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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Darauf achten Betriebsprüfer besonders

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Von Midia Nuri,

Mit der Prüfsoftware IDEA hat der Betriebsprüfer ein mächtiges Kontrollinstrument an der Hand – das er weidlich nutzt. Sie sollten Ihre Buchführung stets rechtlich auf dem neuesten Stand halten, damit er bei Ihnen nichts Schwerwiegendes findet.

Denn der Betriebsprüfer kontrolliert nicht nur, ob Sie alles korrekt verbuchen, sondern er prüft auch, ob Sie Gesetzesänderungen während des Prüfungszeitraums in Ihrer Buchführung und Ihren Steuererklärungen sofort umgesetzt haben.

Diese Prüfungsschwerpunkte gelten derzeit

Zusätzlich legt die Finanzverwaltung auch Prüfungsschwerpunkte fest. Auf diese Punkte achten Betriebsprüfer derzeit besonders:

1. Fahrtenbuch

An ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch stellen die Finanzämter (und die Gerichte) allerhöchste Anforderungen. Hier nur einige davon:

  • Das Fahrtenbuch muss lückenlos und zeitnah (sofort nach jeder Fahrt) geführt werden.
  • Es muss sich um ein Buch (keine Sammlung loser Zettel) handeln oder um ein elektronisches Fahrtenbuch, das nachträglich nicht geändert werden kann (keine Excel-Tabelle).
  • Die Angaben im Fahrtenbuch müssen schlüssig sein (Beispiel: Vermerken Sie im Fahrtenbuch eine Fahrt zur Tankstelle, sollte eine entsprechende Tankquittung gleichen Datums vorhanden sein etc.).

Achtung: Die Wahrscheinlichkeit, dass der Prüfer auf kleine Ungereimtheiten, Nachlässigkeiten oder Fehler stößt, ist groß. Er wird das Fahrtenbuch als Erstes prüfen, weil hier am schnellsten Geld zu holen ist. Findet er einen Fehler, wird das Fahrtenbuch als Ganzes nicht anerkannt.

Die Folge: Die meist ungünstigere 1-%-Methode, bei der Sie monatlich 1 % des Listenpreises als Privatentnahme versteuern müssen, wird nachträglich angewandt. Das allein führt oft zu Nachzahlungen von mehreren tausend Euro.

Tipp: Checken Sie Ihr Fahrtenbuch vor einer Prüfung noch einmal auf Lücken und Fehler durch.

2. Kleinbetragsrechnungen

Hier spielt der Prüfer die Vorteile der elektronischen Prüfung aus: Mit wenigen Klicks findet er alle Zahlungen, bei denen die Kleinbetragsgrenze von 150 € knapp überschritten ist. Ab dieser Grenze erst müssen Rechnungen die umfangreichen Pflichtangaben tragen. Die Falle: Hier passieren besonders oft Fehler. Der Prüfer lässt sich von Ihnen alle Belege zeigen und streicht die Vorsteuer für alle Belege, die nicht korrekt sind. Versuchen Sie gegebenenfalls vorher, korrekte Belege nachzufordern.

3. Vergleich von Angebot und Rechnung

Der Prüfer schaut sich an, ob die Beträge auf Angeboten denen der späteren Rechnung entsprechen. Ist der Rechnungsbetrag deutlich niedriger als das Angebot, wird er Schwarzarbeit vermuten und sich die Sache genauer anschauen. Gehen Sie vor der Prüfung Angebote und Rechnungen durch und stellen gegebenenfalls Unterlagen zusammen, die etwaige Differenzen schlüssig erklären (z. B. Schriftverkehr).

4. Mini-Jobber

Wenn Sie Daten Ihrer Mitarbeiter elektronisch erfassen und verwalten, hat der Prüfer auch Zugriff darauf. Er prüft z. B., ob der Lohn von zwei 400-€-Kräften auf das gleiche Konto überwiesen wird.

Tipp: Checken Sie vor der Prüfung genau, ob es Anhaltspunkte gibt, dass ein Beschäftigungsverhältnis verbotenerweise auf 2 günstige Mini-Jobs verteilt wurde oder die 400-€-Grenze überschritten wurde.

