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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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So legt das Finanzamt beim Sommerfest etwas dazu

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Von Midia Nuri,

Der Sommer soll ja nun endlich richtig losgehen. Genau die richtige Zeit für Betriebsausflüge und Sommerfeste – zum Beispiel ein Grillfest. Das stärkt den Zusammenhalt – und Sie als Chef motivieren Ihre Mitarbeiter. Deshalb sollte es eigentlich klar sein, dass Sie die Kosten dafür steuerlich geltend machen können.

Doch – wie immer – legt Ihnen die Finanzverwaltung einige Hürden in den Weg und einige Fallen aus, die eine Absetzbarkeit sowie die Steuer- und Abgabenfreiheit schnell in Frage stellen.

Das sind die Hürden

Schwierigkeiten mit dem Finanzamt gibt es immer wieder, wenn der Rahmen des „Üblichen“ überschritten wird, zum Beispiel hierbei:

  • dem Teilnehmerkreis,
  • den Kosten
  • der Anzahl der Feiern und
  • der Dauer des Festes.

Auf diese Punkte sollten Sie also achten.

Konkret: Darauf müssen Sie bei den Teilnehmern achten

Wichtig ist, dass Ihr Betriebsausflug oder Ihre Feier jedem Mitarbeiter offen steht. Die Teilnahme an der Veranstaltung darf kein Privileg für bestimmte Mitarbeiter sein.

So geht’s:

Betriebsausflug für alle Mitarbeiter = kein Privileg = Steuer- und Abgabenfreiheit

Und so nicht:

Ausflug für die besten Mitarbeiter als Dank für herausragende Leistung = Privileg = Steuer- und Abgabenpflicht

Diese Ausnahme ist möglich:

Sind Sie Chef eines größeren Unternehmens, dann ist es allerdings kein Problem, einen Betriebsausflug zum Beispiel nur für eine bestimmte Mitarbeitergruppe (z. B. alle Auszubildenden) oder einer bestimmten Abteilung zu organisieren.

Darauf müssen Sie bei der Anzahl Ihrer Veranstaltungen achten

Sie dürfen nicht mehr als 2 Veranstaltungen pro Jahr durchführen – eine 3. Veranstaltung für Ihre Mitarbeiter gilt als „unüblich“ – auf den Kosten dafür würden Sie sitzenbleiben.

So geht’s:

Nur Betriebsausflug und Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter = alle Veranstaltungen steuer- und abgabenfrei.

Und so nicht:

Betriebsausflug, Sommerfest und Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter = für eine der Feiern werden Steuern und Sozialabgaben fällig.

Diese Ausnahme ist möglich:

Sie veranstalten einen Betriebsausflug für Abteilung A und einen für Abteilung B sowie eine Weihnachtsfeier für alle. In solchen Fällen sind alle Veranstaltungen abgabenfrei.

Darauf müssen Sie bei der Dauer Ihrer Veranstaltung achten

Die gute Nachricht ist: Bei der Dauer Ihres Betriebsausflugs haben Sie weitgehend freie Hand. Das ist noch nicht lange so, bis vor Kurzem galten nur 1-tägige Veranstaltungen als üblich und damit steuerlich als unbedenklich. Doch nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2005 sind auch mehrtägige Veranstaltungen kein Problem mehr (BFH, Urteil vom 16.11.2005, BStBl. 2006 II S. 439).

Für Sie heißt das konkret:

Sie können bei Ihrem Betriebsausflug auch eine Übernachtung einplanen. Viel mehr wird aber kaum möglich sein, denn dagegen spricht die Kostengrenze.

Darauf müssen Sie bei den Kosten pro Mitarbeiter achten

Ihre Aufwendungen für den Betriebsausflug oder jede andere Betriebsveranstaltung darf insgesamt nicht mehr als 110 € brutto pro Mitarbeiter betragen. Nur dann bleiben die Leistungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (R 72 Abs. 4 LStR).

Welche Kosten Sie innerhalb des 110-€-Rahmens geltend machen können, ohne die Steuer- und Abgabenfreiheit zu gefährden, sehen Sie in der folgenden Übersicht:

Diese Kosten können Sie absetzen

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
  • Fahrtkosten für An- und Abreise zum Ziel (z.B. Partybus)
  • Fahrtkosten für Erlebnisfahrten (Ausflugsdampfer etc.)
  • Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen
  • Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch einer solchen Veranstaltung erschöpft
  • Geschenke ohne bleibenden Wert, wie z.B. T-Shirts, wenn diese den Rahmen von Aufmerksamkeiten nicht überschreiten (max. 40 €)
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, wie beispielsweise für Räume, Musik, für künstlerische und artistische Darbietungen, wenn diese nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind

Was, wenn Sie die 100-€-Grenze überschreiten?

Überschreiten Sie diesen Betrag, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Und das gilt dann nicht nur für den über 110 € hinausgehenden Teil, sondern für den gesamten Betrag.

Das ist die Notlösung:

Dann bleibt Ihnen nur noch die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25% abzuführen, damit Ihre Zuwendung im Zusammenhang mit der Veranstaltung wenigstens sozialversicherungsfrei bleibt.

Die Angehörigen-Falle

Oft ist es üblich, dass auch die Lebenspartner oder Kinder der Mitarbeiter am Ausflug oder dem Sommerfest teilnehmen.

Achtung: Hier lauert eine weitere Falle: Die 110-€-Grenze gilt nicht pro Teilnehmer Ihrer Veranstaltung, sondern pro teilnehmendem Mitarbeiter!

Ein Beispiel:

Sie veranstalten einen Betriebsausflug für Ihre 5 Mitarbeiter, die jeweils ihren Lebenspartner mitnehmen – also für insgesamt 10 Teilnehmer. Die Gesamtkosten belaufen sich auf 700 € – macht pro Teilnehmer 70 €.

Aber Vorsicht: Die Gesamtkosten dürfen nur pro teilnehmendem Mitarbeiter gerechnet werden. Das ergibt bei 5 Mitarbeitern jeweils 140 €.

Folge: Die Grenze ist überschritten – damit werden Steuern und Sozialabgaben fällig.

Was, wenn es teurer als 110 € wird?

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern etwas bieten wollen, sind Kosten für Ihren Betriebsausflug schnell über die 110-€-Grenze geklettert.

Müssen Sie dann Steuern und Sozialabgaben zahlen? Nicht, wenn Sie einen dieser beiden Tipps umsetzen:

Tipp 1

Vereinbaren Sie in diesem Fall mit Ihren Mitarbeitern, dass diese sich mit einem Eigenanteil an den Veranstaltungskosten beteiligen, um den Arbeitgeberanteil so auf höchstens 110 € pro Mitarbeiter zu drücken.

Wichtige Voraussetzung: Das muss bereits vor der Veranstaltung vereinbart werden!

Tipp 2

Verbinden Sie das Angenehme mit dem Nützlichen! Sorgen Sie dafür, dass Ihr Betriebsausflug, der teurer als 110 € pro Mitarbeiter ist, einen für die Arbeit wichtigen Programmpunkt hat.

Bestes Beispiel: die Betriebsbesichtigung bei einem wichtigen Kunden oder Geschäftspartner. So könnte der kleine Verlag etwa die Besichtigung einer Druckerei einplanen. Dann dürfen die Kosten, die auf die Besichtigung entfallen, anteilig von den Gesamtkosten abgezogen werden und die 110-€-Grenze ist schnell wieder unterschritten.

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