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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Kontrollieren Sie, ob Sie die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung nutzen können

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elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP)
Urheber: golubovy | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Kommen Prüfer der Sozialversicherungsträger in Ihr Unternehmen, nehmen sie einen Arbeitsplatz, Mitarbeiter und nicht zuletzt Sie selbst in Beschlag. Das bedeutet also Stress. Doch es geht auch anders. Bei einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) verschicken Sie die Daten direkt an den Prüfer und ersparen sich so unter Umständen sogar dessen Besuch. Allerdings müssen Sie zuvor kontrollieren, ob Sie technisch zur Teilnahme an diesem Verfahren in der Lage sind.

Im Rahmen der euBP haben Sie die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten elektronisch anzuliefern. Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRVB) prüft Ihre Daten mithilfe einer Prüfsoftware. Können auf diese Weise bereits alle Fragen geklärt werden, ist die Prüfung vor Ort in vielen Fällen überflüssig. Muss zusätzlich doch noch eine Prüfung im Unternehmen stattfinden, wird diese erheblich kürzer als bisher ausfallen. Ihre Pflicht, Prüfern einen Arbeitsplatz oder gar einen eigenen Raum zur Verfügung zu stellen, entfällt damit meist.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund weist aktuell auf Folgendes hin:

  1. Die euBP sieht ausschließlich die Annahme der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten im Rahmen eines Online-Verfahrens vor. Der Absender erhält eine elektronische Annahmequittung.
  2. Eine Annahme von Datenträgern der jeweiligen Softwarehersteller ist nicht möglich (geschlossenes Verfahren).
  3. Eine Liste der Softwarehersteller, die das Verfahren euBP bereits unterstützen, finden Sie hier: gkv-ag.de/das-verfahren/programme-im-verfahren-der-systemuntersuchung/systemgepruefte-programme-mit-abschluss/
  4. Die Daten werden nach Bestandskraft des Bescheids automatisch gelöscht. Dem Absender der Arbeitgeberdaten wird darüber eine elektronische Meldung hinterlassen.
  5. Es ist keine monatliche oder andere regelmäßige Datenmeldung durch Arbeitgeber vorgesehen. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p Sozialgesetzbuch (SGB) IV übermittelt und nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung ist nicht vorgesehen.

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Unterstützung bei Meldekorrekturen im eXTra-Verfahren

Kommt es aufgrund der Betriebsprüfung zu Beanstandungen mit Entgeltdifferenzen, wird nach Abschluss der Betriebsprüfung eine entsprechende Datei erstellt.

Diese enthält neben Korrekturhinweisen auch Grundinformationen über die zu stornierenden Ursprungsmeldungen. Die Datei wird bei der Datenstelle der Rentenversicherungsträger (DSRV) bereitgestellt und kann von Ihnen im eXTra-Standard über die Abrechnungssoftware abgerufen werden.

Achtung! Wichtig ist hierfür, dass Ihr Abrechnungssystem die Annahme und Aufbereitung der Daten unterstützt.

Werden die gelieferten Daten durch Ihre - mit dem Modul "euBP" zertifzierte - Entgeltabrechnungssoftware maschinell verarbeitet, haben Sie im eigenen Abrechnungssystem die Möglichkeit, Meldekorrekturen zu veranlassen. Die Meldekorrektur beinhaltet eine Stornierung der Ursprungsmeldung und die Abgabe einer korrigierten Meldung unter Berücksichtigung der Daten aus der Betriebsprüfung. Als Unterscheidungsmerkmal für diese Meldungen wird im entsprechenden Datensatz ein Merkmal "Meldekorrektur aus der Betriebsprüfung" aufgenommen.

Achtung! Die Erstattung dieser Meldungen ist seit Inkrafttreten der Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und -übermittlung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1-3 SGB IV in der seit 1.7.2016 gültigen Fassung zulässig.

Schnell-Check: So läuft die euBP ab

 

  • Liefertermin für Daten. Nehmen Sie am Verfahren euBP teil, werden Ihre Daten im Rahmen einer Prüfankündigung (§ 7 Abs. 1 B) angefordert. Diese enthält die Angabe des Termins, zu dem die Datenlieferung spätestens erfolgen muss. Nach Ablauf des vorgegebenen Liefertermins werden eingehende Daten abgewiesen. Benötigen Sie einen Termin zu einem späteren Zeitpunkt, nehmen Sie Kontakt zu dem zuständigen Prüfer auf (siehe Prüfankündigung) und stimmen mit ihm einen anderen Termin ab.
  • Keine Daten ohne Termin. Schicken Sie ohne vorherige Terminvergabe Daten, werden diese abgewiesen.
  • Daten aus Entgeltbuchhaltung: maximal 500 Mitarbeiter. In einer gelieferten Datei der Entgeltbuchhaltung darf die Zahl von 500 Arbeitnehmern nicht überschritten werden. Wenn Ihr Unternehmen mehr Mitarbeiter beschäftigt und Sie deshalb mehrere Dateien liefern müssen, füllen Sie jede weitere Datei auf jeweils 500 Arbeitnehmer auf (Ausnahme: letzte Datei). Für jeden Arbeitnehmer ist ein Datensatzpaar bestehend aus Datensatz Stammdaten Arbeitnehmer (DSAN) und Datensatz Lohn Arbeitnehmer (DSLA) zu bilden. Das bedeutet, dass Sie diese beiden Datensätze mit identischen Werten für die Angaben Mandant, Aktenzeichen Verursacher und Versicherungsnummer direkt hintereinander liefern müssen.

 

 

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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