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Betriebsprüfung: Finanzrichter wollen anrechenbaren Jahresaufwand für Archivierung stark begrenzen

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Von Midia Nuri,

Durch immer neue Vorschriften wurden den deutschen Unternehmen in den letzten Jahren immer mehr Informations- und Dokumentationspflichten aufgebürdet. Denken Sie nur an Ihre zusätzlichen Pflichten im Zusammenhang mit der digitalen Betriebsprüfung.

Und an die Nachweispflichten für die Ermittlung der Verrechnungspreise innerhalb eines Unternehmensverbundes mit Firmen im In- und Ausland. Und an die allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Und, und, und ... Unternehmensintern sind Sie es als Steuerverantwortlicher, der den zusätzlichen bürokratischen Aufwand in den Griff bekommen muss. Die finanziellen Folgen der stark gewachsenen Informations- und Dokumentationspflichten federn Sie dagegen gewinnmindernd durch die Bildung einer Rückstellung für Archivierungskosten ab.

Betriebsprüfung: Streit mit dem Finanzamt ist vorprogrammiert

Bei der Berechnung der Rückstellung ist nämlich immer noch höchstrichterlich ungeklärt, mit welchem Faktor der Jahresaufwand für die Archivierung zu vervielfachen ist. Jetzt endlich liegt die erste Entscheidung eines Finanzgerichts vor (FG Niedersachsen, Urteil vom 21.1.2009, Az. 3 K 12371/07, veröffentlicht am 15.4.2009). Danach ist der Jahresaufwand bei der Berechnung der Rückstellung für die Archivierung von Geschäftsunterlagen nur mit 5,5 Jahren zu vervielfachen. Das betroffene Unternehmen hatte die jährlichen Kosten für die Anmietung von 2 Archivierungsräumen für die Rückstellung mit 10 multipliziert und dazu auf eine Entscheidung des BFH aus dem Jahre 2002 verwiesen. Damals entschied Deutschlands höchstes Finanzgericht, dass die Rückstellung für 10 Jahre mit den Vollkosten zu bilden ist. Ergänzend wies das Unternehmen noch darauf hin, dass die Räumlichkeiten, die für die Archivierung der Geschäftsunterlagen vorgehalten werden, auch nicht anders genutzt werden könnten. Sie würden ausschließlich zu Archivierungszwecken genutzt.

Betriebsprüfung: Finanzrichter rechnen mit dem Faktor 5,5 statt 10

Dazu jetzt die niedersächsischen Finanzrichter: Ausgehend von einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren ist in diesen Fällen das arithmetische Mittel [(1+2+3+4+5+6+7+8+9+10) : 10] zu bilden, und das beträgt vorliegend 5,5. Begründung: Nach Ablauf des Bilanzstichtags ist jeweils ein Jahrgang der aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen auszusortieren. Das bedeutet, dass nicht der gesamte Archivierungsraum in den künftigen Jahren erforderlich ist. Vielmehr vermindert sich dieser Bedarf jährlich um 1/10, so die Finanzrichter. Und: Dass nach Ablauf des Bilanzstichtags im Folgejahr ein weiterer zu archivierender Jahrgang an Geschäftsunterlagen entsteht, kann nicht berücksichtigt werden. Begründung: Diese Aufwendungen sind nicht vor dem einschlägigen Bilanzstichtag veranlasst, sondern durch die Fortführung des Unternehmens in den Jahren, die auf den Bilanzstichtag folgen.

Betriebsprüfung: Einspruch gegen Steuerbescheid einlegen

Praxis-Tipp: Dieses Urteil ist noch nicht rechtskräftig. Jetzt muss der Bundesfinanzhof den Fall endgültig entscheiden. Falls Sie in einem vergleichbaren Fall Ärger mit dem Fiskus haben, empfiehlt es sich, gegen einen nachteiligen Steuerbescheid Einspruch einzulegen und unter Hinweis auf die zu erwartende Grundsatzentscheidung des BFH (Az. X R 14/09) das Ruhen des Verfahrens zu beantragen.

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