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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Die unterschätzte Gefahr: Die High-Tech-Betriebprüfung

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Von Midia Nuri,

Betriebsprüfung?\nDie meisten Selbstständigen zucken bei diesem Wort nur mit den Schultern: „Das passiert mir doch nicht. Geprüft werden doch nur die Großen!“\n\nAuf den ersten Blick, scheinen die Zahlen eine solche sorglose Einstellung zu unterstützen...

Betriebsprüfung? Die meisten Selbstständigen zucken bei diesem Wort nur mit den Schultern: „Das passiert mir doch nicht. Geprüft werden doch nur die Großen!“

Auf den ersten Blick, scheinen die Zahlen eine solche sorglose Einstellung zu unterstützen: Das Bundesfinanzministerium hat kürzlich eine neue Statistik zu Betriebsprüfungen veröffentlicht:

Rein statistisch gesehen ist es danach unwahrscheinlich, dass Sie von einer Betriebsprüfung betroffen sind. In 2007 (dem Jahr, für das die Zahlen nun vorgelegt wurden) haben die Finanzämter nur 115.645 Klein- und Kleinstbetriebe überprüft. Bei einer Gesamtzahl von 7.462.613 Betrieben dieser Größenordnung ergibt das die statistische Wahrscheinlichkeit, dass Sie nur rund alle 64 Jahre von einer Betriebsprüfung heimgesucht werden.

Doch beachten Sie unbedingt zwei wichtige Warnungen:

1. Bei Auffälligkeiten steigt die Wahrscheinlichkeit dramatisch an

Die 64 Jahre sind nur eine Durchschnittszahl. Werden Sie auf irgendeine Art steuerlich auffällig, steigt die Wahrscheinlichkeit eines ungebetenen Besuchs vom Finanzamt dramatisch an. Eine Betriebsprüfung ist zum Beispiel dann wahrscheinlich, wenn einer oder gar mehrere Punkte auf Sie zutreffen:

  • Ihre Steuererklärung ist nicht plausibel: Besonders misstrauisch wird das Finanzamt, wenn Ihre Steuererklärung und besonders die Angaben in Ihrem EÜR-Formular offensichtliche Ungereimtheiten enthalten, z. B. wenn Sie andauernde Verluste ausweisen oder einen deutlich niedrigeren Gewinn als vergleichbare Unternehmen erwirtschaftet haben.
  • Ihre Verhältnisse sind unübersichtlich: z. B. nicht eindeutige Besitzverhältnisse, verschachtelte Gesellschaftskonstruktionen oder mehrere Umstrukturierungen innerhalb eines Jahres. Auch eine Betriebsübergabe (z. B. an Ihre Kinder) kann Grund für eine Betriebsprüfung sein.
  • Eine frühere Prüfung führte zu erheblichen Steuernachzahlungen: Wiegen Sie sich nicht in Sicherheit, wenn der Steuerprüfer gerade erst in Ihrer Firma war. Gerade wenn der Finanzbeamte fündig wurde und Sie Steuern nachzahlen mussten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Finanzamt bald wieder eine so genannte Anschlussprüfung ansetzt.
  • Sie haben hohe Vorsteuer-Überschüsse geltend gemacht: Machen Sie hohe Vorsteuer-Überschüsse geltend (bekommen also nach Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder -Erklärungen immer wieder Geld vom Finanzamt zurück), so müssen Sie mit einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung rechnen. Hierbei prüft der Finanzbeamte, ob Sie tatsächlich ordentliche Rechnungen vorlegen können, die die entsprechenden Umsatzsteuersummen ausweisen.
  • Stark schwankende Gewinne: Wenn Ihre Gewinne von Jahr zu Jahr stark schwanken, glaubt das Finanzamt schnell, dass etwas nicht mit rechten Dingen zugeht.
  • Unbegründetes Herabsetzen der Vorauszahlungen: Lassen Sie Ihre Vorauszahlung nur dann herabsetzen, wenn echte Gründe dafür sprechen. Stellen Sie Ihre Zahlen schlechter dar, als sie tatsächlich sind, drohen ernsthafte Konsequenzen: Die falschen Angaben können als versuchte Steuerhinterziehung gewertet werden! Dann werden Hinterziehungszinsen fällig, und Sie können ziemlich sicher sein, dass sich das Finanzamt ab sofort genauer mit Ihnen und Ihren Zahlen beschäftigt.
  • Sehr geringe Einnahmen: Die erklärten Einnahmen/Entnahmen reichen kaum zur Deckung Ihres täglichen Lebensbedarfs.
  • Einlagen: Es werden regelmäßig Einlagen getätigt, deren Herkunft ungeklärt ist. Das Finanzamt will dann schnell überprüfen, ob es sich eventuell um Schwarzgeld handelt.
  • Größere Anschaffungen oder Verkäufe im Immobilienbereich
  • Pacht-, Miet- oder Arbeitsverträge mit nahen Angehörigen werden neu abgeschlossen oder verändert.
  • Permanent verspätete Zahlungen der Steuern. Halten Sie sich penibel an alle Fristen für Ihre Voranmeldungen, Steuererklärungen und Zahlungen ans Finanzamt. Richten Sie – wenn Sie sicher sind, dass Ihr Konto immer über ausreichende Deckung verfügt – eine Abbuchungserlaubnis für die fälligen

