler gesetzlich nicht verpflichtet ist, seine Unterlagen elektronisch gespeichert aufzubewahren, der muss freiwillig gespeicherte Daten auch nicht an das Finanzamt herausgeben, wenn das im Rahmen einer Betriebsprüfung verlangt wird. Das hat der Bundesfinanzhof (AZ: BFH VIII R 80/06) in einer Grundsatzentscheidung beschlossen. Eine digitale Betriebsprüfung bei Freiberuflern ist mit dem Urteil zumindest bei der Umsatzsteuer kaum noch möglich. Denn hier unterliegen Freiberuflern nur wenigen Aufzeichnungspflichten.

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