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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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So bereiten Sie sich optimal auf eine Betriebsprüfung vor

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Betriebsprüfung
Urheber: Jamrooferpix | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Wir haben für Sie eine Checkliste mit 15 To-dos erstellt, die Ihnen hilft, sich optimal auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten.

  1. Prüfen Sie nach der ersten telefonischen oder schriftlichen Ankündigung der Prüfung, ob Ihnen genügend Zeit für die Vorbereitung bleibt. Versuchen Sie ggf. den Termin zu verschieben.
  2. Vereinbaren Sie mit dem Betriebsprüfer eine genaue Uhrzeit, zu der er am ersten Prüfungstag erscheinen wird. Wenn Sie einen Steuerberater haben, sollten Sie ihn bei der Prüfungsvorbereitung einbeziehen.  
  3. Beantragen Sie, dass die Prüfung in anderen Räumen stattfindet, z. B. bei Ihrem Steuerberater.
  4. Gehen Sie in die Prüfung und in die Vorbereitung möglichst nicht allein. Ziehen Sie Ihren Steuerberater oder zumindest einen erfahrenen selbstständigen Kollegen hinzu.
  5. Stellen Sie alle Unterlagen für den Prüfungszeitraum zusammen: Jahresabschlüsse, Rechnungen, Kontoauszüge. Wenn Sie Ihre Belege verbucht haben, zeigen Sie auch die Konten, Summen- und Saldenlisten.
  6. Arbeiten Sie mit einem PC, müssen Sie dem Prüfer das Lesen Ihrer Daten ermöglichen. Am besten überspielen Sie dafür alle steuerlich relevanten Daten auf einen separaten PC, damit er nicht aus Versehen auf Informationen stößt, die ihn nichts angehen. Der Prüfer kann auch verlangen, dass Sie oder ein anderer die Daten nach seinen Vorgaben auswerten.
  7. Meist wird der Prüfer auch die Vorlage von Verträgen (z. B. Mietverträge, Arbeitsverträge) verlangen. Übergeben Sie solche Verträge am besten immer in Kopie.
  8. Legen Sie nur die betrieblichen Unterlagen bereit und prüfen Sie deren Vollständigkeit. Private Unterlagen, z. B. die Auszüge eines rein privat genutzten Kontos, brauchen Sie nicht von sich aus vorzulegen. Wenn aber über das private Konto auch geschäftliche Zahlungen laufen, ist der Prüfer berechtigt, die entsprechenden Auszüge mitzuprüfen.
  9. Suchen Sie alle Verträge heraus, die für den Prüfungszeitraum von Bedeutung sind. Prüfen Sie, ob die Form der Verträge ordnungsgemäß ist und ob sie auch tatsächlich, wie vereinbart, durchgeführt wurden.
  10. Prüfen Sie, ob Verträge mit Angehörigen einem Fremdvergleich standhalten.
  11. Liegt die Umsatz- und Gewinn-Situation etwa im Rahmen vergleichbarer Unternehmen? Entsprechen Ihre Zahlen in etwa der Richtsatzsammlung, mit der das Finanzamt arbeitet? Wenn nicht, sollten Sie schlüssige Gründe für die Abweichung nennen können.
  12. Zu einer Betriebsprüfung gehört unter Umständen auch eine Betriebsbesichtigung. Achten Sie darauf, dass die Räume entsprechend vorbereitet sind – besonders dann, wenn Sie zu Hause im Home Office arbeiten. Beispiele: Entfernen Sie alle Gegenstände aus dem Arbeitszimmer, die auf eine private Nutzung hindeuten könnten, z. B. Unterhaltungselektronik (Kaffeemaschine ist unbedenklich). Ist der Arbeitsplatz für angestellte Verwandte vorhanden?
  13. Haben Sie alle Unterlagen durchgesehen und geprüft, machen Sie eine Liste aller offenen Punkte, die noch zu klären sind. Ordnen Sie die Liste nach Wichtigkeit und arbeiten Sie die Liste Punkt für Punkt ab.
  14. Wenn Sie feststellen, dass Sie, aus welchem Grund auch immer, Einnahmen nicht vollständig erfasst haben, erklären Sie diese Beträge sofort nach. Wichtig: Dies muss vor der Prüfung erfolgen, wenn Sie strafrechtliche Konsequenzen vermeiden wollen! Ziehen Sie auf jeden Fall einen Steuerberater hinzu!
  15. Stellen Sie fest, dass Sie Betriebsausgaben gebucht haben, die möglicherweise nicht anerkannt werden könnten, tun Sie zunächst einmal nichts. Warten Sie ab, ob der Prüfer sich daran stößt. Hintergrund: Wenn Sie Einnahmen nicht angeben und versteuern, wertet der Betriebsprüfer das als strafbare Steuerhinterziehung. Zweifelhafte Betriebsausgaben werden Ihnen dagegen schlimmstenfalls lediglich gestrichen und führen„nur“ zu einer Steuernachforderung. Strafanzeige gibt es hier nur bei Betrug.

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