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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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So bereiten Sie sich sinnvoll vor, wenn eine Betriebsprüfung bevorsteht

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Betriebsprüfung
Urheber: marcus_hofmann | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Theoretisch kann es jederzeit so weit sein: Die Prüfer der Sozialversicherung kündigen sich an. Da die Rentenversicherungsträger seit einiger Zeit auch den Bereich der Unfallversicherung und der Künstlersozialversicherung mitprüfen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass es auch Ihr Unternehmen bald trifft, noch höher. Doch keine Panik! Mit der richtigen Vorbereitung haben Sie viel gewonnen.

Für die Betriebsprüfungen im Bereich der Sozialversicherung sind ausschließlich die Rentenversicherungsträger zuständig.

Sie prüfen auch, ob Sie bei Ihren Entgeltabrechnungen gegebenenfalls Ihre Pflichten gegenüber der Künstlersozialkasse sowie im Bereich der gesetzlichen Unfallversicherung erfüllt haben.

Wie Sie eine Prüfung optimal vorbereiten

Von einer bevorstehenden Prüfung erfahren Sie durch eine Prüfungsankündigung. Nun gilt es für Sie, nicht in Aufregung zu geraten, sondern die Vorbereitungen in Ruhe in Angriff zu nehmen. Ganz bestimmte Dinge müssen Sie erledigen, und einige dienen der Wahrung Ihrer Rechte bzw. Ihrer Arbeitserleichterung.

Checkliste: Das sollten Sie vor der Prüfung anhand der Ankündigung abhaken

 

  • Termin Ihrer Prüfung

 

Das bedeutet konkret: Grundsätzlich wird ein Betriebsprüfer nicht unangemeldet vor Ihrer Tür stehen. Eine Betriebsprüfung der Sozialversicherungsträger soll Ihnen als Arbeitgeber möglichst einen Monat, muss jedoch mindestens 14 Tage vor Beginn der Prüfung angekündigt werden. Einen kurzfristig anberaumten Termin müssen Sie grundsätzlich nicht akzeptieren. Sie können dies aber tun. Ansonsten darf eine Betriebsprüfung ohne Anmeldung nur durchgeführt werden, wenn es sich um eine Ad-hoc-Prüfung handelt.

Das können oder müssen Sie tun: Überlegen Sie bei Ankündigung sofort, ob der anberaumte Termin in den Terminkalender Ihres Unternehmens passt. Falls nicht, versuchen Sie telefonisch, den Termin zu verlegen. Gegen eine aus triftigen Gründen verschobene Prüfung wird der zuständige Mitarbeiter des Rentenversicherungsträgers nichts einzuwenden haben.

Beispiel: Umfangreiche Umbaumaßnahmen im Unternehmen (Musterformulierung s. u.)  

 

  • Umfang der Prüfung

 

Das bedeutet konkret: Möglicherweis erfahren Sie den Umfang der geplanten Prüfung aus der Prüfungsankündigung. Ansonsten können Sie sich auch mit dem Prüfer in Verbindung setzen.

Das können oder müssen Sie tun: Nehmen Sie bereits vor Beginn der Betriebsprüfung Kontakt mit dem Prüfer auf, und fragen Sie ihn nach dem Umfang der geplanten Prüfung. Erkundigen Sie sich auch nach den Unterlagen, die Sie vorlegen müssen. Auf diese Weise sparen Sie Arbeitszeit und Kosten.

  • Ort der Prüfung

Der Grundsatz ist: Die Betriebsprüfung wird in Ihrem Unternehmen selbst durchgeführt. Ist dies für Sie sinnvoll, weil sich die einschlägigen Unterlagen hier befinden, sollten Sie es dabei belassen. In einigen Fällen entscheidet sich die Rentenversicherung aber auch für eine Vorlageprüfung, für die Sie die angeforderten Unterlagen an deren Diensträume senden.

Das können oder müssen Sie tun: Sie haben ein Wahlrecht im Hinblick auf den Prüfungsort (§ 98 Abs. 1 Sozialgesetzbuch Zehntes Buch (SGB X)). So können Sie die Unterlagen auch in den Räumen der prüfenden Stelle vorlegen oder eine Prüfung bei Ihrem Steuerberater beantragen. Stellen Sie einen entsprechenden Antrag rechtzeitig schriftlich. Sie können diesen Antrag begründen, müssen das aber nicht tun. Häufig liegt der Prüfungsanordnung auch ein entsprechender Vordruck bei.

