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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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So werden Sie mit einer Betriebsprüfung fertig

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Steuer Betriebspruefung

Von Midia Nuri,

Meiner Beobachtung nach steigt aktuell die Zahl der Betriebsprüfungen. Ich habe noch keine offiziellen Zahlen dafür, aber immer häufiger bekomme ich Anfragen von aufgewühlten Selbstständigen und Freiberuflern, bei denen sich das Finanzamt mit einer Prüfung angemeldet hat.

Der Grund aus meiner Sicht: In den Finanzämtern herrscht akuter Personalmangel. Unauffällige Steuererklärungen werden deshalb durch gewunken. Gibt es aber Besonderheiten, die auf eine mögliche steuerliche Auffälligkeit schließen lassen könnten, wird die Akte herausgegriffen und immer öfter kurzerhand an die Abteilung „Betriebsprüfung“ weitergeleitet. Denn das ist in der Regel die einzige Abteilung, die nicht unter akutem Personalmangel leidet… Was also tun, wenn auch Sie betroffen sind? Die meiste Sicherheit gewinnen Sie, wenn Sie in der Vorbereitung die folgenden Fragen beantworten:

  • Was genau wird der Prüfer unter die Lupe nehmen, wenn er bei Ihnen sitzt?
  • Welche Zeiträume werden geprüft?
  • Worauf genau achtet er?
  • Was sind die Schwerpunkte?

Können Sie diese Fragen beantworten, ist die Chance groß, dass Sie die Prüfung einigermaßen sicher überstehen. Deshalb hier der Überblick:

Wie Sie eine Betriebsprüfung sicher überstehen

Eine Betriebsprüfung beschränkt sich in der Regel auf die letzten 3 Besteuerungszeiträume, für die Sie Ihre Steuererklärungen abgegeben haben. Maßgebender Stichtag hierfür ist der Tag der Unterzeichnung der Prüfungsanordnung. Sie müssen also bei einer „normalen“ Außenprüfung Ihre Unterlagen für die letzten 3 abgegebenen Steuererklärungen bereithalten und sorgsam überprüfen.

Tipp: Sie können Einfluss auf den Prüfungszeitraum nehmen, und zwar durch Abgabe fälliger Steuererklärungen vor diesem Zeitraum. Wenn der Betriebsprüfer Sie zum Beispiel jetzt im Februar 2011 telefonisch von einer bevorstehenden Betriebsprüfung in Kenntnis setzt, können Sie noch schnell Ihre Steuererklärung für 2011 abgeben. Folge: In der Prüfung werden die Jahre 2010, 2009 und 2008 durchleuchtet. Ein möglicherweise „kritisches“ Jahr 2007 bleibt außen vor.

Als erstes wird der Prüfer einfach kontrollieren, ob Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten haben. Ihre Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss so erstellt und geführt sein, dass ein fremder Dritter in der Lage ist, sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick zu verschaffen.

Grundregel: keine Buchung oder Aufzeichnung ohne Beleg – also Rechnung, Quittung, Kontoauszug oder Eigenbeleg.

Sind Ihre Unterlagen schon in diesem Punkt mangelhaft, kann die Prüfung schnell beendet sein – oft mit bitteren Konsequenzen: Der Prüfer wird Ihre Buchführung verwerfen und Ihren Gewinn kurzerhand schätzen. Und hier können Sie sicher sein: Die Schätzung wird kaum zu Ihren Gunsten ausfallen. Weitere Konsequenz: Mit Sicherheit wird schon bald wieder eine Prüfung anstehen.


Das heißt für Sie: Gehen Sie als erstes noch einmal den kompletten 3-jährigen Prüfungszeitraum durch und prüfen Sie, ob es für jede Buchung einen Beleg gibt.

