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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Betriebsprüfung: Warum sie nicht vor weiteren Nachzahlungen schützt

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Nachzahlungen
Urheber: Elnur | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Der Prüfer war da und hat (fast) nichts gefunden? Dann können Sie zunächst einmal aufatmen. Sie sind nun allerdings nicht dagegen gewappnet, dass der bereits geprüfte Zeitraum nicht noch mal unter die Lupe genommen wird und dabei dann doch Unregelmäßigkeiten oder alte Fehler entdeckt werden. Ein aktuelles Urteil des Sozialgerichts (SG) Detmold zeigt: Prüfer können noch einmal kommen, immer wieder dieselben Fragen stellen und beim zweiten Mal erheblich höhere Nachzahlungen fordern (vom 27.6.2017, AZ: S 22 R 1119/16, veröffentlicht am 21.7.2017).

Klar: Optimal geschützt sind Sie gegen hohe Nachforderungen, wenn Sie von vornherein sorgfältig arbeiten und Ihre Aufzeichnungen in Ordnung halten. Kündigt sich ein Prüfer an, helfen obendrein eine sorgfältige Vorbereitung und eine gründliche Durchsicht der Unterlagen enorm weiter. Schließlich sollten Sie auch die Nachbesprechung ausgiebig nutzen und die Ergebnisse selbst nochmals unter die Lupe nehmen. Möglicherweise fällt Ihnen dabei noch etwas auf, was der Prüfer übersehen hat, Sie aber noch in Ordnung bringen können. Denn der Prüfer kann jederzeit wiederkommen und nochmals genauer nachsehen. So erging es auch einer Bäckerei, für die eine erste Betriebsprüfung zunächst glimpflich ausging: Es kam zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Umlagen sowie Säumniszuschlägen von insgesamt 1.623,47 € für 2011 und 2012.

Prüfzeitraum über 2 Jahre

Gründe für die Nachzahlung waren die unzutreffende versicherungsrechtliche Beurteilung zweier geringfügig Beschäftigter, dreier befristet Beschäftigter, eines Studierenden und die Nichtberücksichtigung der Beitragspflicht von Geschenken. Bereits 2 Jahre später wurde die Arbeitgeberin erneut geprüft. Die Prüfung erstreckte sich auf den Zeitraum von 2011 bis 2015 und führte zu einer Nachzahlung von insgesamt 832.241,48 €. Das Unternehmen klagte und machte geltend, den Forderungen aus den Jahren 2011 und 2012 stehe die Bestandskraft der ersten Prüfung entgegen. Es hatte mit seiner Klage jedoch keinen Erfolg.

Kein Schutz durch Prüfungen

Das SG Detmold stellte klar, dass die erste Prüfung keine"Schutzwirkung" für das Unternehmen hat: Sowohl Arbeitgeber wie Arbeitnehmer können aus vergangenen Betriebsprüfungen grundsätzlich keine Rechte herleiten.

Die Prüfbehörden sind bei Arbeitgeberprüfungen nach § 28p Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) selbst in kleinen Betrieben nicht zu einer vollständigen Überprüfung der versicherungsrechtlichen Verhältnisse aller Versicherten verpflichtet. Dabei kommt eine über die Kontrollfunktion hinausgehende Bedeutung den Betriebsprüfungen nicht zu. Sie bezwecken insbesondere nicht, den Arbeitgeber als Beitragsschuldner zu schützen oder ihm "Entlastung" für die bereits untersuchten Sachverhalte zu erteilen.

Kooperation und die richtige Vorbereitung helfen weiter

Das oben dargestellte Urteil zeigt auch: Unregelmäßigkeiten bei der ersten Prüfung erhöhen die Chance, dass die Prüfer hier später nochmals gründlicher nachforschen.

Sind Ihre Unterlagen dagegen in Ordnung und Ihre Kooperation sowie die Vorbereitung vorbildlich, brauchen Sie so schnell keinen zweiten Besuch zu befürchten.

Fällt Ihnen selbst etwas auf oder haben Sie den Verdacht, einem Kollegen sind gravierende Fehler unterlaufen, können Sie eine Betriebsprüfung auf Antrag in Erwägung ziehen.

In diesen Fällen sollten Sie über einen Antrag auf eine Betriebsprüfung nachdenken

Fehler von Beschäftigten

Sie haben entdeckt oder den Verdacht, dass es bei einem mit der Abrechnung betrauten (externen oder internen) Mitarbeiter bewusst oder unbewusst jahrelang zu Unregelmäßigkeiten bzw. Fehlern gekommen ist.

Fehler der IT

Es wird ein Systemfehler in der IT entdeckt, und es besteht die Gefahr, dass dieser jahrelang zu falschen Berechnungen geführt hat.

