So machen Sie Ihre Urlaubsrückstellung betriebsprüfungsfest
- indem Sie den Durchschnittsbetrag für Ihre gesamten Mitarbeiter errechnen,
- indem Sie die notwendige Rückstellung für jeden einzelnen Mitarbeiter ausrechnen.
Erster Schritt: Arbeitskosten pro Tag ermitteln
Um die zutreffende Rückstellung ermitteln zu können, müssen Sie das Urlaubsgeld auf den jeweiligen Tag herunterrechnen. In die Berechnung fließen diese Beträge mit ein.
Checkliste: Ermittlung des Urlaubsgeldes
Diese Beträge werden berücksichtigt | OK? |
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Laufender Grundlohn/-gehalt | |
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung | |
Beiträge zur Berufsgenossenschaft | |
Sachbezüge (z. B. private Pkw-Nutzung) | |
Urlaubsgeld (sofern es nicht bereits im laufenden Jahr ausgezahlt worden ist | |
Zulagen und Lohnzuschläge, z. B. für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit |
Diese Beträge bleiben dagegen unberücksichtigt
Diese Lohn- und Gehaltsbestandteile gehören dagegen nicht zur Bemessungsgrundlage | OK? |
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Tantiemen | |
13. oder 14. Monatsgehalt | |
Überstundenvergütungen | |
vermögenswirksame Leistungen | |
Weihnachts- und andere Gratifikationen |
Beispiel:
Im Jahr 2011 haben Sie insgesamt 34 Mitarbeiter beschäftigt. Alle Mitarbeiter haben ein Weihnachtsgeld in Höhe von jeweils 1.000 € erhalten. Aus den Aufzeichnungen ergibt sich, dass Ihre Mitarbeiter am 31. 12. 2011 noch Anspruch auf 145,75 Urlaubstage haben. So ermitteln Sie die Kosten je Arbeitstag im Detail:
1. Schritt: Kostenaufstellung
Löhne | 83.858 € |
Gehälter | 873.180 € |
Weihnachtsgeld | -34.000 € |
Geschäftsführer | 159.904 € |
Berufsgenossenschaft | 47.764 € |
AG-Anteile Sozialversicherung | 106.288 € |
Summe | 1.236.994 € |
2. Rechnung im Detail
Die Kosten je Arbeitstag betragen im Beispielunternehmen 4.928 €. Geteilt durch die Anzahl der Mitarbeiter (34) ermitteln Sie die Kosten je Mitarbeiter-Arbeitstag. Diesen Betrag multiplizieren Sie mit den Resturlaubstagen und haben ohne großen Aufwand die Urlaubsrückstellung ermittelt, wie die Aufstellung zeigt:
Arbeitstage lt. Aufzeichnung | 251 |
Kosten je Arbeitstag | 4.928 € |
Mitarbeiter | 34 |
Kosten je Mitarbeiter-Arbeitstag | 144,95 € |
offene Urlaubstage | 145,75 |
Rückstellung | 21.126 |
Das sollten Sie tun
Es dauert in aller Regel nur wenige Minuten, die Lohndaten für die Rückstellungsberechnung zusammenzustellen. Doch diese Zeit ist gut investiert, denn nach unseren Praxiserfahrungen liegen die weit verbreiteten Schätzungen deutlich unter dem pauschal ermittelten Ergebnis.
Tipp: Nehmen Sie die Rückstellungsberechnung mit zu den Lohn- und Buchhaltungsgrundlagen, denn danach wird bei jeder Betriebsprüfung gefragt.