Sind Ihre Unterlagen formal in Ordnung, nimmt der Prüfer nun einzelne Sachverhalte zumindest stichprobenweise genauer unter die Lupe. Und das sind natürlich die Punkte, bei denen Selbstständigen erfahrungsgemäß die meisten Fehler unterlaufen und für den Prüfer daher am schnellsten am meisten zu holen ist. Die nach einer Umfrage 3 aktuellen Schwerpunkte bei Betriebsprüfungen sind:

Aktueller Schwerpunkt 1 bei einer Betriebsprüfung: Fahrtenbuch und betrieblicher PKW

Haben Sie Ihren auch privat genutzten Firmen-PKW nicht nach der 1%-Methode, sondern nach tatsächlichen Kosten abgerechnet, dann müssen Sie die beruflich und privat veranlassten Fahrten per Fahrtenbuch belegen. An ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch stellen die Finanzämter (und die Gerichte) allerhöchste Anforderungen. Hier nur einige:

  • Das Fahrtenbuch muss lückenlos und zeitnah (sofort nach jeder Fahrt) geführt werden.
  • Es muss sich um ein Buch (keine Sammlung loser Zettel) handeln oder um ein elektronisches Fahrtenbuch, das nachträglich nicht geändert werden kann (keine Excel-Tabelle).
  • Die Angaben im Fahrtenbuch müssen schlüssig sein (Beispiel: Vermerken Sie im Fahrtenbuch eine Fahrt zur Tankstelle, sollte eine entsprechende Tankquittung gleichen Datums vorhanden sein etc.).

Die Wahrscheinlichkeit, dass der Prüfer auf kleine Ungereimtheiten, Nachlässigkeiten oder Fehler stößt, ist groß. Deshalb wird er das Fahrtenbuch als erstes prüfen, weil hier am schnellsten Geld zu holen ist. Findet er einen solchen Fehler, wird das Fahrtenbuch sofort als Ganzes nicht mehr anerkannt.

Folge: Die oft ungünstigere 1%-Methode, bei der Sie monatlich 1 % des Listenpreises als Privatentnahme versteuern müssen, wird nachträglich angewandt. Das allein führt oft zu Nachzahlungen von mehreren tausend Euro. Um hier vorzubeugen hilft nur eine penible Führung Ihres Fahrtenbuchs!

Aktueller Schwerpunkt 2 bei der Betriebsprüfung: Arbeitsverträge mit Angehörigen

Angehörige zum Beispiel als 400-€-Kräfte anzustellen ist oft eine interessante (und vollkommen legale!) Steuersparmöglichkeit: Der gezahlte Lohn bleibt in der Familie, kann aber als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Klar, dass die Betriebsprüfer hier sofort Missbrauch wittern und vermuten, dass Familienangehörige nur zum Schein angestellt sind. Machen Sie sich im Falle einer Betriebsprüfung darauf gefasst, dass Arbeitsverträge mit dem Ehepartner, den Kindern oder sonstigen Verwandten besonders genau unter die Lupe genommen werden. Wertet der Prüfer die Anstellung eines Verwandten als Scheinbeschäftigung, müssen Sie alle damit zusammenhängenden Betriebsausgaben nachträglich versteuern.

Tipp: Bedenken der Prüfer können Sie widerlegen, wenn...

  • Sie einen ordnungsgemäßen Arbeitsvertrag geschlossen haben, wie Sie ihn auch mit jedem anderen Arbeitnehmer aufsetzen würden;
  • es sich um eine sinnvolle Tätigkeit handelt;
  • der Lohn nicht übertrieben hoch ist;
  • der Lohn nachweisbar gezahlt wurde (Überweisungsbelege, Bar-Quittungen);
  • ein Arbeitsplatz vorhanden ist.

Klopfen Sie Ihre Arbeitsverhältnisse mit Angehörigen auf diese Punkte ab und ergänzen Sie sie gegebenenfalls.

Aktueller Schwerpunkt 3 bei der Betriebsprüfung: Eingangsrechnungen und Umsatzsteuer

Wie Sie wissen, sind die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen hoch: Vorsteuer darauf dürfen Sie in Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Erklärungen nur dann geltend machen, wenn die Rechnungen strengen formalen Anforderungen entsprechen. Deshalb wird der Prüfer Ihre Eingangsrechnungen genau anschauen: Entsprechen alle Rechnungen, aus denen Sie Vorsteuer gezogen haben, peinlich genau diesen Anforderungen?

Tipp: Überprüfen Sie alle Eingangsrechnungen und Quittungen darauf, ob sie die Pflichtangaben erfüllen . Ist dies nicht der Fall: Neue Rechnung anfordern!

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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