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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Das darf der Betriebsprüfer mit Ihrem Daten-Management-System machen

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Von Midia Nuri,

Falls Sie auch Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, sollten Sie Ihr Daten-Management-System auch mit Blick auf eine mögliche Betriebsprüfung bestens in Schuss halten.

Denn Betriebsprüfer dürfen direkt auf Daten-Management-Systeme zugreifen. Das hat das Finanzgericht Münster entschieden (Urteil vom 1.7.2010, Az. 6 K 357/10 AO, veröffentlicht am 15.9.2010).

So lag der Fall

Die Betriebsprüfer hatten das Unternehmen aufgefordert, ihnen den direkten Lesezugriff auf alle Eingangsrechnungen zu ermöglichen, die im firmeninternen Daten-Management-System digitalisiert hinterlegt waren.

Das Unternehmen hatte den Zugriff verweigert, weil sämtliche Eingangsrechnungen im Original archiviert seien und auf Anforderung vorgelegt werden konnten; mehr könne die Finanzverwaltung nicht verlangen. Außerdem enthalte das System Unterlagen, die nicht steuerrelevant sind und mitunter zusätzlich dem Datenschutz unterfallen (Zertifizierungen, Aktennotizen, Urlaubsanträge von Mitarbeitern etc.). Eine Trennung nach steuerrelevanten und anderen Unterlagen sei nicht möglich, argumentierte das Unternehmen.

Warum die Finanzrichter diese Argumente nicht gelten ließen

Übersicht: Die wichtigsten Urteilsgründe im Überblick

AufbewahrungspflichtZu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören unter anderem alle empfangenen Geschäftsbriefe. Aufzubewahren sind also insbesondere auch Eingangsrechnungen. Zugleich sind sie Buchungsbelege, die ebenfalls der Aufbewahrungspflicht unterliegen.
EDV-VerarbeitungDie Eingangsrechnungen wurden nach Auffassung der Finanzrichter auch EDV-mäßig verarbeitet, indem sie digitalisiert, gescannt und im Dokumenten-Management-System gespeichert wurden. Außerdem soll es keinen Unterschied machen, ob Unterlagen original digital erstellt oder erst gescannt und dann in ein Dokumenten-Management-System eingestellt werden.
Ausdruck in PapierformDass das Unternehmen die Eingangsrechnungen auch in Papierform aufbewahrt und alle von den Betriebsprüfern angeforderten Rechnungen als Ausdruck vorgelegt hat, lässt das Zugriffsrecht auf das Dokumenten-Management-System nicht entfallen. Dazu die Finanzrichter: Das Zugriffsrecht des Finanzamts erstreckt sich grundsätzlich auf alle Formen der Aufbewahrung.
Umfassender ZugriffBei einer elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen sind Unternehmen verpflichtet, der Finanzverwaltung und damit auch Betriebsprüfern Zugriff auf die unternehmensinterne EDV zu ermöglichen – unabhängig davon, ob die elektronisch gespeicherten Daten zusätzlich auch noch in Papierform (im Original oder in Kopie) vorgehalten werden und vorgelegt werden können.

Datentrennung
Dass im Daten-Management-System auch jede Menge – und sogar ganz überwiegend – steuerlich nicht relevante unternehmensinterne Vorgänge gespeichert waren, ließen die Finanzrichter ebenfalls nicht gelten. Ihnen genügte, dass unter anderem eben auch Eingangsrechnungen in das System eingestellt waren. Um die digitale Betriebsprüfung zu ermöglichen, ist jedes Unternehmen verpflichtet, die eigenen Datenbestände so zu organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in steuerlich relevante Datenbestände keine geschützten Bereiche tangiert werden können. Zu einer umfassenden Zugriffssperre unternehmensinterner sensibler Bereiche sei jedes Unternehmen aufgrund diverser gesetzlicher Vorschriften (z. B. Datenschutzgesetze) verpflichtet.
Stand der TechnikIn diesem Zusammenhang ließen die Finanzrichter durchblicken, dass sie dem Unternehmen nicht glaubten, nach dem Daten-Management-System sei eine Trennung in steuerrelevante und andere Daten nicht möglich. Nach Kenntnis der Richter ist heutzutage praktisch bei allen am Markt angebotenen Systemen eine Datentrennung mittels einer Zugriffsberechtigungsregelung möglich.

Was dieses Urteil für Ihren betrieblichen Alltag bedeutet

Ungeachtet dieses Urteils bleibt es dabei, dass Betriebsprüfer ausschließlich steuerrelevante Daten verwerten dürfen. Dabei sind die Betriebsprüfer allerdings nicht auf Vorgänge beschränkt, die Gegenstand der Betriebsprüfung sind. Auch Zufallsfunde dürfen sie verwerten. Wenn Sie also in Ihrem Unternehmen mit einem Daten-Management-System arbeiten: Überprüfen Sie, ob eindeutige, unmissverständliche und vor allem auch funktionierende Zugriffsregelungen bestehen, aufgrund derer es ausgeschlossen ist, dass Betriebsprüfer auf andere als steuerrelevante Daten zugreifen können.

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