5. Arbeitsverträge mit Angehörigen

Betriebsprüfer wittern hierbei sofort Missbrauch und vermuten, dass Familienangehörige nur zum Schein beschäftigt sind. Machen Sie sich im Fall einer Betriebsprüfung darauf gefasst, dass Arbeitsverträge mit dem Ehepartner, den Kindern oder sonstigen Verwandten besonders genau unter die Lupe genommen werden. Bedenken der Prüfer können Sie widerlegen, wenn

  • Sie einen ordnungsgemäßen Arbeitsvertrag geschlossen haben, wie Sie ihn auch mit jedem anderen Arbeitnehmer aufsetzen würden;
  • der Lohn nicht übertrieben hoch ist;
  • der Lohn nachweisbar gezahlt wurde (Überweisungsbelege);
  • ein Arbeitsplatz vorhanden ist.

6. Verluste/Liebhaberei

Machen Sie in aufeinanderfolgenden Jahren Verluste (auch mit einer nebenberuflichen Selbstständigkeit), vermutet das Finanzamt sehr schnell, dass Sie keine Gewinnerzielungsabsicht haben („Liebhaberei“). Der Prüfer könnte Ihnen mit der Begründung den Betriebsausgabenabzug streichen!

Tipp: Weisen Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zum wiederholten Mal einen Verlust aus, geben Sie zusammen mit Ihrer Steuererklärung einen Businessplan ab, aus dem schlüssig hervorgeht, dass Sie in absehbarer Zeit Gewinne erzielen werden.

7. Investitionsabzugsbetrag (§ 7g Einkommensteuergesetz)

Bilden Sie in Ihrer Steuererklärung diese Rücklage, ist das für viele Finanzämter schon ein Grund, genauer hinzuschauen. Aktuell wird besonders überprüft, ob Sie den Investitionsabzugsbetrag für ein dazu berechtigtes Wirtschaftsgut bilden. Den Investitionsabzugsbetrag dürfen Sie nur für bewegliche Wirtschaftsgüter bilden, die Sie im Jahr der Anschaffung und im darauffolgenden Jahr zu mindestens 90 % betrieblich nutzen.

Achtung: Damit fällt beispielsweise bei den meisten Selbstständigen die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags für den Firmenwagen unter den Tisch, weil das Auto in der Regel zu mehr als 10 % privat mitgenutzt wird.

Darauf sollten Sie noch achten:

Checken Sie am besten nochmals alle Belege und Unterlagen in Ihrer Buchhaltung. Prüfen Sie, ob die formalen Voraussetzungen erfüllt sind, z. B. auch bei

  • Reisekostenabrechnungen,
  • Zeitangaben für den Verpflegungsmehraufwand,
  • Bewirtungskosten (gesonderte Aufzeichnung und Angabe der bewirteten Personen, Anlass usw.),
  • Geschenkaufwendungen (gesonderte Aufzeichnung, Angabe der beschenkten Personen, Einhalten der 35- € -Grenze) oder auch etwa
  • Angaben in allen Rechnungen und Belegen für den Vorsteuerabzug (eine Rechnung muss alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist,
  • Verträgen mit Ehegatten und Kindern (Fremdvergleich),
  • Gesellschaftsverträgen und Auslandsbeziehungen oder auch etwa
  • Investitionszulagen und
  • anderen Fördermitteln.

Darauf sollten Sie bei Ihren freien Mitarbeitern achten

Falls Sie auch freie Mitarbeiter einsetzen, sollten Sie prüfen, ob Sie auch wirklich alle Sachleistungen richtig abgerechnet haben, z. B. wenn Sie Ihrem freien Mitarbeiter einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen.

Vorsicht Richtsätze

Für bestimmte Branchen gibt es Richtsätze, in denen sich Ihr Betriebsergebnis bewegen sollte. Fallen Ihre Zahlen aus dem Rahmen, ist das noch kein Grund, um Umsatz und Gewinn um einen Sicherheitszuschlag zu erhöhen.

Sind jedoch zusätzlich Mängel in der Buchführung enthalten, wird der Prüfer Ihren Gewinn erhöhen und sich dabei an den Werten der Richtsatzsammlung orientieren.

Achtung: Die Orientierung an Richtsätzen fällt in der Regel zu Ihren Ungunsten aus.