2. Wenn es Sie trifft, wird es empfindlich teuer

Eine weitere Zahl aus der oben genannten Statistik: Infolge der 115.645 Prüfungen haben die Finanzämter rund 1,3 Mrd. € nachträglich an Steuern von Klein- und Kleinstbetrieben kassiert. Bei jeder Prüfung werden also durchschnittlich rund 11.200 € an Steuernachzahlungen fällig.

Das heißt: Wenn Sie doch von einer Betriebsprüfung betroffen sind, dann wird es empfindlich teuer.

Dafür gibt es einen Grund:

Bereits heute werden 70 % aller Betriebsprüfungen digital durchgeführt. Das heißt:

Der Prüfer vom Finanzamt steht mit dem Laptop vor Ihrer Tür und analysiert mit speziellen Programmen Ihre Buchhaltung, Spesenabrechnungen, elektronische Fahrten- und Kassenbücher … Fehler oder Unstimmigkeiten, die zu hohen Nachzahlungen führen können, sind so viel schneller und sicherer aufgespürt.

Von der Finanzverwaltung werden die Prüfer dazu gedrängt, in möglichst naher Zukunft alle Prüfungen digital durchzuführen – damit mehr Unternehmen in kürzerer Zeit geprüft werden können.

Worauf die Prüfer besonders achten

Es gibt einige Punkte, auf die Betriebsprüfer mit ihren Programmen bei der digitalen Betriebsprüfung besonders achten, weil hier besonders häufig Fehler passieren und am schnellsten „lukrative“ Nachzahlungen zu erwirtschaften sind. Hier die wichtigsten 4 Punkte:

1. Überprüfung der Kasse

Gibt es Fehlbeträge in der Kasse? Wenn Sie diese nicht aufklären können, erhöht das Finanzamt Ihren Gewinn entsprechend.

2. Kleinbetragsrechnungen

Hier spielt der Prüfer die Vorteile der elektronischen Prüfung aus: Mit wenigen Klicks findet er alle Zahlungen, bei denen die Kleinbetragsgrenze von 150 € knapp überschritten ist. Ab dieser Grenze müssen Rechnungen die umfangreichen Pflichtangaben tragen. Der Prüfer lässt sich von Ihnen alle Belege zeigen und streicht die Vorsteuer für alle Belege, die nicht korrekt sind.

3. Vergleich von Angebot und Rechnung

Der Prüfer schaut sich an, ob die Beträge auf Angeboten denen der späteren Rechnung entsprechen. Ist der Rechnungsbetrag deutlich niedriger, vermutet er Schwarzarbeit und wird sich die ganze Sache genauer ansehen.

4. Mini-Jobber

Wenn Sie Daten Ihrer Mitarbeiter elektronisch erfassen und verwalten, hat der Prüfer auch Zugriff darauf. Er schaut sich dann als Erstes Ihre Mini-Jobber an – z.B.: Wird der Lohn von zwei 400-€-Kräften auf das gleiche Konto überwiesen?

Mein Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre Steuerunterlagen in diesen vier Punkten schlüssig, lückenlos und korrekt sind. Dann verliert auch die unterschätzte Gefahr einer Betriebsprüfung für Sie den Schrecken.

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