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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Sie können einer Betriebsprüfung vorbeugen – aber nicht in jedem Fall

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Von Midia Nuri,

Am besten schauen Sie gleich einmal in Ihren jüngsten Steuerbescheid. Enthält der folgenden Satz, können Sie mit sehr großer Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass Ihr Finanzamt Ihr Unternehmen bereits für eine Betriebsprüfung ins Auge fasst: „Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig.“

 

Steht der Satz drin, können Sie eine Betriebsprüfung sowieso nicht mehr abwenden. Sie sollten nun einfach alles daran setzen, Ihre Buchführung auf Vordermann zu bringen und alle Eingangsrechnungen auf Fehler zu durchsuchen.

Tipp: Erstellen Sie ein Backup aller steuerrelevanten Unterlagen auf einer externen Festplatte. Sollte der Betriebsprüfer diese einsehen wollen, können Sie ihm einfach die Festplatte aushändigen. Das senkt die Gefahr, dass er auf etwas auf Ihrem Rechner stößt, das Fragen aufwirft. Offene Fragen sind immer schlecht.

Es gibt noch ein paar weitere Faktoren, die das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung veranlassen, an denen Sie nicht rütteln können. Aber bei jedem einzelnen Fall haben Sie es in der Hand, Ihre Lage zu verbessern.

Faktor 1: Betriebsgrößenklasse

Wenn Ihr Unternehmen ein Großbetrieb oder Konzern ist, haben Sie keine Chance, eine Prüfung zu vermeiden. Hier werden Sie konstant geprüft.

Sie können nur darauf hin arbeiten, dass das Finanzamt Ihr Unternehmen weniger intensiv prüft, indem Sie penibel darauf achten, mit bester Buchführung einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Tipp: Je geringer die Nachzahlung bei der letzten Prüfung ausgefallen ist, desto eher wird die Prüfung des aktuellen Zeitraums abgeschlossen.

Faktor 2: Zufall

Auch der Faktor Zufall spielt eine Rolle. Etwa 10% aller Prüfungsfälle lost das Finanzamt über einen Zufallsgenerator aus. Auch diesen Faktor können Sie nicht beeinflussen – sehr wohl aber auch hierbei, wie es weitergeht.

Ist Ihr Unternehmen unter den für eine genauere Prüfung ausgelosten Unternehmen, wird der Sachbearbeiter zunächst im internen Aktenstudium Ihre Bilanzen prüfen. Kommt er zum Schluss, dass in Ihrem Fall keine Prüfungswürdigkeit besteht, werden Sie von diesem Vorgang nie etwas erfahren.

Das sollten Sie tun:

Damit dieses Ergebnis eintritt, sollten Sie alles vermeiden, was den Argwohn des Finanzamts auf sich ziehen könnte.

  1. Achten Sie bei Buchführung und Steuererklärung stets penibel auf die Form.
  2. Heften Sie Rechnungen und Belege am besten sofort korrekt ab – so werden Sie nicht so leicht in die Verlegenheit kommen, etwas Vergessenes nachreichen zu müssen und füllen Sie die Steuerformulare stets korrekt und ordentlich aus.

Achtung: Jeder Fehler, den Sie sich hier erlauben, hinterlässt bei dem Finanzbeamten den Eindruck, bei Ihnen könne es sich lohnen, etwas genauer hinzuschauen. Und das wollen Sie ja gerade nicht.

Faktor 3: Branchenzugehörigkeit

Prüft Ihr Betriebsstättenfinanzamt gerade beispielsweise die Branche „Metallbau“ und sind Sie im Metallbau tätig, dann ist ein Besuch der Beamten sehr wahrscheinlich. Auch gegen diesen Risikofaktor können Sie nur bedingt etwas tun. Ähnlich wie beim Faktor Zufall können Sie beim Faktor Branchenzugehörigkeit nur durch Wohlverhalten das beste für sich herausholen.

Das können Sie trotzdem tun:

Ihre Bilanz ist so aufbereitet, dass sich quasi keine Fragen ergeben. Haben Sie einmal größere Veränderungen zu den Vorjahren zu verzeichnen – das lässt sich ja oft gar nicht vermeiden –, ist es wichtig, dass Sie plausibel darstellen, warum dies der Fall ist.

Beispiel: Sie sind Steuerverantwortlicher eines Metallbauunternehmens und Ihr Umsatz ist im Vergleich zum Vorjahr um 20 % eingebrochen. Möglicher Grund: Da die Bundesstraße, an der Ihr Unternehmen liegt, für 3 Monate umgebaut wurde und Sie Ihr Betrieb damit schlechter erreichbar war, kam es zu diesem Umsatzeinbruch.

