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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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So bereiten Sie sich auf die Betriebsprüfung dieser 4 Kernbereiche vor

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Betriebsprüfung
Urheber: Jamrooferpix | Fotolia

Von Markus Kahr,

Es gibt eine Reihe von Daten, die die Finanzverwaltung im Rahmen jeder Betriebsprüfung überprüft. Sie können sich bereits bei der Aufstellung Ihres Jahresabschlusses hierauf vorbereiten und etwaige fehlende Belege und Unterlagen anfordern bzw. berichtigen.

Im Wesentlichen geht es um diese 4 Bereiche:

1. Reisekostenabrechnungen für Ihre Mitarbeiter

Reisekosten, die Sie Ihren Mitarbeitern im Rahmen der steuerlichen Vorgaben erstatten, sind steuerfrei. Klar, dass die Finanzverwaltung diesen Bereich sowohl im Rahmen einer Lohnsteuer­-Außenprüfung als auch anlässlich einer regulären Betriebsprüfung gesondert prüft.

Für die steuerfreie Erstattung ist Ihre Dokumentation Voraussetzung

Damit Sie Ihren Mitarbeitern deren Aufwendungen tat­ sächlich steuerfrei erstatten können, benötigen Sie von ihnen eine Reisekostenabrechnung mit allen erforderlichen Angaben. Idealerweise gibt es in Ihrem Unternehmen einen Reisekostenvordruck, der folgende Angaben enthält:

  • Datum und Uhrzeit bei Beginn und Ende der Auswärtstätigkeit
  • Angaben zum Ort und zum Zweck der Reise
  • Angaben zu den gefahrenen Kilometern mit dem privaten oder betrieblichen Fahrzeug
  • Angaben zu Übernachtungen.

 

2. Private Nutzung des Firmen-Pkw

In nahezu jeder Betriebsprüfung ist die Frage des Brut­to­-Listenpreises ein Hauptthema. In vielen Fällen werden unzutreffende Werte angesetzt.

Besonders auffällig ist dies immer dann, wenn es z. B. um Hauspreise des örtlichen Händlers, Tageszulassungen oder Sonderaktionen der Leasinggesellschaft geht. Neben dem Brutto-­Listenpreis des Fahrzeugs ist auch die zutreffende Entfernungsangabe für die Fahrten Ihrer Mitarbeiter zwischen deren Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte ein Thema.

Als Nachweis z.B. für den Umbau eines Kombis zu einem Werkstattwagen können Fotos überzeugende Argumente liefern. Greifen Sie zu Kamera oder Handy und dokumentieren Sie Besonderheiten mit dem Fotobeweis.

Empfehlung 1: Lassen Sie sich die Entfernungsangaben Ihrer Mitarbeiter schriftlich bestätigen und nehmen Sie diese zum Lohnkonto. Nehmen Sie in diese Bestätigung auch den Hinweis auf, dass Ihr Mitarbeiter bei einem Wohnungswechsel eine geänderte Kilometerangabe Ihnen mitteilen muss. Sie laufen dann im Fall einer unzutreffenden Angabe nicht in eine etwaige Haftungsfalle.

Empfehlung 2: Teilt Ihnen Ihr Mitarbeiter eine neue Wohnanschrift mit, fragen Sie ihn automatisch auch nach der Entfernung zwischen seiner neuen Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte. Dann gibt es hinterher keine bösen Überraschungen.

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3. Bewirtungsaufwendungen

Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass können Sie als Betriebsausgaben erfassen. Notwendig ist hierfür allerdings, dass Sie die Namen aller Teilnehmer an der Bewirtung angeben. Kürzel, wie sie in vielen Firmen verwendet werden, sind unzulässig. Ebenso ist der Grund der Bewirtung genau zu bezeichnen. Die Angabe „Infogespräch“ reicht nicht aus. Besser: „Abstimmung des Werbeplans für die Frühlingsaktion 2017“.

Ohne einen ordnungsgemäßen Beleg geht nichts

Damit Ihre Bewirtungsaufwendungen vor den Augen des Fiskus Bestand haben, muss Ihr Beleg die folgenden Anga­ ben enthalten:

Enthält Ihr Bewirtungsbeleg diese Angaben?

  • Ort
  • Tag
  • Teilnehmer der Bewirtung
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen

Haben Sie die Bewirtung in einer Gaststätte durchgeführt, genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.

1. Anforderung - Ort der Bewirtung: Ort und Tag der Bewirtung müssen auf Ihrem Beleg eingetragen werden, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. Hier reicht es nicht aus, z. B. Rosen­ heim anzugeben. Aus Ihrem Beleg muss die Gaststätte eindeutig identifizierbar sein.

2. Anforderung - Tag der Bewirtung: Sie werden es kaum glauben, aber in der Praxis tauchen immer wieder Bewirtungsbelege auf, bei denen das Datum fehlt. Achten Sie daher darauf, dass der Tag der Bewirtung in Ihrem Beleg angegeben ist.

3. Anforderung - Namen der Teilnehmer der Bewirtung: Auf Ihrem Bewirtungsbeleg müssen alle Personen namentlich aufgeführt werden, die an der Bewirtung teilgenommen haben. Die Angabe der jeweiligen Anschriften ist nicht erforderlich. Eine Identifizierung der Teilnehmer muss jedoch möglich sein, sodass ggf. auch Vorname und Adresse bzw. Firma vom Finanzamt nachgefordert werden können. Zu den Teilnehmern Ihrer Bewirtung zählen alle an der Veranstaltung teilnehmenden Personen. Deshalb müssen Sie genau darauf achten, dass auch Ihr Name aufgeführt bzw. Ihre teilnehmenden Arbeitnehmer namentlich benannt werden. 

