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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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So gestalten Sie Ihre Bewirtungsbelege absolut prüfsicher

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Steuer Betriebspruefung

Von Midia Nuri,

Bewirtungskosten gehören zu den besonders heiklen Punkten einer jeden Betriebsprüfung. Sie sollten daher unbedingt auf Ihrer To-do-Liste stehen. Erfüllen Ihre Belege alle gesetzlichen Anforderungen, wird der Prüfer diesen Punkt mit Ihnen überhaupt nicht weiter besprechen. Findet er aber Fehler, kann Sie dies Ihren Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug kosten.

Tipp: Prüfen Sie daher Ihre Belege für Bewirtungen stets sehr genau. Und achten Sie zusätzlich unbedingt darauf, dass Sie Ihre Belege auf einem getrennten Konto erfassen. Denn nur so sichern Sie sich rein formal überhaupt den Betriebsausgabenabzug.

Diese Angaben müssen Ihre Bewirtungsbelege enthalten

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) dürfen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur in Höhe von 70 % (aber 100 % der Vorsteuer) der entstandenen Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen sind folgende Angaben zwingend erforderlich:

  • Ort
  • Tag
  • Name und Firma der Teilnehmer
  • Anlass der Bewirtung sowie
  • Höhe der Aufwendungen.

Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen.

Tipp: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter stets an Ort und Stelle kontrollieren, ob Ihre Eingangsrechnungen alle genannten Punkte enthalten. Sollte dies nicht der Fall sein, beanstanden Sie die Rechnung und bestehen Sie auf einem ordnungsgemäßen Beleg. Sollten Ihnen dennoch einmal fehlerhafte Belege vorliegen, beanstanden Sie diese schnellstmöglich. Denn wechselt der Inhaber, wird die Korrektur außerordentlich schwierig.

Auch die Rückseite hat es in sich

Voraussetzung für den Abzug Ihrer Bewirtungsaufwendungen ist also nicht nur, dass Sie den Beleg auf einem separaten Konto erfassen. Fehlen Angaben zu den Personen oder zum Anlass der Bewirtung, riskieren Sie nicht nur den Verlust der Vorsteuer, sondern die Nichtberücksichtigung Ihres Belegs als Betriebsausgabe. Diese Angaben können Sie natürlich auch auf einem separaten Beleg erfassen, wenn Sie die Rückseite des Bewirtungsbelegs nicht ausfüllen möchten.

Die Unterschrift gehört sofort auf den Beleg

Auch hier regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG die Einzelheiten. Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen sind zwingende Angaben, die sich aus Ihrer Aufstellung ergeben müssen. Hierzu gehört auch die Unterschrift des Gastgebers bzw. des Unternehmers. Zum Teil wird hier die Auffassung vertreten, dass erst mit der Unterschrift der Beleg dem Betriebsausgabenabzug zugeordnet wird. Darüber hinaus müssen alle Angaben zeitnah gemacht werden.

„Wer soll denn kontrollieren können, dass wir die Angaben erst nach 3 Monaten gemacht haben?“, werden einige von Ihnen jetzt denken. Der Betriebsprüfer, lautet meine Antwort. Denn fast täglich stoßen die Prüfer auf Bewirtungsbelege, die die geforderten Angaben zu den bewirteten Personen oder dem Anlass der Bewirtung nicht enthalten. Dass die Unterschrift fehlt, erwähne ich nur am Rande. Im Rahmen der Betriebsprüfung können Sie die Angaben nicht mehr nachholen, denn die Anforderung der zeitnahen Eintragung ist nach mehr als einem Jahr nicht mehr ansatzweise erfüllt. Lassen Sie durch Ihre Mitarbeiter also immer kontrollieren, ob die zur Verbuchung anstehenden Bewirtungsbelege alle nötigen Angaben enthalten.

Achtung: Ausnahme für teurere Bewirtungen

Wenn Ihr Bewirtungsbeleg 150 € inklusive Umsatzsteuer übersteigt, müssen alle übrigen Rechnungspflichtangaben, die bei allen anderen Rechnungen auch gelten, zusätzlich erfüllt sein.

Hierzu gehört, dass der vollständige Name Ihres Unternehmens, einschließlich Rechtsform und Anschrift, auf dem Beleg angegeben ist. Diese Angaben können Sie vom Wirt handschriftlich auf Ihrem Bewirtungsbeleg eintragen lassen.

Tipp: Bei größeren Geschäftsessen sollten Sie mit der Gaststätte von vornherein vereinbaren, dass Ihnen eine Rechnung mit allen Rechnungspflichtangaben zugeschickt wird, dann muss sich Ihr Mitarbeiter nicht im Beisein seiner Gäste mit der Bezahlung und Rechnungsprüfung aufhalten. Am besten ist es, wenn der Wirt den jeweiligen Verzehrbon zusätzlich mitschickt.

Bewirtungsbelege müssen den Nettobetrag ausweisen

Bei Beträgen von mehr als 150 € (inkl. Umsatzsteuer) ist es außerdem notwendig, dass Ihr Bewirtungsbeleg den Nettobetrag ausweist. Sollte dies nicht der Fall sein, könnte Ihnen der Vorsteuerabzug versagt werden, da die Rechnungspflichtangaben nicht penibel beachtet worden sind.

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