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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Verflixte Betriebsprüfung - Was ist denn jetzt mit der Kasse?

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Steuer Betriebspruefung

Von Midia Nuri,

Die Frage: Das Finanzamt hat uns eine Betriebsprüfung aufs Auge gedrückt. Der Prüfer meinte, die Barkasse wäre nicht ordnungsgemäß geführt. Wir sehen aber keinen Fehler. Wie sieht denn eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung aus Sicht des Finanzamts aus?

Die Aufzeichnungen zur Bargeldkasse regelmäßig kontrollieren

Die Antwort: Gleichgültig über wie viele Geschäftsfelder Ihr Unternehmen verfügt, wie viele Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt sind, das Herzstück Ihrer Buchhaltung ist aus Sicht der Finanzverwaltung Ihre Bargeldkasse. Dies umso stärker, je größer der Anteil Ihrer Bargeldgeschäfte ist. Bargeldgeschäfte kommen in fast jeder Branche vor. Klassisch ist die Gastronomie, aber auch in Handwerksbetrieben oder bei produzierenden Betrieben im Werksverkauf. Fehler, die hier auftreten, nehmen Ihrer Buchführung die Ordnungsmäßigkeit. Dies hat zur Konsequenz, dass der Fiskus Sicherheitszuschläge hinzuschätzen kann. Damit Ihrer Bargeldkasse nicht aus formalen Gründen die Ordnungsmäßigkeit genommen werden kann, kontrollieren Sie am besten nach dem Durchlesen dieses Beitrags die Aufzeichnungen in Ihrem Unternehmen -> Kassenführung.

Ihre Buchführung ist dann ordnungsgemäß, wenn Sie alle Geschäftsvorfälle laufend, vollständig und richtig verbuchen. Hieraus folgt,

  • dass Sie Ihre Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufzeichnen.
  • Ihre Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein. Der tatsächliche Bargeldbestand (Ist-Bestand) muss jederzeit mit dem Bestand laut Aufzeichnung (Soll-Bestand) der Kasse abstimmbar sein.
  • Ihre Kassenaufzeichnungen müssen klar, nachvollziehbar, vollständig und geordnet sein.
  • Sämtliche Geldbewegungen in die Kasse hinein und aus der Kasse heraus sind aufzuzeichnen.
  • Die dazugehörenden Belege sind zwingend mit zu den Buchführungsunterlagen zu nehmen und aufzubewahren.

Drei Arten der Kassenführung in der Praxis

Das Steuerrecht schreibt Ihnen an keiner Stelle vor, dass Sie z. B. eine elektronische Registrierkasse benutzen müssen. Ihre Barkasse können Sie auch manuell auf Papier oder elektronisch mittels PC-System bzw. einer Registrierkasse führen. In der Praxis hat sich aber eine Kombination aus beiden Bereichen durchgesetzt. Sind Sie in der Gastronomie tätig, kommen Sie allerdings an einem elektronischen System nicht vorbei. Der Grund liegt darin, dass Ihr Kunde den Bewirtungsaufwand nur dann steuerlich geltend machen kann, wenn der Beleg maschinell registriert ist. Aus diesem Grund sind handschriftliche Belege mit dem Hinweis „an Verzehr“ oder „Verzehr und Getränke“ nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Ab 15.000 € gelten besondere Aufzeichnungspflichten

Erhalten Sie Barbeträge von 15.000 € und mehr, sind Sie verpflichtet, das diesem Geschäftsvorfall zugrunde liegende Geschäft einzeln aufzuzeichnen. Dazu gehört, dass Sie den Namen und die Anschrift des Käufers in Ihrer Buchführung erfassen.

Kassenbuch: In einem Kassenbuch erfassen Sie alle Einnahmen und Ausgaben. Die Aufzeichnungen erfolgen einzeln, chronologisch und untereinander. Der aktuelle Kassenbestand ist neben jeder Bewegung anzugeben. Der von Ihnen errechnete Bargeldbestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen. Damit der Fiskus diese Kassenführung akzeptiert, müssen Sie

  • jeden einzelnen Umsatz mit jedem Kunden einzeln aufzeichnen oder
  • den Tagesumsatz aus einer elektronischen Kasse übernehmen und den sogenannten Z-Bon (Tagesabschlag) mit zur Buchführung nehmen.

Achtung: Nutzen Sie keine elektronischen Kassensysteme, führt an einer Einzelerfassung aller Umsätze im Kassenbuch kein Weg vorbei. Notieren Sie die Umsätze lediglich auf einem Schmierblock und tragen am Tagesende den Gesamtumsatz in das Kassenbuch ein, ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß.

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