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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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So machen Sie Ihre Urlaubsrückstellung betriebsprüfungsfest

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Von Midia Nuri,

Grundsätzlich haben Sie für Ihr Unternehmen 2 Möglichkeiten, die Rückstellungen für noch nicht in Anspruch genommenen Urlaub Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln:

 

  1. indem Sie den Durchschnittsbetrag für Ihre gesamten Mitarbeiter errechnen,
  2. indem Sie die notwendige Rückstellung für jeden einzelnen Mitarbeiter ausrechnen.

 

Erster Schritt: Arbeitskosten pro Tag ermitteln

Um die zutreffende Rückstellung ermitteln zu können, müssen Sie das Urlaubsgeld auf den jeweiligen Tag herunterrechnen. In die Berechnung fließen diese Beträge mit ein.

Checkliste: Ermittlung des Urlaubsgeldes

Diese Beträge werden berücksichtigtOK?
Laufender Grundlohn/-gehalt
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Beiträge zur Berufsgenossenschaft
Sachbezüge (z. B. private Pkw-Nutzung)
Urlaubsgeld (sofern es nicht bereits im laufenden Jahr ausgezahlt worden ist
Zulagen und Lohnzuschläge, z. B. für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit

Diese Beträge bleiben dagegen unberücksichtigt

Diese Lohn- und Gehaltsbestandteile gehören dagegen nicht zur BemessungsgrundlageOK?
Tantiemen
13. oder 14. Monatsgehalt
Überstundenvergütungen
vermögenswirksame Leistungen
Weihnachts- und andere Gratifikationen

Beispiel:

Im Jahr 2011 haben Sie insgesamt 34 Mitarbeiter beschäftigt. Alle Mitarbeiter haben ein Weihnachtsgeld in Höhe von jeweils 1.000 € erhalten. Aus den Aufzeichnungen ergibt sich, dass Ihre Mitarbeiter am 31. 12. 2011 noch Anspruch auf 145,75 Urlaubstage haben. So ermitteln Sie die Kosten je Arbeitstag im Detail:

1. Schritt: Kostenaufstellung

Löhne83.858 €
Gehälter873.180 €
Weihnachtsgeld-34.000 €
Geschäftsführer159.904 €
Berufsgenossenschaft47.764 €
AG-Anteile Sozialversicherung106.288 €
Summe1.236.994 €

2. Rechnung im Detail

Die Kosten je Arbeitstag betragen im Beispielunternehmen 4.928 €. Geteilt durch die Anzahl der Mitarbeiter (34) ermitteln Sie die Kosten je Mitarbeiter-Arbeitstag. Diesen Betrag multiplizieren Sie mit den Resturlaubstagen und haben ohne großen Aufwand die Urlaubsrückstellung ermittelt, wie die Aufstellung zeigt:

Arbeitstage lt. Aufzeichnung251
Kosten je Arbeitstag4.928 €
Mitarbeiter34
Kosten je Mitarbeiter-Arbeitstag144,95 €
offene Urlaubstage145,75
Rückstellung21.126

 

Das sollten Sie tun

Es dauert in aller Regel nur wenige Minuten, die Lohndaten für die Rückstellungsberechnung zusammenzustellen. Doch diese Zeit ist gut investiert, denn nach unseren Praxiserfahrungen liegen die weit verbreiteten Schätzungen deutlich unter dem pauschal ermittelten Ergebnis.

Tipp: Nehmen Sie die Rückstellungsberechnung mit zu den Lohn- und Buchhaltungsgrundlagen, denn danach wird bei jeder Betriebsprüfung gefragt.

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