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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Und welche Daten sind für die elektronische Betriebsprüfung relevant?

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Von Midia Nuri,

Spätestens mit der Einführung der E-Bilanz – also der elektronischen Übermittlung Ihrer Bilanz an das Finanzamt – wird es für Betriebsprüfer noch einfacher, sich über Zufallsfunde Einblick in steuerrelevante Vorgänge in Ihrem Unternehmen zu verschaffen. Nicht ohne Grund treibt IDEA vielen Finanzverantwortlichen schon seit Jahren den kalten Schweiß auf die Stirn.

 

Das Computertool mit Namen IDEA ist die schärfste Waffe jedes Betriebsprüfers. Es bringt Fehler ans Tageslicht, die sonst nie aufgefallen wären. Und das binnen Sekunden.

Digitale Betriebsprüfung: Zurecht gefürchtet

Immer wieder kommt es im Betriebsalltag zum Streit darüber, auf welche Daten die Betriebsprüfer überhaupt zugreifen dürfen. Besser, Sie setzen sich damit auseinander, bevor der Prüfer Hand anlegt – schließlich darf er auch Zufallsfunde nutzen.

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, welche Unternehmensdaten bei der digitalen Betriebsprüfung steuerlich relevant sind – und welche nicht.

So schützen Sie sich vor bösen Überraschungen

Relevant sind insbesondere folgende Vorgänge:

  1. Schreiben im Textverarbeitungsprogramm - gescannt. Sie erstellen ein Angebot oder einen Kundenbrief mit einem Textverarbeitungsprogramm und scannen das unterschriebene Schreiben ein.
    Das sollten Sie tun: Sie müssen die Datei so speichern, dass das Schreiben in Originalform ausgedruckt oder betrachtet werden kann. Eine maschinelle Auswertung ist nicht notwendig.
  2. Eingescanntes Schreiben. Ein Kunde bestellt per Brief. Das Schreiben wird eingescannt und digital weiterverarbeitet.
    Das sollten Sie tun: Sie müssen den Brief abheften und die weiterverarbeiteten Daten digital und maschinell auswertbar speichern.
  3. E-Mail-Bestellung. Sie bestellen bei einem Lieferanten per E-Mail. Dies ist eine digitale Unterlage.
    Das sollten Sie tun: Sie sollten die Dateien so archivieren, dass das gesamte Schreiben in ursprünglicher Form ausgedruckt oder betrachtet werden kann. Maschinelle Auswertbarkeit ist nötig.
  4. Per E-Mail empfangene Steuerunterlagen. Ihr Steuerberater sendet BWAs, Journal, Bilanz als Dateien per E-Mail. Dies ist eine digitale Unterlage.
    Das sollten Sie tun: Sie müssen die Dateien so speichern, dass das gesamte Schreiben in ursprünglicher Form ausgedruckt und betrachtet werden kann. Maschinelle Auswertung ist nötig.
  5. Per E-Mail geschickte Reisekostenabrechnungen. Ihr Mitarbeiter erstellt eine Reisekostenabrechnung mittels Excel-Sheet und schickt diese per E-Mail an die Buchhaltung, wo sie verbucht wird. Dies ist eine digitale Unterlage.
    Das sollten Sie tun: Sie müssen die Dateien so speichern, dass das gesamte Schreiben in ursprünglicher Form ausgedruckt und betrachtet werden kann. Maschinelle Auswertung ist notwendig.

 

 

Diese Daten sind dagegen nicht relevant:

  1. Mit Textverarbeitungprogramm ausgedrucktes Schreiben. Sie erstellen ein Angebot oder einen Kundenbrief mit einem Textprogramm am PC.
    Das reicht in dem Fall:
    Sie müssen nur eine Briefkopie abheften.
  2. Mit Textverarbeitungsprogramm erstelltes Angebot. Sie erstellen ein Angebot, einen Kundenbrief mit einem Textverarbeitungsprogramm. Die enthaltenen Daten werden mit der EDV weiterverarbeitet. Der Originaltext ist keine digitale Unterlage. Aber: Verarbeiten Sie die Inhalte des Briefs mit einem EDV-System weiter (z. B. FiBu, MM, Lohn), müssen Sie diese Daten digital und maschinell auswertbar speichern.
  3. Bestellungseingang per Post. Ein Kunde bestellt per Brief.
    Das reicht in dem Fall:
    Sie müssen nur den Brief abheften.
  4. Bestellungseingang per Post – gescannt. Ein Kunde bestellt per Brief. Das Schreiben wird eingescannt und digital archiviert.
    Das reicht in dem Fall: Sie müssen nur den Brief abheften.
  5. Steuerunterlagen per Post. Ihr Steuerberater sendet BWAs, Journal, Bilanz per Post.
    Das reicht in dem Fall: Sie müssen diese Unterlagen nur abheften.

 

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