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Private Nutzung des Firmenhandys: Kontrolle bedarf der Zustimmung des Betriebsrats

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Steuer Betriebspruefung

Von Midia Nuri,

Telefonieren ist teuer. Mitarbeiter, die von ihrem dienstlichen Anschluss private Telefonate führen, verursachen unnötigen Kosten. Als Arbeitgeber sollten Sie deshalb Privatgespräche vom Arbeitsplatz verbieten. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass der ein oder andere Mitarbeiter Ihre Großzügigkeit ausnutzt.

Dies gilt natürlich in besonderem Maße auch für Mobiltelefone, bei denen die Kosten, die Ihre Arbeitnehmer mit dem Firmenhandy für Privatgespräche hervorrufen, noch deutlich höher sind, als beim Festanschluss am Arbeitsplatz.

Doch Vorsicht: Haben Sie als Arbeitgeber die privaten Gespräche mit dem Firmenhandy bereits verboten, dürfen Sie dieses Verbot nicht mittels einer technischen Einrichtung überwachen, ohne vorher Ihren Betriebsrat zu fragen.

Wenn Sie als Arbeitgeber verhindern wollen, dass „Quasselstrippen“ vom Arbeitsplatz oder über das Mobiltelefon hohe Telefonkosten verursachen, sollten Sie sich zunächst mit den Voraussetzungen eines entsprechenden Verbots vertraut machen: Grundsätzlich darf natürlich kein Mitarbeiter private Telefonate von seinem Arbeitsplatz oder vom Firmenhandy aus führen. Das Telefon auf dem Schreibtisch des Sachbearbeiters oder in der Tasche des Außendienst-Mitarbeiters ist für private Gespräche tabu! Nur Sie als Arbeitgeber können hiervon Ausnahmen machen und die Privatnutzung des dienstlichen Telefons teilweise erlauben. Treffen Sie deswegen rechtzeitig eine eindeutige Vereinbarung, wie oft und wie lange Ihre Mitarbeiter pro Tag, pro Woche oder pro Monat das Diensttelefon für ein privates Gespräch nutzen dürfen! Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Kosten und Konflikte.

Machen Sie sich auch klar, dass ein totales Verbot von Privatgesprächen am Arbeitsplatz oft nur wenig Sinn macht. Nicht selten können Mitarbeiter gar nicht anders, als beispielsweise ein Gespräch mit einer Behörde vom Arbeitsplatz aus zu führen, weil die entsprechenden Ansprechpartner in der Freizeit des Mitarbeiters nicht erreichbar ist. Erlauben Sie deswegen eine beschränkte Nutzung des dienstlichen Telefons für private Gespräche und geben Sie den entsprechenden Rahmen vor. Ein völliges Verbot führt meistens dazu, dass Ihre Mitarbeiter es gar nicht erst einhalten und der Streit ist vorprogrammiert. Das gleiche gilt übrigens für die private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz.

Vorsicht! Dulden Sie niemals, dass Ihre Mitarbeiter das Diensttelefon nach freiem Belieben nutzen können. Widersprechen Sie einem unbeschränkten Gebrauch des Firmentelefons nicht, kann schon nach 6 Monate ein Vertrauensschutz auf Seiten Ihrer Mitarbeiter entstehen, der dazu führt, dass die freie Nutzung zur Regel wird. Diesen Vertrauensschutz, den Arbeitsjuristen als „betriebliche Übung“ bezeichnen, können Sie als Arbeitgeber nur schwer wieder beseitigen.

Beugen Sie einer „betrieblichen Übung“ deswegen immer durch eine klare Regelung der privaten Nutzung von Diensttelefonen und des Internets am Arbeitsplatz vor. Am besten Sie schreiben eine solche Nutzungsbeschränkung gleich in den Arbeitsvertrag mit dem einzelnen Mitarbeiter. Für die bereits bestehenden Arbeitsverhältnisse können Sie eine entsprechende Regelung durch eine Betriebsvereinbarung einführen. Achten Sie aber darauf, dass Sie vor dem Erlass einer solchen Betriebsvereinbarung immer den Betriebsrat einschalten, wenn Sie einen solchen in Ihrem Betrieb haben.

Doch selbst wenn Sie eine Nutzungsbeschränkung für Firmentelefone eingeführt haben, heißt dies noch nicht, dass Ihre Mitarbeiter den Apparat nicht dennoch über das erlaubte Maß hinaus privat nutzen. Hierzu ist natürlich eine Kontrolle erforderlich. Doch diese sind eine heikle Sache, weil durch Sie als Arbeitgeber durch eine Überwachung der Telefongespräche automatisch in die Privatsphäre des Arbeitnehmers eingreifen, was bisweilen verboten ist. Verboten ist das Mitschneiden von privaten Gesprächen auf Band. Erlaubt hingegen ist die Überprüfung der Verbindungsdaten des einzelnen Anschlusses. Doch auch dies geht nur mit der Erlaubnis Ihres Betriebsrats, wie das Arbeitsgericht Frankfurt jetzt noch einmal für dienstliche Mobiltelefone klarstellte. Die Zustimmung brauchen Sie sogar für eine probeweise Überwachung.

In dem entsprechenden Fall hatte ein Aufzugunternehmen ein Überwachungssystem für die Mobiltelefone seiner Außendienst-Mitarbeiter angeschafft, um die privaten Telefonate dieser Arbeitnehmer über deren firmeneigenen Handys zu überprüfen. Zu diesem Zwecke wurden die Geräte über die Berliner EDV-Zentrale des Unternehmens geschaltet, von wo aus damit alle Gespräche nachvollziehbar waren. Mit einem Probelauf wollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass das neue System auch funktioniere. Den Betriebsrat fragte er nicht. Als die Vertreter der Arbeitnehmer hiervon erfuhren, stoppten Sie den Probelauf im Rahmen eines gerichtlichen Eilverfahrens, weil der Arbeitgeber vorher den Betriebsrat nicht informiert hatte.

Das Arbeitsgericht Frankfurt gab dem Betriebsrat Recht und untersagte dem Arbeitgeber den Einsatz des neuen Überwachungssystems bis zur Zustimmung des Betriebsrats. Nach Ansicht der hessischen Richter muss der Arbeitgeber nämlich auch vor einem Probelauf die Erlaubnis des Betriebsrats einholen.

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