 

  • Mitwirkungspflichten

 

Das bedeutet konkret: In der Prüfungsankündigung sind in der Regel auch Ihre Mitwirkungspflichten erwähnt (s. S. 5). Zunächst müssen Sie, wenn die Prüfung in Ihrem Unternehmen stattfindet, dem Prüfer einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, die Unterlagen vorbereiten und Ansprechpartner für den Prüfer auswählen.

Das können oder müssen Sie tun: Es liegt auch in Ihrem Interesse, dass die Prüfung so zügig wie möglich vonstattengeht. Der Prüfer sollte in Ruhe arbeiten können, seinerseits die Mitarbeiter nicht stören und auch nichts aufschnappen, was nicht für ihn bestimmt ist. Durch die sorgfältige Auswahl der Räumlichkeiten und Ansprechpartner sowie die optimale Vorbereitung der Unterlagen können Sie den Rahmen hierfür schaffen.

Zusatzservice: Die gesamte Checkliste können Sie sich auch im Internet unter premium.vnr.de/lohn-gehalt-aktuell herunterladen und ausdrucken.

Musterformulierung für den Antrag auf Terminverlegung

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie haben uns mit Schreiben vom 7.3.2017 mitgeteilt, dass ab 27.3.2017 eine Betriebsprüfung in unseren Räumen stattfinden soll. In dieser Zeit finden im gesamten Unternehmen jedoch umfangreiche Umbauarbeiten statt. Eine Betriebsprüfung in unserem Unternehmen ist dann deshalb – falls überhaupt – nur unter stark erschwerten Bedingungen möglich.

Wir machen aus diesen Gründen Gebrauch von unserem Wahlrecht nach § 98 Abs. 1 SGB X und schlagen vor, dass sich Frau Anette Mayr, die in unserem Haus für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig ist, am 27.3.2017 in Ihren Räumlichkeiten einfindet. Sie wird dem zuständigen Mitarbeiter sämtliche zu prüfende Unterlagen vorlegen.

Mit freundlichen Grüßen

Lücken in den Aufzeichnungen gehen zu Ihren Lasten

Kontrollieren Sie Ihre Unterlagen, Aufzeichnungen etc. auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit. Orientieren Sie sich dabei an den Vorgaben nach § 10 Beitragsverfahrensverordnung (BVV):

  • Sie haben die Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist.
  • Alle Angaben müssen vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorgenommen sein.

Achtung: Unvollständige Unterlagen gehen immer zu Ihren Lasten. Stufen Sie Mitarbeiter als versicherungsfrei ein, sind Sie verpflichtet, das nachzuweisen. Gelingt Ihnen dies nicht, z. B. wegen fehlender Unterlagen, darf der Prüfer von Versicherungspflicht ausgehen und die Beiträge nachberechnen.

Nicht nur Sozialversicherungsunterlagen können geprüft werden

Die Prüfer der Sozialversicherung sind berechtigt, über den Bereich der Entgeltabrechnung hinaus alle Unterlagen des Rechnungswesens zu prüfen. Voraussetzung hierfür ist, dass sich für die Versicherungs- und Beitragspflicht und/oder für die Beitragshöhe wichtige Unterlagen auch außerhalb der Entgeltabrechnung befinden (beispielsweise Unterlagen über Fahrtkosten oder Provisionen). Zum Rechnungswesen zählt die Finanzbuchhaltung einschließlich aller Vor- und Nebenaufzeichnungen. Die Prüfer dürfen sich außerdem alle Verträge aus dem Bereich der Arbeitnehmerüberlassung sowie die Verträge Ihres Unternehmens mit freien Mitarbeitern ansehen.

Vorsicht, Lohnsteuerhaftungsbescheide!

Der Prüfer der Rentenversicherung nimmt auf jeden Fall Einsicht in den letzten Lohnsteuerhaftungsbescheid, den Sie erhalten haben. Dazu ist der Prüfer verpflichtet. Stellt er fest, dass für bestimmte Entgelte Steuern nachgezahlt werden mussten, berechnet er hierfür grundsätzlich auch Sozialversicherungsbeiträge nach. Er darf außerdem davon ausgehen, dass Sie spätestens mit dem Lohnsteuerhaftungsbescheid Kenntnis von Ihrer Beitrags(zusatz)schuld hatten, und berechnet Säumniszuschläge für Ihr Unternehmen.