Mitarbeiterwechsel in entscheidenden Positionen

Es findet ein Wechsel von Mitarbeitern im Lohnbüro statt. Der Vorteil der vorgezogenen Prüfung: Sie erhalten Rechtssicherheit. Unregelmäßigkeiten und Fehler werden frühzeitig aufgedeckt und damit Säumniszuschläge verhindert oder zumindest gering gehalten.

Da Sie alles zur Aufklärung der Unregelmäßigkeiten unternommen haben, kann Ihnen diesbezüglich kein Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorgeworfen werden. Es droht damit auch keine 30-jährige Verjährungsfrist.

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Musterschreiben: Antrag auf Betriebsprüfung

Sehr geehrte Damen und Herren,

zum 17.7.2017 wurde einem Mitarbeiter der Entgeltabrechnung fristlos gekündigt. Er war 3 Jahre bei uns beschäftigt und in erster Linie mit der Abrechnung von Firmenwagen und deren Privatnutzung durch Mitarbeiter betraut. Wir haben Anlass zu der Befürchtung, dass es in der gesamten Zeit seiner Tätigkeit zu Unregelmäßigkeiten bei der Abrechnung von Sozialversicherungsbeiträgen gekommen sein könnte. Aus diesem Grund beantragen wir eine Betriebsprüfung für den Zeitraum ab 1.1.2014 in den genannten Bereichen.

Mit freundlichen Grüßen

Tipp: Beantragen Sie
eine förmliche Entscheidung

In Bereichen, die für Sie besonders wichtig sind, können Sie nach einer Betriebsprüfung eine förmliche Entscheidung beantragen und damit doch Rechtssicherheit erreichen. Wenden Sie sich hierfür direkt an den zuständigen Versicherungsträger, und beantragen Sie eine Entscheidung über Ihren Fall. Die entsprechende Entscheidung ist als Verwaltungsakt bindend und kann nur unter erschwerten Bedingungen wieder zurückgenommen werden. Das gilt nach § 45 SGB X zumindest dann, wenn die Entscheidung zu Ihren Gunsten ausgefallen ist.

Musterformulierung: Antrag
auf eine förmliche Entscheidung

Sehr geehrte Damen und Herren,

in einer von der Deutschen Rentenversicherung Bund in der Zeit vom 5.7. bis 24.7.2017 durchgeführten Betriebsprüfung wurde es nicht beanstandet, dass ein Mitarbeiter als 450-€- Minijobber sozialversicherungsfrei abgerechnet wird und zusätzlich einen Kindergartenzuschuss steuer- und beitragsfrei erhält. Der Beschäftigte verdient monatlich genau 450 € und erhält zusätzlich von uns 100 € monatlich als Beitrag für den Kindergarten seiner Kinder. Wir beantragen eine förmliche Entscheidung darüber, dass es sich bei dem Mitarbeiter - obwohl er von uns Leistungen in Höhe von 550 € monatlich erhält - um einen geringfügig entlohnten Minijobber handelt.

Mit freundlichen Grüßen

Wie und in welchem Umfang Ihr Unternehmen geprüft werden kann

Oft findet keine umfassende Prüfung statt. Damit der Zeitrahmen der Prüfung überschaubar bleibt, beschränken sich die Prüfer auf bestimmte Bereiche.

Wie sie diese Felder unter die Lupe nehmen, können sie nach eigenem Ermessen entscheiden:

Stichprobenprüfung

Die Prüfer dürfen sich auf Stichproben beschränken (§ 11 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)).

Beispiel: Geprüft werden können bei den gemeldeten Arbeitsentgelten nur die Fälle, in denen Unstimmigkeiten nicht aufgeklärt werden konnten, oder die Versicherungspflicht bestimmter Arbeitnehmer.

Selektionsprüfung

Eine Selektionsprüfung bezieht sich auf einen ganz konkreten Sachverhalt, der sich aus ganz bestimmten Personengruppen bzw. Entgeltbestandteilen ergibt.

Beispiel: Geprüft werden alle versicherungsfreien Beschäftigten oder alle Einmalzahlungen, die dem Vorjahr zugeordnet sind, oder alle Beschäftigten, die mit ihrem laufenden monatlichen Arbeitsentgelt die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- oder der Rentenversicherung überschreiten.

Testaufgaben

Führen Sie die Entgeltabrechnung maschinell durch, können Ihre Programme durch Verarbeitung der von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung gemeinsam erstellten Testaufgaben geprüft werden (dies wird dann aber mit Ihnen gemeinsam vorbereitet). Die erforderlichen Arbeiten sind von Ihnen bzw. Ihren Kollegen aus dem Lohnbüro selbst durchzuführen. Das Testergebnis legen Sie dann den Prüfern vor.

Beispiel: Bei einer Systemprüfung werden Ihre Beitragsberechnung sowie Ihre Übermittlung der Meldedaten nach den Vorgaben des entsprechenden Pflichtenhefts und nach Testaufgaben geprüft.

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