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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Betriebsprüfung: So verhalten Sie sich, wenn der Prüfer an der Tür klingelt

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Von Midia Nuri,

Es klingelt. Sie rechnen mit dem Postboten und öffnen die Tür, doch da steht ein Finanzbeamter. Sein Anliegen: Er will im Rahmen einer so genannten Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG) kontrollieren, ob Sie die Umsatzsteuer korrekt berechnen und abführen.

 

Besonders interessiert ihn, ob

  • Ihre einzelnen Eingangs- und Ausgangsrechnungen korrekt sind (§ 14 Abs. 1 UStG), also wirklich zum Vorsteuerabzug berechtigen bzw. zur Abführung von Umsatzsteuer verpflichten;
  • tatsächlich die Wirtschaftsgüter vorhanden sind und betrieblich genutzt werden, aus deren Kauf Sie Vorsteuer geltend gemacht haben.

 

 

Betriebsprüfung: Vor allem Gründer werden kontrolliert

Solch ein unangekündigter Besuch kann jedes Unternehmen treffen. Insbesondere sollten Sie aber damit rechnen, wenn

  • Sie erst in diesem oder im letzten Jahr Ihr Unternehmen gegründet haben. Denn immer wieder werden Gewerbe nur zum Schein angemeldet, um Vorsteuer aus (privaten) Rechnungen ziehen zu können. Bei der Umsatzsteuer-Nachschau wird dann anhand Ihrer Geschäftsbelege geprüft, ob tatsächlich ein Unternehmen existiert,
  • sich aus Ihrer letzten Umsatzsteuer-Voranmeldung ein hohes Vorsteuer-Guthaben ergeben hat, das Ihnen das Finanzamt erstatten soll. Bevor es das tut, kann es Ihnen einen Beamten vorbeischicken, der sich von der Richtigkeit Ihrer Berechnung überzeugt. Gefährdet sind Sie auch, wenn Sie sich regelmäßig Vorsteuer erstatten lassen, statt Umsatzsteuer abzuführen,
  • es eine Betriebsprüfung bei einem Ihrer Lieferanten oder Kunden gab. Kam dabei z.B. eine Ihrer Rechnungen den Prüfern ungewöhnlich vor, haben sie eine Kontrollmeldung an Ihr Finanzamt geschickt. Das kann mit einer Umsatzsteuer-Nachschau reagieren.

Betriebsprüfung: So verhalten Sie sich, wenn der Prüfer an Ihrer Tür klingelt

  • Verlangen Sie zunächst, dass sich der unangemeldet erschienene Amtsträger ausweist. Legt er keinen Dienstausweis vor, weisen Sie ihn ab.
  • Ansonsten müssen Sie ihm gestatten, Ihre Betriebs- und Geschäftsräume zu betreten und zu besichtigen. Das soll während Ihrer Geschäfts- und Arbeitszeiten geschehen, kann aber auch davor oder danach erfolgen, wenn bei Ihnen schon oder noch gearbeitet wird.
  • Liegen Ihre Geschäftsräume in Ihrer Privatwohnung, müssen Sie den Prüfer in diesen Teil der Wohnung einlassen. Darüber hinaus gilt: Private Grundstücke und Wohnungen/Häuser darf der Beamte nicht betreten.
  • Der Beamte darf Ihre Räume nicht durchsuchen. Dazu braucht er einen Durchsuchungsbeschluss.
  • Geben Sie von sich aus keine Erklärungen ab – reden Sie so wenig wie möglich. So können Sie sich auch nicht so leicht in Widersprüche verwickeln oder auf etwas aufmerksam machen, das der Prüfer noch gar nicht bemerkt hat. Bevor Sie sich zu etwaigen Vorwürfen äußern, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

Was nach einer Betriebsprüfung passiert

Kommt der Beamte zu der Erkenntnis, dass Sie die Umsatzsteuer falsch erklärt oder angemeldet haben, wird er das notieren. Betrifft der Verstoß Vorfälle,

  • die bereits in Ihre letzte Umsatzsteuer-Jahreserklärung eingegangen sind, erhalten Sie in der Folgezeit einen berichtigten Steuerbescheid (§§ 164, 173 AO);
  • die bisher nur in Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen eingegangen sind, wird das Finanzamt Ihnen ein Vorsteuerguthaben nicht erstatten und einen von Ihrer Voranmeldung abweichenden Steuerbescheid erteilen (§ 168 Satz 2 AO);
  • außerdem drohen in beiden Fällen Säumniszuschläge.

Sofortige Umsatzsteuer-Sonderprüfung möglich

Findet der Prüfer Ungereimtheiten oder meint er, Sie kommen Ihrer Mitwirkungspflicht nicht ausreichend nach, kann er zudem sofort zu einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung nach § 193 AO übergehen. Dies ist ohne die sonst vorgeschriebene vorherige Prüfungsanordnung mit zeitlichem Abstand zur Prüfung möglich, sodass Sie sich nicht vorbereiten können. Alle Ihre Geschäftsvorfälle werden dann gründlich durchleuchtet.

3 Tipps: So beugen Sie vor

Tipp 1: Geben Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen und -Jahreserklärungen pünktlich ab, um unauffällig zu bleiben.

Tipp 2: Ergeben sich bei Ihren Voranmeldungen – wegen größerer Anschaffungen – Umsatzsteuererstattungen, informieren Sie Ihr Finanzamt über den Grund. Lassen Sie dem Sachbearbeiter unaufgefordert zum Beispiel entsprechende Rechnungskopien zukommen.

Tipp 3: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Buchführungsunterlagen jederzeit korrekt, möglichst schlüssig und mit einem Griff auffindbar sind. Das macht den besten Eindruck auf den Prüfer. Müssen Sie dagegen erst kramen und Ihre Unterlagen mühsam zusammensuchen, wird das Jagdfieber erst geweckt.

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