Böse Falle Vermögenszuwachsrechnung:

Hierbei handelt es sich um eine Prüfungsmethode, die von den Finanzgerichten anerkannt ist. Der Betriebsprüfer vergleicht Ihre Einkünfte mit dem Vermögenszuwachs, den Sie erzielt haben. Das Berechnungsschema sieht wie folgt aus:

Vermögen (Betriebs- und Privatvermögen) zu Beginn des Prüfungszeitraums

– Vermögen am Ende des Prüfungszeitraums

= Vermögenszuwachs

+ Verbrauch im Prüfungszeitraum

= erforderlicher Vermögenszuwachs

– Einkünfte laut Steuererklärung

– Einnahmen aus anderen (privaten) Quellen

= Verprobungsergebnis

Geldverkehrsrechnung:

Diese ist eine Unterart der Vermögenszuwachsrechnung. Der Prüfer wendet diese Verprobungsmethode an, wenn eine Vermögensbildung nicht feststellbar ist oder unüberschaubare Verhältnisse vorliegen. Das Schema der Geldverkehrsrechnung sieht wie folgt aus:

Geldbestände zu Beginn des Prüfungszeitraums

+ Schulden am Ende des Prüfungszeitraums

+ Einnahmen lt. Steuererklärung

+ Einnahmen aus anderen (privaten) Quellen

= verfügbare Mittel im Prüfungszeitraum

– Verbrauch im Prüfungszeitraum

= erforderlicher Vermögenszuwachs

– Schulden zu Beginn des Prüfungszeitraums

– Betriebsausgaben und Werbungskosten

– steuerlich nicht abziehbare Ausgaben

– Aufwendungen für Vermögenszugänge

– Einnahmen aus anderen (privaten) Quellen

– Verbrauch im Prüfungszeitraum

= Verprobungsergebnis

Was, wenn die Rechnung nicht aufgeht?

Reichen die Einkünfte nicht aus, um den so errechneten Vermögenszuwachs bzw. die Ausgaben zu decken, darf das Finanzamt davon ausgehen, dass Sie nicht alle Einnahmen erfasst haben (BFH-Urteil vom 2.3.1983, Az. VIII R 225/80).

Dann müssen Sie die Annahmen des Prüfers widerlegen

Eine Gewinnerhöhung (= Schätzung) können Sie nur vermeiden, wenn Sie die Annahmen (= Unterstellungen) des Betriebsprüfers widerlegen. Sie können sich gegenüber dem Betriebsprüfer nur durchsetzen, wenn Sie wissen, welche Werte anzusetzen sind und wie sie miteinander verglichen werden.

So können Sie sich wehren:

  • Machen Sie sich eine Kopie der Vermögenszuwachs- bzw. Geldverkehrsrechnung, die der Betriebsprüfer erstellt hat.
  • Lassen Sie sich alle Punkte erklären, insbesondere auf welcher Grundlage er die einzelnen Werte ermittelt hat.
  • Machen Sie sich Notizen auf Ihrer Kopie, damit Sie später in Ruhe klären können, ob und inwieweit Sie die angesetzten Werte angreifen und widerlegen können.
  • Entscheidend ist der Verbrauch (Verpflegung, Kleidung usw.), den der Prüfer für den Prüfungszeitraum ansetzt. Hier können Sie seine Berechnung am ehesten widerlegen.

Und falls Ihnen das nicht gelingen sollte?

Sollten sich Differenzen nicht aufklären lassen, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie nicht alle Einnahmen versteuert haben. Die Auswirkung ist, dass Sie

  • Einkommensteuer,
  • Solidaritätszuschlag,
  • Umsatzsteuer und
  • ggf. Gewerbesteuer

nachzahlen müssen.

Deshalb argumentieren Sie so exakt und ausführlich wie möglich.

Beispiele:

  • Wenn Sie bescheiden gelebt haben, dann lassen Sie sich keine statistischen Werte für den „normalen“ Lebensunterhalt aufdrängen. Der Prüfer muss akzeptieren, dass Sie sparsam sind.
  • Möglich ist auch, dass steuerfreie Vermögenszuwächse nicht erfasst sind. Einen Spielgewinn im Casino nimmt Ihnen der Betriebsprüfer nicht ohne weiteres ab.
  • Schenkungen von Verwandten gehören natürlich ebenfalls zu den steuerfreien Vermögensmehrungen. Aber Vorsicht: Wurde die Schenkung bisher nicht erfasst, kann ggf. noch Schenkungsteuer anfallen. Der Prüfer wird bei dem von Ihnen genannten Verwandten weitere Erkundigungen einziehen und je nach Höhe der Beträge beispielsweise ermitteln, ob der Schenker entsprechende Zinseinnahmen versteuert hat.

 

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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