Tipp: Enthält Ihre Bilanz diese Erläuterung, ist die Frage nach dem Umsatzeinbruch beantwortet und die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung sinkt.

 

Reichen Sie gleich eine Bilanz mit Kontennachweis ein

Für die Erstellung Ihrer Bilanz werden Sie ein Softwareprogramm einsetzen. In der Praxis erhält die Finanzverwaltung ein Exemplar, das neben dem allgemeinen und dem Erläuterungsteil auch den Kontennachweis enthält.
Beim Kontennachweis ist neben der Bezeichnung des jeweiligen Kontos (z. B. „Kasse“) auch die interne Kontonummer (1.000 für das Konto Kasse) angegeben. Prüfen Sie, ob Ihr Ausdruck für das Finanzamt auch diese Angaben enthält. Damit wird es möglich, Ihre Kennzahlen der jeweiligen Jahre schneller zu vergleichen.

Tipp: Kontrollieren Sie vor dem Ausdruck Ihrer Bilanz für den Fiskus, ob in Ihrem Programm der Ausdruck des Kontennachweises angewählt ist. Sie können sich dadurch die erste Nachfrage des Finanzamts sparen.

Wie sehr es sich lohnt, ein vorbildlicher Steuerzahler zu sein, das sehen Sie an den folgenden beiden Faktoren, die eine Betriebsprüfung wahrscheinlicher machen. In beiden Fällen haben Sie nicht nur in der Hand, wie Sie durch eine Betriebsprüfung kommen, sondern Sie können sogar vorab beeinflussen, ob das Finanzamt Sie überhaupt ins Visier nimmt.

Kontrollierbarer Faktor 1: Gehäufte Nachfragen

Der Sachbearbeiter, der Ihre Steuererklärungen bearbeitet, hat Schwierigkeiten, Einzelheiten in Ihrer Bilanz nachzuvollziehen. Also fragt er bei Ihnen nach.

Wenn Sie oder Ihr Steuerberater sich viel Zeit zur Beantwortung von Rückfragen lassen oder zu knapp antworten, so dass der Sachbearbeiter wieder nachfragen muss, kann dies dazu führen, dass er sich genauer für Ihr Unternehmen interessiert. Eine Betriebsprüfungs-Meldung ist die Folge.

Das können Sie tun

Erläutern Sie die Positionen in Ihrer Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung so ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich.

Steigen beispielsweise Ihre Instandhaltungsaufwendungen stark, sollte sich ein kurzer Hinweis finden, dass und warum dies so ist.

Kontrollierbarer Faktor 2: Zusammenarbeit mit dem Finanzamt

Unterschätzen Sie nicht die grundsätzliche Bedeutung des Klimas Ihrer Beziehung zu dem oder den Sachbearbeitern Ihres Finanzamts. Wie Sie mit Ihrem Finanzbeamten zusammenarbeiten, das ist ebenfalls ein wichtiger Faktor für eine Betriebsprüfung – und der liegt allein in Ihrer Hand.

So sorgen Sie für Schönwetter:

  1. Geben Sie Ihre Steuererklärungen pünktlich und ordentlich ab,
  2. zahlen Sie Ihre Steuern pünktlich und
  3. beantworten Sie Anfragen stets rasch, freundlich, korrekt und vollständig.

Tun Sie das nicht, werden Sie nicht nur häufiger angemahnt, sondern Ihr Betrieb steigt auf dem internen Betriebsprüfungsranking des Finanzamts einige Stufen auf der Leiter hoch.

Tipp: Wenn Sie einen Termin nicht einhalten können, melden Sie sich frühzeitig bei Ihrem Sachbearbeiter. Dann ist es in der Regel kein Problem.

Ducken müssen Sie sich aber auch nicht!

Auch wenn das Wörtchen Wohlverhalten im Umgang mit dem Finanzamt ganz großgeschrieben ist, bedeutet das nicht, dass Sie nicht mucken dürfen. Vertreten Sie zu einzelnen Punkten eine andere Rechtsauffassung, sollten Sie Ihre Auffassung ruhig begründen und auch konsequent verfolgen. Dazu steht Ihnen das Rechtsbehelfs- ebenso wie das Klageverfahren zur Verfügung.

Tipp: Rechtliche Schritte sind kein Faktor für eine Betriebsprüfung. Nehmen Sie Ihre Rechte wahr, wird dies niemals durch eine Betriebsprüfung sanktioniert. Schließt sich die Rechtbehelfsstelle oder das Finanzgericht Ihrer Auffassung an, sinkt das Risiko einer erneuten Prüfung sogar etwas.

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