Beispiel: Bei einer Betriebsprüfung im Mai 2017 nimmt der Prüfer Einsicht in einen Lohnsteuerhaftungsbescheid vom April 2014. Aufgrund dessen berechnet er Sozialversicherungsbeiträge von 10.000 € nach. Zusätzlich erhebt er Säumniszuschläge in Höhe von 100 € monatlich (1 % der Beitragsschuld). Von Mai 2014 bis Mai 2017 ergeben sich Säumniszuschläge für 37 Monate, somit insgesamt 3.700 €.

Tipp: Werten Sie Lohnsteuerhaftungsbescheide immer sofort im Hinblick auf die sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen aus. Kommen Sie zu dem Schluss, dass auch Beitragsnachzahlungen zu leisten sind, kümmern Sie sich sofort darum und warten Sie nicht bis zur nächsten Betriebsprüfung. Können Sie die Beitragsberechnung nicht selbst vornehmen, weil keine persönliche Zuordnung möglich ist, sprechen Sie von sich aus den Rentenversicherungsträger an und bitten unter Hinweis auf den Lohnsteuerhaftungsbescheid um eine kurzfristige außerordentliche Betriebsprüfung. Kann diese aus Termingründen vonseiten des Rentenversicherungsträgers erst zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden, kann der Prüfer kaum Säumniszuschläge verlangen.

Elektronisch oder klassisch?

Die Prüfung beschränkt sich in der Regel auf Stichproben. Bei der Verwendung maschineller Verfahren kann der Betriebsprüfer die verwendeten Programme durch Testaufgaben untersuchen. Seit 2014 ist außerdem für alle Arbeitgeber eine elektronische Prüfung (euBP) möglich. Im Rahmen der euBP haben Sie als Entgeltabrechner die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten elektronisch anzuliefern.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRVB) prüft Ihre Daten anschließend mithilfe einer Prüfsoftware. Muss zusätzlich noch eine Prüfung im Unternehmen stattfinden, wird diese erheblich kürzer ausfallen.

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Während der Prüfung: Darauf sollten Sie besonders achten

Bei der klassischen Prüfung und häufig auch bei der euBP steht der Prüfer schließlich vor der Tür. Er wird Einblick in zahlreiche sensible Daten Ihres Unternehmens erhalten.

Aus diesem Grund ist er auch verpflichtet, sich zunächst auszuweisen (§ 7 Abs. 1 BVV). Tut er das nicht von sich aus, bitten Sie ihn darum.

Ihre 3 wichtigsten Pflichten während einer Prüfung

1. Unterlagen vorlegen

Legen Sie dem Prüfer alle verlangten Unterlagen vor, und zwar so gegliedert, dass dieser sich möglichst schnell einen Überblick verschaffen kann. Das gilt für Unterlagen in Papierform ebenso wie für elektronische Aufzeichnungen.

Gegebenenfalls müssen Sie entsprechende

  • Darstellungsprogramme,

  • Maschinenzeiten und

  • sonstige Hilfsmittel

ebenfalls zur Verfügung stellen.

Die Arbeitsentgelte müssen eindeutig den entsprechenden Lohnabrechnungszeiträumen zugeordnet sein. Arbeitsentgelte, die weder einem Lohnabrechnungszeitraum noch einem Mitarbeiter zuzuordnen sind, führen fast immer zu Nachzahlungen.

2. Jederzeit für Auskünfte zur Verfügung stehen

Auskunft müssen Sie dem Prüfer jederzeit erteilen. Auch die Befragung der betreffenden Beschäftigten dürfen Sie nicht unterbinden.

Die Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnisse geprüft werden, sind verpflichtet, Auskunft über die Art und Dauer ihrer Beschäftigung, die hierbei erzielten Arbeitsentgelte, sämtliche Arbeitgeber und die für die Erhebung von Beiträgen notwendigen Tatsachen zu erteilen.

3. Gespräche führen

In der Regel finden ein Vorgespräch und ein Abschlussgespräch statt. Sie sollten aber auch während der Prüfung immer wieder das Gespräch mit dem Betriebsprüfer suchen. So haben Sie die Möglichkeit, frühzeitig einen unklaren Sachverhalt und Missverständnisse aufzuklären.

 

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