Ausnahme: Auf die Angaben der Namen kann verzichtet werden, wenn deren Feststellung Ihnen nicht zugemutet werden kann. Dies ist z. B. bei Bewirtung anlässlich von Betriebsbesichtigungen durch eine größere Personenzahl der Fall. In diesen Fällen genügt die Angabe der Zahl der Teilnehmer der Bewirtung sowie eine die Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung (Betriebsbesichtigung 50 Personen, Seniorengruppe Sonnenschein, München). 

4. Anforderung - Anlass der Bewirtung: Dieser Formvorschrift kommt eine besondere praktische Bedeutung zu, da hier die meisten Fehler auftreten. Achten Sie darauf, dass Sie den konkreten Anlass der Bewirtung möglichst genau angeben (z. B. Jahresplanung 2017, Pla­nung Umbau der Filiale Bonn) 

Empfehlung: Auch wenn es für Sie und Ihre Mitarbeiter zusätzliche Arbeit bedeutet, sind Sie nur mit ausführlichen Angaben zum Anlass Ihrer Bewirtung auf der sicheren Seite. Geben Sie ganz konkret an, was der Grund der Bewirtung war, z. B. Besprechung des Geschäftsabschlusses 2016, Ausblick auf das Jahr 2017, Festlegung, in welcher Reihenfolge bestimmte Umstrukturierungen in Ihrem Unternehmen vorgenommen werden sollen, etc.

5. Anforderung - Höhe der Bewirtung: Aus Ihrem Beleg muss sich die Höhe Ihres Aufwandes erge­ben. Bei Beträgen ab 150 € (inkl. Umsatzsteuer) sind zudem eine Aufschlüsselung in einen Netto­ und Umsatzsteuerbe­trag sowie die Angabe des Umsatzsteuersatzes notwendig. Ab 2017 soll die Grenze von 150 auf 200 € angehoben werden.

Detaillierte Angaben zum Verzehr

Die in Anspruch genommenen Leistungen müssen nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung in der Rechnung gesondert bezeichnet werden. Alle von Ihnen und Ihren Gästen verzehrten Speisen und Getränke müssen mit ihren Einzelpreisen aufgelistet werden. Abkürzungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“, „Frühstück“ oder „Lunch-­Buffet“ sind dabei zulässig. Das Finanzamt erkennt nur Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert sind. Damit sind handgeschriebene Rechnungen, die oftmals von Landgast­häusern erstellt werden, nicht abzugsfähig.

Zeitnahe Belegerstellung

Sie sind verpflichtet, zeitnah schriftliche Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung zu machen. Fehlende schriftliche Angaben haben zur Folge, dass der gesamte Bewirtungsaufwand nicht abzugsfähig ist. Der zum Nachweis erforderliche schriftliche Beleg muss zeitnah (kurze Zeit nach der Bewirtung) erstellt werden. Keinesfalls genügt es, wenn Sie diese Angaben, z. B. erst im Rahmen einer laufenden Betriebsprüfung nachholen. Die­ser Mangel bedeutet ein Abzugsverbot für den jeweiligen Bewirtungsbeleg.

Hinweis auf die besondere Aufzeichnungspflicht

Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten müssen ein­zeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (gesondertes Konto in der Finanz­buchhaltung). Die Verletzung der besonderen Aufzeich­nungspflicht führt dazu, dass die nicht gesondert aufgezeichneten Bewirtungskosten überhaupt nicht abzugsfähig sind. Das gilt auch in sogenannten Bagatellfällen, d. h. bei zahlenmäßig geringen Bewirtungsvorgängen. Auch die besondere Aufzeichnung muss „zeitnah“ zwi­schen dem Anfall des Bewirtungsaufwands und dem Zeit­punkt der buchmäßigen Erfassung erfolgen. 

 

4. Geschenke an Ihre Kunden

Wer freut sich nicht, wenn er von Ihnen zum Weihnachts­fest eine kleine Aufmerksamkeit und ein Dankeschön für die Zusammenarbeit erhält? Damit der Fiskus Ihre Angaben ebenfalls akzeptiert, achten Sie darauf, dass die Empfänger Ihrer Geschenke einzeln angegeben sind. Hier sind der Fir­menname und der jeweilige Mitarbeiter anzugeben.

Beispiel
: Ein örtlicher Metzger bietet Ihnen ein Präsent, bestehend aus zweimal Currywurst im Glas, mit einer Flasche Sekt für 19,90 € an. Für Ihre Kunden und Geschäftspartner kaufen Sie 70 Pakete für insgesamt 1.393 € zzgl. Umsatzsteuer. Für andere Kunden und Geschäftspartner haben Sie 60 x je eine Kino-­Geschenk­-Box im Wert von 25,90 € eingekauft. Sie besteht aus 1 x Kinoeintritt für 2 Personen, 1 x Popcorn für 2 Personen, 1 x Softgetränk für 2 Personen. In einer speziellen Liste erfassen Sie, welcher Kunde oder Geschäftspartner welches Weihnachtspräsent erhalten hat. Erstellen Sie einfach eine Excel-­Liste. In den Spaltenköpfen geben Sie die Präsente an. In den jeweiligen Zeilen darunter führen Sie die Namen auf und kreuzen dann das jeweilige Geschenk an. Einfacher, schneller und übersichtlicher geht es nicht. 

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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